BAB 1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu fungsi perpustakaan adalah menyimpan koleksi yang diperlukan oleh pemakai. Sebuah perpustakaan dalam penyajian informasi harus mengenal kemauan pemakai. Hal ini bertujuan agar koleksi yang disajikan bermanfaat bagi pengguna. Untuk itu perpustakaan yang ideal adalah mampu menyediakan koleksi sesuai kebutuhan pemakai.
Pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Menurut Yuyu Yulia (1993 : 17), untuk mencapai pengembangan koleksi yang sesuai dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan pemakai maka perpustakaan harus menetapkan kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis berisikan tentang prioritas, penolakan dan persetujuan atas bahan pustaka yang akan di seleksi. Kebijakan ini harus dijadikan pegangan bagi pustakawan dalam proses penyeleksian bahan pustaka. Penyeleksian ini bertujuan untuk mendapatkan bahan pustaka yang sesuai kebutuhan pemakai, masih adakah di pasaran, mutu yang baik serta sesuai dengan tujuan perpustakaan, dalam hal pengadaan bahan pustaka.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang bertugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis bahan pustaka (Yuyu Yulia, 1993 : 1). Kegiatan pengadaan merupakan kegiatan unit pelaksana teknis yang penting bagi suatu perpustakaan dalam rangka memperluas koleksi dan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai maka kegiatan pengadaan bahan pustaka ini harus dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman luas tentang bahan pustaka, trampil dalam urusan administrasi serta mengetahui fungsi dan tujuan perpustakan, agar koleksi yang disajikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Alasan penulis memilih judul pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, karena kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting untuk dilaksanakan di perpustakaan, karena kegiatan ini menjadi salah satu faktor yang menunjang bagi perpustakaan dalam pemenuhan kebutuhan informasi bagi pemakai.
Perumusan Masalah
Masalah dalam laporan pengadaaan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
Bagaimana kebijakan pengadaan koleksi di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1 .
Metode apakah yang digunakan dalam pengadaan bahan pustaka.
Tujuan
Tujuan penulisan laporan ini adalah:
Penulis mengetahui apa saja kebijakan pengadaan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Penulis mengetahui metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan oleh UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Tujuan diadakannya praktik kerja lapangan adalah:
1. Penulis terlibat langsung dalam kegiatan di Perpustakaan atau tempat PKL.
2. penulis mengetahui proses, budaya, sistem kerja, dan kompetensi yang dibutuhkan di tempat kerja.
3. Penulis dapat berinteraksi dengan para pustakawan, pimpinan, lembaga/ intansi/perusahaan maupun sistem yang terdapat didalamnya sehingga dapat mempromosikan dirinya sebagai calon tenaga yang kompetensi.
Waktu dan Tempat PKL
Praktik kerja lapangan betempat di Universitas Ahmad Dahlan Kampus 1, yang beralamat di jl. Kapas 9 Semaki Yogyakarta 55164. Pelaksanaan dimulai tanggal 16 Februari – 16 Maret 2004 pada hari Senin – Jumat. Adapun jadwalnya adalah sebagai berikut:
Hari Senin – Kamis : pukul 08.00 – 13.30.
Hari Jumat : pukul 08.00 – 11.00
Metode pengumpulan data.
Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam laporan ini diperoleh dengan metode- metode sebagai berikut:
Metode Observasi.
Metode Observasi merupakan metode pengamatan langsung terhadap suatu benda, kondisi, situasi, proses dan kegiatan (Faisal, 1999 : 52). Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data mengenai : proses dan kegiatan yang berlangsung di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, mengetahui keaadan atau kondisi dari UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, struktur organisasi, penguna serta pelayanan UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Metode Wawancara.
Metode Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan jalan wawancara yaitu: mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden (Singarimbun, 1985 : 145). Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data: mengenai besarnya anggaran keseluruhan kegiatan yang dilaksanakan, kebijakan pengadaan, metode pengadaan, jumlah personalia dan pendidikannya, jenis koleksi (bahan pustaka) yang ada di UPT Perpustakaan Kampus I UAD, dan struktur organisasinya.
Dalam pelaksanaanya penulis melakukan wawancara dengan Kepala UPT Perpustakaan dan karyawan yang ada.
Metode Dokumentasi.
Metode Dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang bersumber pada benda – benda tertulis seperti buku, majalah, dokumen dan sebagainya(Arikunto, 1998 : 149). Metode ini digunakan penulis untuk mendapatkan data tentang sejarah singkat, tugas dan fungsi, personalia, pengguna, landasan teori tentang pengadaan bahan pustaka serta letak gedung dan tata ruang.
F. Sistematika Penulisan Laporan.
Sistematika dalam penulisan laporan ini terbagi dalam 5 bagian yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan laporan, waktu dan tempat praktik, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UAD KAMPUS I
Meliputi sejarah singkat, tugas, fungsi, struktur organisasi, letak gedung dan tata ruang, personalia, koleksi, pengguna, pelayanan perpustakaan, dan anggaran.
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi tentang pengertian pengadaan bahan pustaka, jenis-jenis bahan pustaka, kebijakan pengadaan, verifikasi dalam kegiatan pengadaan, metode pengadaan bahan pustaka dan teknik pemesanan bahan pustaka.
BAB IV PEMBAHASAN
Berisi tentang pembahasan dari perumusan masalah mengenai suatu topik dengan membandingkan antara kondisi riil dengan teori yang telah dimunculkan.
BAB V PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dan saran.
BAB II
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UAD YOGYAKARTA
Sejarah UPT Perpustakaan UAD
Perpustakaan UAD didirikan berawal dari kursus BI (sekarang stara dengan gelar sarjana muda) Muhammadiyah pada tahun 1957. Kemudian kursus BI di Integrasikan menjadi FKIP Muhammadiayah Cabang Jakarta. Tahun 1972 IKIP Muhammadiyah mandiri di bawah Yayasan Perguruan Tinggi Muhammadiyah dan kemudian mengembangkan diri menjadi IKIP Muhammadiyah Yogyakarta. Proses perjalanan selanjutnya demi mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan memenuhi tuntutan dan dinamika tenaga kerja yang dihadapi serta dilandasi iman dan taqwa, maka IKIP Muhammadiyah dikembangkan menjadi Universitas Ahmad Dahlan (UAD), berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 102/D/0/1994. Maka sejak saat itu pula perpustakaan secara resmi bernama UPT Perpustakaan Universitas Ahmad Dahlan.
Tugas dan Fungsi
Tugas dan fungsi UPT Perpustakaan UAD: memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat atau dengan kata lain “Memenuhi Kebutuhan Informasi yang bersifat ilmiah maupun umum dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi Universitas Ahmad Dahlan. ” Tugas selanjutnya dijabarkan menjadi 5 fungsi yakni :
Menyediakan (pengadaan) dan mengolah bahan pustaka
Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka
Merawat bahan pustaka
Memberikan layanan referensi
Menjalankan urusan tata usaha perpustakaan
Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UAD
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan seluruh tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fyngsi satu dengan fungsi yang lainnya, yang melaksanakan tugas dan tujuan organisasi (Soeatminah, 1993 : 57).
Struktur organisasi UPT Perpustakaan UAD menggunakan sistem semi desentralisasi, karena UPT Perpustakaan UAD hanya ada satu kepala UPT Perpustakaan, tetapi untuk pelayanannya tersebar di tiga tempat yaitu UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, UPT Perpustakaan Kampus II, dan UPT Perpustakaan UAD Kampus III. Sesuai kedudukannya sebagai unit pelaksana Teknis maka UPT Perpustakaan UAD berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Adapun pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I. UPT Perpustakaan UAD dipimpin oleh seorang Kepala UPT Perpustakaan yang ditunjuk dan diangkat oleh Rektor. Kepala UPT Perpustakaan mengangkat seorang kepala bagian tata usaha untuk melaksankan kegiatan di bagian administrasi. Di samping itu kepala UPT Perpustakaan UAD juga menunjuk beberapa staf untuk melaksanakan kegiatan pelayanan di masing – masing UPT Perpustakaan UAD, baik UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, Kampus II, dan Kampus III (lampiran 3 dan 4).
Dalam melaksanakan tugasnya, kegiatannya, layanan perpustakaan disalurkan 3 sub unit layanan.
1. Sub unit layanan teknis, meliputi kegiatan-kegiatan :
a. Pengadaan
b. Inventarisasi
c. Klasifikasi
d. Katalogisasi
e. Pengolahan fisik
f. Penjajaran katalog dan pengerakan buku
g. Penyusunan indeks, abstrak dan bibiliografi
h. Pemeliharaan/ perawatan bahan pustaka
2. Sub unit layanan pembaca, meliputi kegiatan-kegiatan :
a. Layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
b. Layanan rujukan (referensi informasi)
c. Layanan majalah
3. Sub unit layanan khusus, meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Publikasi dan statistik
b. Kerjasama pengadaan
c. Pendidikan pemakai
(Sumber : Dokumentasi UPT UAD tahun 2000)
Letak Gedung dan Tata Ruang
UPT Perpustakaan UAD Kampus 1 berada di lingkungan kampus UAD Kampus 1. Lokasi Perpustakaan UAD Kampus 1 beraalamtkan di jl Kapas No. 9 Semaki Yogyakarta 55166, Telp. (0274) 564604, dengan luas bangunan 160 m. Gedung tersebut terbagi dalam ruang – ruang sebagai berikut:
1. R Ruang koleksi bahan pustaka dan ruang baca
2. Ruang baca skripsi atau thesisi
3. Ruang kerja kapala UPT Perpustakaan
4. Ruang staf perpustakaan
5. Ruang layanan peminjaman (sirkulasi) dan pengambilan bahan pustaka
6. Ruang tempat majalah dan koran
7. Ruang pengolahan bahan pustaka (prosessing)
8. Ruang koleksi cadangan
9. Gudang
10. Ruang penitipan tas
11. Ruang katalog atau komputer
(Sumber : Dokumentasi UPT Perpus UAD tahun 2000)
Personalia
Personalia merupakan unsur penentu maju mundurnya sebuah perpustakaan. Untuk itulah perpustakaan membutuhkan tenaga – tenaga profesional yang benar-benar mendalami perpustakaan dan menjadikan pekerjaan tersebut sebagai profesi. Untuk pelaksanaan kegiatan sehari-hari di UPT Perpustakaan UAD, dilaksanakan oleh 19 orang staf / karyawan. Dari ke-19 karyawan tersebut satu orang menjabat sebagai kepala UPT Perpustakaan, 6 orang bekerja di UPT Perpustakaan kampus I, Jl. Kapas, 5 orang di UPT Perpustakaan Kampus II, Jl. Pramuka dan 7 orang lainnya di kampus III Jl. Soepomo Janturan.
Di UPT Perpustakaan kampus I ada seorang staf ( 1 orang ) staf yang berpendidikan Perpustakaan (D3), 3 orang staf berpendidikan S1, 1 orang dengan tingkat pendidikan SMEA dan 1 orang dengan tingkat pendidikan SMA. Dua orang staf / karyawan di UPT Perpustakaan kampus I ada yang bertugas membantu kepala UPT Perpustakaan, yaitu :
1. Kasus Unit Layanan Teknis, bertanggung jawab mengenai urusan-urusan teknis, seperti : pemrosesan buku, penggerakan buku pada tempatnya dan lain – lain.
2. Kasus Unit Layanan Pembaca, yang bertanggung jawab mengenai pemakai jasa perpustakaan, antara lain : sirkulasi, menerapkan sanksi kepada pembaca.
Tugas dari kepala UPT Perpustakaan itu sendiri adalah : melaksanakan sebagian dari tugas-tugas pimpinan di bidang layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitain dan pengabdian kepada masyarakat (Sumber: Wawancara dengan staf UPT Perpustakaan UAD).
Berikut ini susunan, nama dan jabatan serta pendidikan terakhir
Tabel 1
Personalia UPT Perpustakaan
UAD Kampus 1
NO NAMA JABATAN PENDIDIKAN
1. Drs. H.M. Sudarto Kepala UPT Perpustakaan Master Agama UII
2. Subagyo A.Md Kasub Unit Layanan Teknis DIII UGM Ilmu Perpustakaan
3. Dra. Sri Windarti - S1 IKIP Muh. Yk + Diklat
4. Muryani Khikmawati, S.Pd - S1 IKIP Negeri Yk + Diklat
5. Aisyah Kartika J - S1 UGM Ekonomi
6. Endang B.S Kasub Unit Layanan Pembaca SMEA + Diklat
7. Suradi Bagian Sirkulasi SMEA + Diklat
Sumber: Wawancara dengan Staf UPT Perpustakaan “UAD”Kampus I tahun 2004
Pengguna
Pengguna di UPT Perpustakaan UAD adalah sekelompok orang yang bergerak dibidang keilmuan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah : peneliti, dosen dan mahasiswa. Mereka dianggap memiliki frekwensi kebutuhan akan informasi yang tinggi dan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Disamping kelompok di atas terdapat kelompok pengguna lain dalam menunjang pelaksanaan tugas yaitu : karyawan administrasi dan pustakawan.
Untuk pengguna dari luar, harus mendapatkan kartu baca dengan mendaftarkan diri dengan ketentuan yang ada. Pengguna di UPT Perpustakaan UAD dibagi menjadi dua yaitu :
1. Pengguna aktif
Pengguna aktif adalah : pengguna yang secara tetap memanfaatkan koleksi yang ada dalam memenuhi kebutuhan informasi.
2. Pengguna potensial :
Pengguna potensial adalah : kelompok pengguna yang belum secara tetap memanfaatkan koleksi atau bahkan tidak pernah menggunakan.
(Sumber : Dokumentasi UPT Perpustakaan dan observasi saat PKL)
Koleksi
Koleksi perpustakaan yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UAD adalah : buku, majalah, skripsi, thesis, hasil penelitiam dan surat kabar.
Tabel : II
Koleksi UPT Perpustakaan UAD
Kampus I dari Tahun 1997 – Desember 2003
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Eksemplar Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6. Buku
Skripsi
Thesis
Hasil Penelitian
Majalah
Surat Kabar 3.577
605
3
132
17
5 8.716
605
3
132
1.715 Nama surat kabar :
1. Kedaulatan Rakyat
2. Jawa Post
3. The Jakarta Post
4. Minggu Pagi
5. Republika
(Sumber : Data UPT Perpust. I tahun 2003)
Tabel III
Jumlah Koleksi Buku (Pertambahan Buku)
Per Fakultas tahun 1997 – Des 2003
NO
TAHUN FAKULTAS
EKONOMI PSI FAI FKIP
Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks
1 1997 14 31 12 12 91 104 680 1850
2 1998 65 136 103 162 48 80 14 14
3 1999 47 125 - - - - - -
4 2000 30 223 - - 13 13 6 6
5 2001 213 599 41 128 61 81 312 455
6 200 149 353 221 520 23 14 435 890
7 2003 250 702 227 547 320 691 202 903
Jumlah 768 2169 604 1419 556 1010 1649 4118
( Sumber data koleksi Buku UPT Perpus Th 1997 – Desember 2003)
TABEL : IV
Jumlah Koleksi Buku Per Fakultas
Bulan Desember 2003
No. FAKULTAS JUDUL EKSEMPLAR
1.
2.
3.
4. F. Ekonomi
F. Psikologi
F. Agama Islam
F. KIP 768
604
556
1.649 2.169
1.419
1.010
4.118
Jumlah 3.577 8.716
(Sumber : Data UPT Perpustakaaan tahun 2003)
Layanan Perpustakaan
1. Sistem layanan
Sistem layanan yang digunakan adalah sistem layanan terbuka (opened access) yaitu : sistem layanan pembaca mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mencari atau menemukan bahan pustaka yang diinginkan tanpa harus melalui petugas.
2. Macam layanan UPT Perpustakaan
Layanan peminjaman merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai, yang dilakukan oleh bagian sirkulasi kepada anggota perpustakaan yang telah diatur dalam peraturan dan tata tertib peminjaman pustaka. Adapun laayanan yang ada di UPT perpustakaan adalah :
a. Layanan rujukan (referensi) dan Informasi
Bentuk layanan ini berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi pemakai atau mereka yang membutuhkan informasi.
b. Layanan majalah dan surat kabar
Majalah yang ada pada perpustakaan adalah : majalah ilmiah, majalah hiburan, jurnal ilmiah dan surat kabar.
c. Layanan koleksi skripsi dan thesis
Layanan ini adalah layanan yang menyediakan sebagian koleksi skripsi dan thesis yang dimiliki perpustakaan. Layanan ini hanya dibaca di tempat.
d. Layanan koleksi penelitian
Koleksi penelitian hanya dapat dibaca di tempat.
e. Layanan koleksi baca
Layanan koleksi baca adalah : suatu bentuk layanan kepada pemakai dengan menyediakan minimal satu (1) eksemplar dari setiap judul bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.
f. Layanan sirkulasi dan pengembalian bahan pustaka
Layanan ini merupakan layanan yang diberikan untuk pemakai dalam rangka pemanfaatan bahan pustaka yang dimiliki.
3. Hari jam buka dan jam layanan
a. Hari jam buka perpustakaan
Pagi : Senin – Kamis : 07.30 – 14.00 WIB
Jum’at : 07.30 – 11.00 WIB
Sabtu : 07.30 – 13.00 WIB
Sore : Senin – Jum’at : 13.00 – 19.30 WIB
Sabtu : 13.00 – 17.00 WIB
b. Hari jam layanan peminjaman dan pengembalian buku
Pagi : Senin – Kamis : 08.00 – 13.00 WIB
Jum’at : 08.00 – 10.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 12.00 WIB
Sore : Senin – Jum’at : 14.00 – 18.30 WIB
Sabtu : 14.00 – 17.30 WIB
Anggaran
UPT Perpustakaan UAD Yogyakarta dalam menjalankan kegiatan sehari -hari yaitu untuk pengadaan sarana dan prasarana, pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan perawatan, membutuhkan dana dan anggaran. Adapun sumber anggaran tersebut diperoleh dari :
Anggaran pusat, yaitu 5% diambil dari anggaran rutin per semester UAD. Untuk memperoleh anggaran dari pusat, pihak UPT Perpustakaan UAD harus mengajukan proposal yang ditandatangani oleh pembantu Rektor 1, kemudian melalui bendahara yayasan.
Dana sumbangan, yaitu anggaran rutin yang berasal dari perorangan (mahasiswa, dosen). Sumbangan biasanya berwujud buku atau jurnal, tetapi ada yang berwujud uang. Jumlah dan waktu kedatangannya tidak dapat dipastikan.
Dana perpustakaan, yaitu dana yang dihasilkan oleh perpustakaan itu sendiri, seperti uang denda bagi anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan bahan pustaka, dikenakan denda sebesar Rp.300,00 per hari untuk satu eksemplar. Bagi anggota perpustakaan yang menghilangkan bahan pustaka wajib mengganti dengan bahan pustaka lain yang serupa ditambah dengan membayar keterlambatan serta biaya pemrosesan sebesar Rp.3000,00 untuk satu buah buku. Uang denda tersebut digunakan untuk keperluan teknis, seperti membeli perlengkapan alat tulis.
BAB III
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Pengadaan.
Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ilmuwan antara lain:
1. Menurut Yuyu Yulia (1993 : 1), pengadaan merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka.
2. Menurut Lasa H.S. (1998 : 2), Acquisition atau pengadaan adalah suatu tugas pekerjaan, bagian, seksi disuatu perpustakaan yang berwenang dan bertugas mengadakan bahan pustaka dalam bentuk buku maupun non buku.
3. Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 27), pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah suatu tugas di perpustakaan untuk mengadakan bahan pustaka baik dalam bentuk buku atau non buku, setelah dilakukan suatu pemilihan untuk memperoleh bahan pustaka yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi, mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka, dan mencapai sasaran unit informasi.
B. Jenis – jenis Bahan Pustaka.
Bahan pustaka menurut Sulistyo – Basuki (1991 : 33), antara lain:
1. Karya cetak atau karya grafis seperti: buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan.
2. Karya non cetak atau karya non rekam seperti: piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video.
3. Bentuk mikro seperti: mikrofilm, mikrofis, dan mikroopaque.
4. Karya dalam bentuk elektronik seperti: disket, pita magnetik, dan kelongsong elektronik (catridge).
Jenis – jenis bahan pustaka menurut Yuyu Yulia (1993 : 3), antara lain:
1. Karya Cetak.
Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak seperti:
a. Buku
Bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan yang utuh dan paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan.
b. Terbitan berseri.
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu tertentu. Bahan pustaka yang termasuk dalam terbitan berseri antara lain: harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan), dan laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu.
Karya non cetak atau bahan non buku.
Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang tidak dituangkan dalam bentuk cetak seperti buku, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar, dan sebagainya. Jenis bahan pustaka ini antara lain:
Rekaman suara, yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
Gambar hidup dan rekaman video, yaitu film dan kaset video.
Bahan grafika. Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (lukisan, bagan, foto), dan bahan pustaka yang harus dilihat dengan bantuan alat (transparansi dan film strip).
Bahan kartografi, yaitu peta, atlas, foto udara, dan sebagainya.
Bentuk Mikro.
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan mikro reader. Bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan, yaitu:
Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film.
Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75mm x 125 mm.
Mikroopaque, bentuk mikro yang informasinya dicetak ke dalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya.
Karya dalam bentuk elektronik.
Karya bentuk ini antara lain pita magnetis, cakram, disc, dan sebagainya.
C. Kebijakan Pengadaan
Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 29), kebijakan merupakan alih kata dari “policy” bukan kebijaksanaan. Kebijakan pengadaan merupakan kebijakan yang penting dari sebuah unit informasi, yang merupakan luaran sebuah keputusan resmi yang telah ditimbang masak–masak, dan hasil keputusan ini merupakan kebijakan unit pengadaan. Kebijakan ini merupakan pertimbangan dari beberapa hal yaitu:
1. Anggaran unit informasi serta sumber yang tersedia. Hal ini mencakup dana keseluruhan dan kualifikasi staf yang akan memilih buku.
2. Dokumen yang dibeli dalam bidang spesialisasi unit informasi dan disiplin berkaitan.
3. Obyek unit informasi dewasa ini serta prioritas informasi.
4. Jenis unit informasi, yang menimbang faktor hukum, besar unit, serta fungsi unit informasi, apakah merupakan badan yang berdiri sendiri ataukah merupakan badan bawahan dari sebuah badan induk yang lebih besar.
5. Jenis jasa yang diberikan oleh unit informasi serta tipe pemakai yang dilayani.
6. Hubungan dengan unit informasi lain sebagai persiapan dasar untuk bekerja sama dalam hal pertukaran dokumen atau penggunaan bersana atas koleksi bersama.
Menurut Lasa H.S. (2002 : 9), koleksi merupakan koleksi utama dalam suatu perpustakaan, oleh karena itu dalam pengadaan dan pembinaanya perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Untuk pengadaan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi perlu ditetapkan kebijakan oleh kepala perpustakaan, dosen, maupun usulan mahasiswa perlu ditetapkan anggaran rutin dan non rutin perpustakaan untuk pengadaan koleksi, pemeliharaan, langganan majalah, langanan surat kabar maupun untuk keperluan kartu–kartu.
2. Perlu dibuat perencanaan pengembangan fisik, saran dan prasarana, serta penyediaan fasilitas teknologi informasi mutakhir dalam jangka pendek dan jangka panjang.
3. Dalam usaha pengembangan koleksi perpustakaan dimungkinkan adanya kerja sama dengan pihak lain dengan dasar saling menguntungkan.
4. Kebijakan pengadaan koleksi didasar atas pertimbangan sebagai berikut:
Relevansi
Untuk pembelian dan penerimaan koleksi perpustakaan hendaknya selalu dikaitkan dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Perundangan dan peraturan pemerintah.
Pengelola perlu memperhatikan pandangan, peraturan maupun kebijaksanan pemerintah pusat/ daerah tentang penerbitan dan perbukuan di Indonesia.
c. Penulis
Perpustakaan harus berhati–hati dalam pembelian buku karena penulis sering memasukan ide atau pemikiran yang tidak sejalan dengan pola pemikiran ajaran–ajaran islam atau dengan kurikulum yang berlaku.
d. Penerbit
Penerbit merupakan badan usaha yang berorientasi pada idealisme dan bisnis. Perpustakaan harus selektif dalam menyediakan buku – buku, harus diteliti penerbitnya.
e. Kualitas materi
Yang perlu diperhatikan dalam kualitas materi adalah tentang fisik buku, seperti kualitas kertas, penjilidan, tata letak. Dari sini dapat diketahui keaslian buku karena tidak sedikit buku yang dibajak terutama buku–buku paket.
f. Sistematika penulisan
Sebuah buku harus mengikuti tata cara penulisan yang berlaku, seperti pembagian bab, penomoran, pemilihan huruf besar /kecil, dan sebagainya. Buku yang tidak sistematis akan membingungkan pemakai.
g. Tahun terbit
Dalam pemilihan buku terutama buku – buku pelajaran hendaknya dipilih buku terbitan terbaru, karena kandungan buku terbitan lama mungkin sudah tidak cocok /sesuai dengan kurikulum yang ada.
D. Verifikasi dalam Kegiatan Pengadaan.
Alat bantu identifikasi dan verifikasi ini merupakan alat yang digunakan untuk melengkapi data sebelum untuk memutuskan pengadaan pembelian suatu koleksi bahan pustaka. Alat identifikasi dan verifikasi menurut Yuyu Yulia (1993 : 30), adalah alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan daftar bibliografi saja, kadang–kadang dengan harga. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui judul apa yang telah terbit atau yang akan terbit di bidang subyek tertentu, pengarang tertentu, di negara tertentu, atau dalam kurun waktu tertentu. Jadi alat ini (verifikasi) digunakan untuk memverifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat,berapa harga buku, beredar di pasaran apa tidak.
Contoh alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah:
- katalog penerbit
- berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional Indonesia, book inprint
- katalog perpustakaan penting untuk subyek ataumedia tertentu
- publisher’s trade list annual (daftar buku – buku yang diterbitkan setiap tahun yang didalamnya terdapat informasi pengarang, judul, tempat terbit, penerbit, harga, dan sebagainya)
Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Metode pengadaan bahan pustaka merupakan suatu metode yang digunakan oleh suatu perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka yang disajikan. Menurut Lasa H.S. (2002 : 11), pengadaan bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan dapat berasal dari:
1. Hadiah
Bahan pustaka hadiah ini kadang–kadang tidak sesuai dengan tujuan dan misi suatu perpustakaan, karena hadiah itu tergantung pada yang memberi dan tidak sesuai dengan kebutuhan penerimaan hadiah.
2. Sumbangan
Bahan pustaka yang berasal dari sumbangan pada umumnya sesuai atau mendekati kesesuaian dengan kebutuhan perpustakaan karena pihak perpustakaan lebih dulu mengajukan permohonan sumbangan dengan kriteria tertentu baik lisan atau tertulis.
3. Pembelian
Penambahan koleksi perpustakaan secara rutin mutlak diperlukan, untuk itu diperlukan anggaran rutin yang jumlahnya antara 10% – 20% dari seluruh anggaran perpustakaan.
4. Tukar menukar
Koleksi yang tidak relevan dengan tujuan dan misi perpustakaan dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lembaga–lembaga lain yang lebih memerlukan.
5. Titipan
Titipan yang berasal dari para Dosen, karyawan, atau lemaga yang dititipkan ke perpustakaan.
Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 222) metode pengadaan bahan pustaka oleh perpustakaan meliputi:
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan di penerbit pada toko buku.
2. Pertukaran
Pustaka tertentu tidak dapat dibeli ditoko, hanya dapat diperoleh melalui pertukaran ataupun hadiah. Untuk bahan pertukaran sebaiknya perpustakaan menerbitkan berbagai terbitan termasuk penerbitan bahan induk.
3. Hadiah
Perpustakaan dapat menerima pustaka sebagai hadiah, ini berati perpustakaan dapat menghemat biaya pembelian. Hadiah hanya dapat diterima bila memenuhi persyaratan yang ditetapkan perpustakaan mana kala perpustakaan tersebut telah meneliti dengan seksama subyek koleksi hadiah tersebut sesuai kepentingan perpustakaan.
4. Keanggotaan Organisasi
Kadang–kadang perpustakaan atau badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah perhimpinan atau organisasi yang biasanya anggota perhimpunan atau
organisasi tersebut memperoleh terbitan tersebut secara cuma – cuma.
Metode pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran menurut Yuyu Yulia (1993 : 55) mempunyai beberapa tujuan :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikasi hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional.
Bahan pustaka dari hadiah menurut Yuyu Yulia (1993 : 55) bisa diperoleh dengan dua cara :
1. Atas permintaan
Prosedur yang harus dilakukan adalah :
a. Mepersiapkan daftar donatur yang akan dimintai sumbangan.
b. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan.
c. Daftar permohonan dikirimkan disertai surat pengantar.
d. Jika permintaan telah terpenuhi, periksa dan cocokan dengan surat pengantarnya,kemudian kirim ucapan terima kasih.
2. Tidak atas permintaan
Prosedur yang harus dilakukan adalah :
a. Bahan pustaka yang dikirimkan dicocokan dengan surat pengantarnya.
b. Perpustakaan menulis ucapan terima kasih
c. Diperiksa kesesuaian antara subyek dengan tujuan perpustakaan dan keasliannya, jika sesuai dapat diproses.
d. Jika tak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan kepada orang lain.
Teknik Pemesanan Bahan Pustaka
Teknik pemesanan bahan pustaka menurut Yuyu Yulia (1993 : 46) dapat dilakukan melalui 3 cara yaitu :
1. Pemesanan bahan pustaka melalui penerbit
Pemesanan ini dapat dilakukan melalui penerbit luar negeri dan penerbit dalam negeri. Pemesanan langsung kepada penerbit biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan penerbit tersebut. Cara pemesanan melalui penerbit adalah:
a. Tentukan penerbit yang dapat melayani pemesanan buku tersebut.
b. Buat daftar pemesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
c. Kirimkan daftar pesanan buku tersebut kepada penerbit untuk diperiksa ketersediannya buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “Proforma invoice” yaitu daftar buku yang dilengkapi dengan harganya.
d. Setelah invoice diterima, periksa dana yang tersedia.
e. Lakukan pembayaran, dapat secara langsung atau melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan kepada penerbit dengan disertai surat pengantar dan “proforma invoice”.
g. Foto kopi pembayaran melalui bank harus disimpan.
2. Pemesanan buku melalui toko buku
Pembelian secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang khusus (misalnya ada persyaratan melalui tender, dan sebagainya). Cara pemesanan buku melalui toko adalah :
a. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap 3. Dua disusun dalam daftar pesan dan satu disiapkan dalam katalog.
KARTU PESAN
Pengarang :
Judul :
Edisi : Tahun :
Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah :
Agen : Harga Satuan :
Pemesanan : Tanggal Terima :
Tanggal Pesan :
Gambar 1 : Contoh Kartu Pesan
b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul yang diambil dari kartu pesanan diatas,dan disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas tentukan prioritasnya.
No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jml
eks Harga Pemesan
Gambar 2 : Format Daftar Pesanan Buku
c. Tentukan toko buku yang terlengkap yang ada dikota dimana perpustakaan itu berada.
d. Daftar pesanan yang telah dibuat diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapat layanan.
e. Lakukan pembayaran sebesar jumlah pembelian dan minta bukti pembayarannya beserta faktur pembeliannya.
f. Beri tahu pada pemesan bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
g. Untuk judul buku yang tidak dapat dibeli di toko buku tersebut perlu dicarikan toko buku lain yang terdekat.
3. Pemesanan melalui agen buku
Pemesanan melalui agen buku dapat dilakukan oleh perpustakaan untuk buku-buku terbitan luar negeri. Pemesanan melalui agen dapat dengan mudah dilakukan oleh para pustakwan, karena dengan melalui agen semua pesanan judul-judul yang berasaal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi juga menindak lanjuti dengan membantu memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan memesan.
BAB IV
PEMBAHASAN
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis, dengan kegiatan menyediakan/mengadakan buku /bahan pustaka , untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang akan dimanfaatkan oleh pemakainya. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD, disesuaikan dengan tujuan serta misi yang diemban, juga memperhatikan keinginan pemakai. Baik- buruknya mutu koleksi perpustakaan sangat ditentukan oleh kebijakan pengadaan dan metode yang ditetapkan dalam pengadaan bahan pustaka.
Berkaitan dengan hal tersebut, UPT Perpustakaan UAD juga menetapkan suatu kebijakan pengadaan bahan pustaka, yang digunakan sebagai pedoman bagi para staf atau karyawan dalam rangka mengadakan bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai.
A. Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1
Kebijakan pengadaan merupakan kebijakan yang penting dari sebuah unit informasi, yang merupakan luaran sebuah keputusan resmi yang telah di timbang masak – masak dan hasil keputusan ini merupakan kebijakan unit pengadaan(Sulistyo – Basuki, 1991 : 29)
Kebijakan pengadaan yang ada di UPT Perpustakaan UAD, juga merupakan luaran sebuah keputusan yang telah di timbang masak – masak yang merupakan pertimbangan dari beberapa hal yaitu :
1. Adanya kerjasama antara pihak Ka-Prodi dengan pihak UPT Perpustakaan dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka
2. Kepala UPT Perpustakaan mempunyai wewenang untuk mengadakan bahan pustaka bila pihak Ka-Prodi tidak memberikan daftar usulan buku ke perpustakaan. Untuk mengadakan bahan pustaka tersebut , kepala UPT Perpustakaan melihat dari daftar usulan buku yang disediakan oleh pihak UPT Perpustakaan yang diisi oleh mahasiswa yang bersangkutan.
3. Ditetapkan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka untuk masing – masing fakultas yang ada di lingkungan kampus UAD.
4. Bahan pustaka yang dibeli sesuai dengan bidang yang ada.
5. Dalam pengadaan bahan pustaka, pihak UPT Perpustakaan UAD juga mempertimbangkan hal – hal sebagai berikut:
a. Relevansi
Dalam pembelian bahan pustaka, disesuaikan dengan tujuan dan misi yang diemban .
b. Perundangan dan peraturan pemerintah
Pihak UPT Perpustakaan UAD dalam mengadakan/ pembelian bahan pustaka, senantiasa memperhatikan perundangan dan peraturan pemerintah agar bahan pustaka yang dibeli sesuai peraturan yang ada.
c. Penulis
Dalam pembelian bahan pustaka, pihak UPT Perpustakaan UAD memperhatikan penulis, agar isi dari bahan pustaka yang dibeli benar-benar sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
d. Penerbit
Dalam pembelian bahan pustaka pihak UPT Perpustakaan UAD juga memperhatikan penerbitnya.
e. Kualitas Materi
Kualitas materi yang diperhatikan dalam pembelian bahan pustaka oleh pihak UPT Perpustakaan UAD adalah tentang fisik buku (kualitas kertas, penjilidan, dan tata letak). Hal ini bertujuan agar diketahui keaslian bahan pustaka yang akan dibeli.
f. Sistematika Penulisan
Dalam pembelian bahan pustaka, harus diperhatikan juga mengenai sistematika penulisan bahan pustaka yang tidak sistematis akan membingungkan pemakai.
g. Tahun terbit
Dalam pembelian bahan pustaka pihak UPT Perpustakaan UAD memilih bahan pustaka terbaru dan bahan pustaka tersebut pasti yang masih beredar di pasaran dan sesuai dengan kurikulum yang ada.
Kebijakan pengadaan bahan pustaka UPT Perpustakaan UAD ini tidak dibuat secara tertulis. Yang berwenang dan bertanggungjawab membuat kebijakan pengadaan bahan pusstaka adalahKepala UPT Perpustakaan UAD dengan persetujuan Rektor.
B. Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam teori metode pengadaan bahan pustaka telah jelas dijelaskan secara panjang lebar.
Metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
1. Pembelian.
Untuk mengadakan pembelian bahan pustaka ini, masing-masing staf menangani 1 Fakultas/jurusan yang ada. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian merupakan sumber terbesar dalam penambahan koleksi perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UAD Kampus I pembelian dilakukan dengan 2 cara yaitu:
a. Pembelian Bahan Pustaka melalui pemesanan Langsung pada Penerbit.
Proses pemesanannya:
Daftar usulan buku dari masing-masing Fakultas/Ka-Prodi, diberikan ke UPT perpustakaan dan diserahkan masing-masing staf sesuai dengan jurusan yang telah ditentukan. Staf UPT Perpustakaan mengecek untuk menentukan harga/biaya pembelian, yang disesuaikan dengan anggaran yang telah disediakan untuk masing-masing fakultas. Untuk menentukan harga, staf UPT Perpustakaan melihat daftar buku dan harga yang telah dikirim penerbit untuk perpustakaan.
Daftar usulan buku yang telah disertai dengan harga buku, dibuatkan Surat Pengantar Pengadaan di TU (rangkap 3), yang kemudian diajukan ke PR II untuk melakukan persetujuan. Jika PR II setuju UPT Perpustakaan langsung mengirimkan daftar usulan buku (pemesanan) pada penerbit yang telah ditunjuk, disertai dengan surat pengantar pengadaan. Dua surat pengantar pengadaan yang lain disimpan oleh
UPT perpustakaan sebagai arsip/bukti pengadaan. Setelah buku yang dipesan datang, staf pengadaan mengecek buku, dengan melihat daftar usulan buku, sesuai atau tidak, jika sesuai, staf meminta bukti pembayaran. Untuk pembayaran ini dilakukan oleh bendahara langsung dengan membawa bukti kwitansi yang telah diketahui oleh kepala UPT Perpustakaan.
b.. Pembelian Bahan Pustaka saat Penerbit datang ke UPT perpustakaan UAD Kampus I
Prosedur pembelian yang dilakukan adalah:
1) Perpustakaan menyerahkan daftar usulan buku dari Ka Prodi pada penerbit untuk melakukan pembelian.
2) Bila buku-buku yang dibutuhkan ada, maka pihak UPT Perpustakaan menentukan harga untuk setiap buku dan disertai dengan anggaran yang tersedia untuk masing-masing Fakultas dan melakukan pembelian.
3) Setelah buku yang dibeli sesuai dengan pesanan maka pembayaran buku dilakukan langsung oleh bendahara yayasan dengan membawa bukti kwitansi yang telah diketahui oleh kepala UPT perpustakaan UAD
2. Hadiah.
Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah di UPT Perpustakaan UAD Kampus I, diperoleh bukan atas permintaan. Tetapi ada lembaga-lembaga tertentu yang dengan sendirinya memberi hadiah ke UPT Perpustakaan UAD Kampus I.
Prosedur penerimaan hadiah yang dilaksanakan adalah:
a. Pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I, menerima bahan pustaka.
b. Pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I menulis surat ucapan terima kasih dan dikirim ke pihak yang bersangkutan
c. Memeriksa subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan atau tidak, terjadi duplikasi atau tidak dengan bahan pustaka yang ada. Jika sesuai maka bahan pustaka dilakukan pengolahan.
Hadiah yang diterima di UPT Perpustakaan UAD Kampus I berasal dari: Asia Foundation, Arab Saudi, UGM, Perpustakaan Daerah, Depag dan sebagainya
3. Sumbangan
Pengadaan bahan pustaka melalui sumbangan diperoleh dari: mahasiswa yang lulus study, UGM, Asia Foundation, IAIN, Kedutaan Arab Saudi (untuk buku-buku Fakultas Agama Islam). Selain sumbangan buku ada sumbangan yang berwujud uang. Untuk sumbangan yang berwujud uang diberikan ke Universitas/Fakultas yang digunakan untuk pembelian / pengadaan buku dan perawatan buku.
C. Alokasi Dana Pengadaan Bahan pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus I setiap tahun yaitu pada semester dua. Sumber dana pengadaan bahan pustaka diperoleh pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I dari Universitas. Waktu perolehan dana yaitu setiap tahun anggaran, dengan cara pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I mengajukan permohonan dana (anggaran) pengadaan ke Universitas yang disetujui oleh Kepala UPT Perpustakaan UAD. Setelah permohonan dana disetujui oleh pihak Universitas maka dana untuk pengadaan bahan pustaka turun. Dana pengadaan tersebut digunakan untuk pengadaan bahan pustaka, yang dibutuhkan para pemakai di lingkunggan UAD.
Jumlah keseluruhan dana pengadaan bahan pustaka untuk tahun akademik 2003/2004 , pada UPT Perpustakaan UAD adalah 350 juta rupiah. Adapun alokasi dana khusus untuk UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah sebagai berikut :
1. Fakultas Psikologi Rp. 40 juta rupiah
2. Fakultas Ekonomi Rp. 40 juta rupiah
3. Fakultas Agama Islam Rp. 5 juta rupiah
4. Fakultas Ilmu Pendidikan Rp. 5 juta rupiah
5. LPSI (lembaga pengembangan studi Islam) Rp. 15 juta rupiah
Jumlah dana pengadaan bahan pustaka untuk UPT Perpustakaan UAD Kampus I tahun ajaran 2003/2004 sebesar Rp. 105 juta rupiah.
D. Kendala-Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka
Kendala-kendala dalam pengadaan bahan pustaka yang terjadi di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
1. Belum adanya pemahaman yang jelas antara kegiatan seleksi bahan pustaka dan kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena kegiatan seleksi dan pengadaan dilaksanakan oleh orang yang sama.
2. Kegiatan pengadaan bahan pustaka pada tahun ini ditunda sampai bulan Juni, karena anggaran pengadaan dialihkan untuk pembanggunan gedung Kampus II UAD di jl. Pramuka Yogyakarta.tetapi ada 1 fakultas dari 11 fakultas yang ada dilingkungan kampus UAD yang kegiatan pengadaan dapat terrealisir karena buku – buku yang di pesan melalui penerbit sudah datang, yaitu fakulktas Ilmu Pendidikan (FIP) jurusan Bimbingan Konseling (BK), untuk fakultas – fakultas yang kegiatanya tertunda harus menunggu sampai bulan Juni.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibahas didepan, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, terdapat kebijakan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengadaan tersebut adanya secara lisan, tetapi secara tertulis tidak ada, sehingga mengakibatkan beberapa staf bagian pengadaan tidak mengetahui kebijakan pengadaan yang dijalankan.
2. Metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
a. Pembelian bahan pustaka melalui penerbit, pembelian bahan pustaka saat penerbit datang ke UPT Perpustakaan UAD Kampus I.
b. Hadiah.
c. Sumbangan
B. Saran
Saran yang dapat disampaikan penulis sebagai berikut:
1. Kegiatan pengadaan merupakan kegiatan yang penting pada suatu perpustakaan, maka agar kegiatan pengadaan berjalan lancar dana (anggaran) untuk pengadaan jangan digunakan untuk kegiatan yang lain seperti yang dilakukan oleh pihak UAD yaitu dialihkan untuk pembangunan gedung UAD kampus II di jl. Pramuka. Hal ini dapat mempengarui perkembangan koleksi yang ada dan kebutuhan pemakai tidak dapat terpenuhi dengan baik.
2. Agar dibuat kebijakan pengadaan secara tertulis agar dapat diketahui oleh semua staf / karyawan yang ada.
3. Staf pengadaan dan seleksi diharuskan mengikuti diklat, untukmemperoleh pendidikan tentang perpustakaan atau mengangkat staf (karyawan) yang minimal mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan (D3) agar kegiatan pengadaan tidak bercampur dengan kegiatan seleksi. Dan staf pengadaan hanya melakukan kegiatan pengadaan, staf seleksi hanya melaksanakan kegiatan seleksi.
DAFTAR PUSTAKA
Arianto, Suharsini. 1998. Prosedur Penelitian, suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta:PT.Rineka Cipta.
Faisal, Sanapiah. 1999. Format–format Penelitian Sosial. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada..
Lasa Hs. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
_______. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta: Adicita Karya Nusa.
Singarimbun, Masri. 1985. Metode Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES
Sulistyo – Basuki.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
________. 1991.Teknik dan Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah.1993. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Yulia, Yuyu. 1993. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka..Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud.
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Ijin Praktik Kerja lapangan
Lampiran 2. Surat Balasan Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 4, Surat Tugas
Lampiran 5, Struktur Organisasi Makro
Lampiran 5. Struktur Organisasi Mikro
Lampiran 6. Jadual PKL di UPT Perpustakaan UAD Kampus I
Lampiran 7. Surat Pengantar
Lampiran 8. Tata Tertib Pengunjung UPT Perpustakaan UAD
Lampiran 9. Tata Tertib Pengunjung luar Kampus UAD
Lampiran 10. Formulir Pendaftaran Kartu Anggota Baca
Lampiran 11. Contoh Kartu Baca
Lampiran 12. Permohonan menjadi Anggota Perpustakaan UAD
Lampiran 13. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan UAD
Lampiran 14. Permohonan Dana Pengadaan Bahan Pustaka
Lampiran 15. Daftar Usulan Pengadaan Buku tahun 2004
Lampiran 16. Daftar Usulan Pengadaan Buku LPSI tahun 2003/2004
Lampiran 17. Daftar Usulan Pengadaan Buku Prodi Menejemen tahun 2003/2004-
Lampiran 18. Call Number
Lampiran 19. Kantong Buku
Lampiran 20. Kartu Buku dan Tslip Pengembalian
Lampiran 21. Surat Pengantar Bebas Perpustakaan
Lampiran 22. Surat Keterangan Benas Perpustakaan
#Skripsi
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu fungsi perpustakaan adalah menyimpan koleksi yang diperlukan oleh pemakai. Sebuah perpustakaan dalam penyajian informasi harus mengenal kemauan pemakai. Hal ini bertujuan agar koleksi yang disajikan bermanfaat bagi pengguna. Untuk itu perpustakaan yang ideal adalah mampu menyediakan koleksi sesuai kebutuhan pemakai.
Pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Menurut Yuyu Yulia (1993 : 17), untuk mencapai pengembangan koleksi yang sesuai dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan pemakai maka perpustakaan harus menetapkan kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis berisikan tentang prioritas, penolakan dan persetujuan atas bahan pustaka yang akan di seleksi. Kebijakan ini harus dijadikan pegangan bagi pustakawan dalam proses penyeleksian bahan pustaka. Penyeleksian ini bertujuan untuk mendapatkan bahan pustaka yang sesuai kebutuhan pemakai, masih adakah di pasaran, mutu yang baik serta sesuai dengan tujuan perpustakaan, dalam hal pengadaan bahan pustaka.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang bertugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis bahan pustaka (Yuyu Yulia, 1993 : 1). Kegiatan pengadaan merupakan kegiatan unit pelaksana teknis yang penting bagi suatu perpustakaan dalam rangka memperluas koleksi dan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai maka kegiatan pengadaan bahan pustaka ini harus dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman luas tentang bahan pustaka, trampil dalam urusan administrasi serta mengetahui fungsi dan tujuan perpustakan, agar koleksi yang disajikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Alasan penulis memilih judul pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, karena kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting untuk dilaksanakan di perpustakaan, karena kegiatan ini menjadi salah satu faktor yang menunjang bagi perpustakaan dalam pemenuhan kebutuhan informasi bagi pemakai.
Perumusan Masalah
Masalah dalam laporan pengadaaan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
Bagaimana kebijakan pengadaan koleksi di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1 .
Metode apakah yang digunakan dalam pengadaan bahan pustaka.
Tujuan
Tujuan penulisan laporan ini adalah:
Penulis mengetahui apa saja kebijakan pengadaan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Penulis mengetahui metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan oleh UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Tujuan diadakannya praktik kerja lapangan adalah:
1. Penulis terlibat langsung dalam kegiatan di Perpustakaan atau tempat PKL.
2. penulis mengetahui proses, budaya, sistem kerja, dan kompetensi yang dibutuhkan di tempat kerja.
3. Penulis dapat berinteraksi dengan para pustakawan, pimpinan, lembaga/ intansi/perusahaan maupun sistem yang terdapat didalamnya sehingga dapat mempromosikan dirinya sebagai calon tenaga yang kompetensi.
Waktu dan Tempat PKL
Praktik kerja lapangan betempat di Universitas Ahmad Dahlan Kampus 1, yang beralamat di jl. Kapas 9 Semaki Yogyakarta 55164. Pelaksanaan dimulai tanggal 16 Februari – 16 Maret 2004 pada hari Senin – Jumat. Adapun jadwalnya adalah sebagai berikut:
Hari Senin – Kamis : pukul 08.00 – 13.30.
Hari Jumat : pukul 08.00 – 11.00
Metode pengumpulan data.
Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam laporan ini diperoleh dengan metode- metode sebagai berikut:
Metode Observasi.
Metode Observasi merupakan metode pengamatan langsung terhadap suatu benda, kondisi, situasi, proses dan kegiatan (Faisal, 1999 : 52). Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data mengenai : proses dan kegiatan yang berlangsung di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, mengetahui keaadan atau kondisi dari UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, struktur organisasi, penguna serta pelayanan UPT Perpustakaan UAD Kampus 1.
Metode Wawancara.
Metode Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan jalan wawancara yaitu: mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden (Singarimbun, 1985 : 145). Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data: mengenai besarnya anggaran keseluruhan kegiatan yang dilaksanakan, kebijakan pengadaan, metode pengadaan, jumlah personalia dan pendidikannya, jenis koleksi (bahan pustaka) yang ada di UPT Perpustakaan Kampus I UAD, dan struktur organisasinya.
Dalam pelaksanaanya penulis melakukan wawancara dengan Kepala UPT Perpustakaan dan karyawan yang ada.
Metode Dokumentasi.
Metode Dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang bersumber pada benda – benda tertulis seperti buku, majalah, dokumen dan sebagainya(Arikunto, 1998 : 149). Metode ini digunakan penulis untuk mendapatkan data tentang sejarah singkat, tugas dan fungsi, personalia, pengguna, landasan teori tentang pengadaan bahan pustaka serta letak gedung dan tata ruang.
F. Sistematika Penulisan Laporan.
Sistematika dalam penulisan laporan ini terbagi dalam 5 bagian yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan laporan, waktu dan tempat praktik, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UAD KAMPUS I
Meliputi sejarah singkat, tugas, fungsi, struktur organisasi, letak gedung dan tata ruang, personalia, koleksi, pengguna, pelayanan perpustakaan, dan anggaran.
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi tentang pengertian pengadaan bahan pustaka, jenis-jenis bahan pustaka, kebijakan pengadaan, verifikasi dalam kegiatan pengadaan, metode pengadaan bahan pustaka dan teknik pemesanan bahan pustaka.
BAB IV PEMBAHASAN
Berisi tentang pembahasan dari perumusan masalah mengenai suatu topik dengan membandingkan antara kondisi riil dengan teori yang telah dimunculkan.
BAB V PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dan saran.
BAB II
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UAD YOGYAKARTA
Sejarah UPT Perpustakaan UAD
Perpustakaan UAD didirikan berawal dari kursus BI (sekarang stara dengan gelar sarjana muda) Muhammadiyah pada tahun 1957. Kemudian kursus BI di Integrasikan menjadi FKIP Muhammadiayah Cabang Jakarta. Tahun 1972 IKIP Muhammadiyah mandiri di bawah Yayasan Perguruan Tinggi Muhammadiyah dan kemudian mengembangkan diri menjadi IKIP Muhammadiyah Yogyakarta. Proses perjalanan selanjutnya demi mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan memenuhi tuntutan dan dinamika tenaga kerja yang dihadapi serta dilandasi iman dan taqwa, maka IKIP Muhammadiyah dikembangkan menjadi Universitas Ahmad Dahlan (UAD), berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 102/D/0/1994. Maka sejak saat itu pula perpustakaan secara resmi bernama UPT Perpustakaan Universitas Ahmad Dahlan.
Tugas dan Fungsi
Tugas dan fungsi UPT Perpustakaan UAD: memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat atau dengan kata lain “Memenuhi Kebutuhan Informasi yang bersifat ilmiah maupun umum dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi Universitas Ahmad Dahlan. ” Tugas selanjutnya dijabarkan menjadi 5 fungsi yakni :
Menyediakan (pengadaan) dan mengolah bahan pustaka
Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka
Merawat bahan pustaka
Memberikan layanan referensi
Menjalankan urusan tata usaha perpustakaan
Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UAD
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan seluruh tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fyngsi satu dengan fungsi yang lainnya, yang melaksanakan tugas dan tujuan organisasi (Soeatminah, 1993 : 57).
Struktur organisasi UPT Perpustakaan UAD menggunakan sistem semi desentralisasi, karena UPT Perpustakaan UAD hanya ada satu kepala UPT Perpustakaan, tetapi untuk pelayanannya tersebar di tiga tempat yaitu UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, UPT Perpustakaan Kampus II, dan UPT Perpustakaan UAD Kampus III. Sesuai kedudukannya sebagai unit pelaksana Teknis maka UPT Perpustakaan UAD berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Adapun pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I. UPT Perpustakaan UAD dipimpin oleh seorang Kepala UPT Perpustakaan yang ditunjuk dan diangkat oleh Rektor. Kepala UPT Perpustakaan mengangkat seorang kepala bagian tata usaha untuk melaksankan kegiatan di bagian administrasi. Di samping itu kepala UPT Perpustakaan UAD juga menunjuk beberapa staf untuk melaksanakan kegiatan pelayanan di masing – masing UPT Perpustakaan UAD, baik UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, Kampus II, dan Kampus III (lampiran 3 dan 4).
Dalam melaksanakan tugasnya, kegiatannya, layanan perpustakaan disalurkan 3 sub unit layanan.
1. Sub unit layanan teknis, meliputi kegiatan-kegiatan :
a. Pengadaan
b. Inventarisasi
c. Klasifikasi
d. Katalogisasi
e. Pengolahan fisik
f. Penjajaran katalog dan pengerakan buku
g. Penyusunan indeks, abstrak dan bibiliografi
h. Pemeliharaan/ perawatan bahan pustaka
2. Sub unit layanan pembaca, meliputi kegiatan-kegiatan :
a. Layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
b. Layanan rujukan (referensi informasi)
c. Layanan majalah
3. Sub unit layanan khusus, meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Publikasi dan statistik
b. Kerjasama pengadaan
c. Pendidikan pemakai
(Sumber : Dokumentasi UPT UAD tahun 2000)
Letak Gedung dan Tata Ruang
UPT Perpustakaan UAD Kampus 1 berada di lingkungan kampus UAD Kampus 1. Lokasi Perpustakaan UAD Kampus 1 beraalamtkan di jl Kapas No. 9 Semaki Yogyakarta 55166, Telp. (0274) 564604, dengan luas bangunan 160 m. Gedung tersebut terbagi dalam ruang – ruang sebagai berikut:
1. R Ruang koleksi bahan pustaka dan ruang baca
2. Ruang baca skripsi atau thesisi
3. Ruang kerja kapala UPT Perpustakaan
4. Ruang staf perpustakaan
5. Ruang layanan peminjaman (sirkulasi) dan pengambilan bahan pustaka
6. Ruang tempat majalah dan koran
7. Ruang pengolahan bahan pustaka (prosessing)
8. Ruang koleksi cadangan
9. Gudang
10. Ruang penitipan tas
11. Ruang katalog atau komputer
(Sumber : Dokumentasi UPT Perpus UAD tahun 2000)
Personalia
Personalia merupakan unsur penentu maju mundurnya sebuah perpustakaan. Untuk itulah perpustakaan membutuhkan tenaga – tenaga profesional yang benar-benar mendalami perpustakaan dan menjadikan pekerjaan tersebut sebagai profesi. Untuk pelaksanaan kegiatan sehari-hari di UPT Perpustakaan UAD, dilaksanakan oleh 19 orang staf / karyawan. Dari ke-19 karyawan tersebut satu orang menjabat sebagai kepala UPT Perpustakaan, 6 orang bekerja di UPT Perpustakaan kampus I, Jl. Kapas, 5 orang di UPT Perpustakaan Kampus II, Jl. Pramuka dan 7 orang lainnya di kampus III Jl. Soepomo Janturan.
Di UPT Perpustakaan kampus I ada seorang staf ( 1 orang ) staf yang berpendidikan Perpustakaan (D3), 3 orang staf berpendidikan S1, 1 orang dengan tingkat pendidikan SMEA dan 1 orang dengan tingkat pendidikan SMA. Dua orang staf / karyawan di UPT Perpustakaan kampus I ada yang bertugas membantu kepala UPT Perpustakaan, yaitu :
1. Kasus Unit Layanan Teknis, bertanggung jawab mengenai urusan-urusan teknis, seperti : pemrosesan buku, penggerakan buku pada tempatnya dan lain – lain.
2. Kasus Unit Layanan Pembaca, yang bertanggung jawab mengenai pemakai jasa perpustakaan, antara lain : sirkulasi, menerapkan sanksi kepada pembaca.
Tugas dari kepala UPT Perpustakaan itu sendiri adalah : melaksanakan sebagian dari tugas-tugas pimpinan di bidang layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitain dan pengabdian kepada masyarakat (Sumber: Wawancara dengan staf UPT Perpustakaan UAD).
Berikut ini susunan, nama dan jabatan serta pendidikan terakhir
Tabel 1
Personalia UPT Perpustakaan
UAD Kampus 1
NO NAMA JABATAN PENDIDIKAN
1. Drs. H.M. Sudarto Kepala UPT Perpustakaan Master Agama UII
2. Subagyo A.Md Kasub Unit Layanan Teknis DIII UGM Ilmu Perpustakaan
3. Dra. Sri Windarti - S1 IKIP Muh. Yk + Diklat
4. Muryani Khikmawati, S.Pd - S1 IKIP Negeri Yk + Diklat
5. Aisyah Kartika J - S1 UGM Ekonomi
6. Endang B.S Kasub Unit Layanan Pembaca SMEA + Diklat
7. Suradi Bagian Sirkulasi SMEA + Diklat
Sumber: Wawancara dengan Staf UPT Perpustakaan “UAD”Kampus I tahun 2004
Pengguna
Pengguna di UPT Perpustakaan UAD adalah sekelompok orang yang bergerak dibidang keilmuan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah : peneliti, dosen dan mahasiswa. Mereka dianggap memiliki frekwensi kebutuhan akan informasi yang tinggi dan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Disamping kelompok di atas terdapat kelompok pengguna lain dalam menunjang pelaksanaan tugas yaitu : karyawan administrasi dan pustakawan.
Untuk pengguna dari luar, harus mendapatkan kartu baca dengan mendaftarkan diri dengan ketentuan yang ada. Pengguna di UPT Perpustakaan UAD dibagi menjadi dua yaitu :
1. Pengguna aktif
Pengguna aktif adalah : pengguna yang secara tetap memanfaatkan koleksi yang ada dalam memenuhi kebutuhan informasi.
2. Pengguna potensial :
Pengguna potensial adalah : kelompok pengguna yang belum secara tetap memanfaatkan koleksi atau bahkan tidak pernah menggunakan.
(Sumber : Dokumentasi UPT Perpustakaan dan observasi saat PKL)
Koleksi
Koleksi perpustakaan yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UAD adalah : buku, majalah, skripsi, thesis, hasil penelitiam dan surat kabar.
Tabel : II
Koleksi UPT Perpustakaan UAD
Kampus I dari Tahun 1997 – Desember 2003
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Eksemplar Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6. Buku
Skripsi
Thesis
Hasil Penelitian
Majalah
Surat Kabar 3.577
605
3
132
17
5 8.716
605
3
132
1.715 Nama surat kabar :
1. Kedaulatan Rakyat
2. Jawa Post
3. The Jakarta Post
4. Minggu Pagi
5. Republika
(Sumber : Data UPT Perpust. I tahun 2003)
Tabel III
Jumlah Koleksi Buku (Pertambahan Buku)
Per Fakultas tahun 1997 – Des 2003
NO
TAHUN FAKULTAS
EKONOMI PSI FAI FKIP
Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks
1 1997 14 31 12 12 91 104 680 1850
2 1998 65 136 103 162 48 80 14 14
3 1999 47 125 - - - - - -
4 2000 30 223 - - 13 13 6 6
5 2001 213 599 41 128 61 81 312 455
6 200 149 353 221 520 23 14 435 890
7 2003 250 702 227 547 320 691 202 903
Jumlah 768 2169 604 1419 556 1010 1649 4118
( Sumber data koleksi Buku UPT Perpus Th 1997 – Desember 2003)
TABEL : IV
Jumlah Koleksi Buku Per Fakultas
Bulan Desember 2003
No. FAKULTAS JUDUL EKSEMPLAR
1.
2.
3.
4. F. Ekonomi
F. Psikologi
F. Agama Islam
F. KIP 768
604
556
1.649 2.169
1.419
1.010
4.118
Jumlah 3.577 8.716
(Sumber : Data UPT Perpustakaaan tahun 2003)
Layanan Perpustakaan
1. Sistem layanan
Sistem layanan yang digunakan adalah sistem layanan terbuka (opened access) yaitu : sistem layanan pembaca mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mencari atau menemukan bahan pustaka yang diinginkan tanpa harus melalui petugas.
2. Macam layanan UPT Perpustakaan
Layanan peminjaman merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai, yang dilakukan oleh bagian sirkulasi kepada anggota perpustakaan yang telah diatur dalam peraturan dan tata tertib peminjaman pustaka. Adapun laayanan yang ada di UPT perpustakaan adalah :
a. Layanan rujukan (referensi) dan Informasi
Bentuk layanan ini berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi pemakai atau mereka yang membutuhkan informasi.
b. Layanan majalah dan surat kabar
Majalah yang ada pada perpustakaan adalah : majalah ilmiah, majalah hiburan, jurnal ilmiah dan surat kabar.
c. Layanan koleksi skripsi dan thesis
Layanan ini adalah layanan yang menyediakan sebagian koleksi skripsi dan thesis yang dimiliki perpustakaan. Layanan ini hanya dibaca di tempat.
d. Layanan koleksi penelitian
Koleksi penelitian hanya dapat dibaca di tempat.
e. Layanan koleksi baca
Layanan koleksi baca adalah : suatu bentuk layanan kepada pemakai dengan menyediakan minimal satu (1) eksemplar dari setiap judul bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.
f. Layanan sirkulasi dan pengembalian bahan pustaka
Layanan ini merupakan layanan yang diberikan untuk pemakai dalam rangka pemanfaatan bahan pustaka yang dimiliki.
3. Hari jam buka dan jam layanan
a. Hari jam buka perpustakaan
Pagi : Senin – Kamis : 07.30 – 14.00 WIB
Jum’at : 07.30 – 11.00 WIB
Sabtu : 07.30 – 13.00 WIB
Sore : Senin – Jum’at : 13.00 – 19.30 WIB
Sabtu : 13.00 – 17.00 WIB
b. Hari jam layanan peminjaman dan pengembalian buku
Pagi : Senin – Kamis : 08.00 – 13.00 WIB
Jum’at : 08.00 – 10.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 12.00 WIB
Sore : Senin – Jum’at : 14.00 – 18.30 WIB
Sabtu : 14.00 – 17.30 WIB
Anggaran
UPT Perpustakaan UAD Yogyakarta dalam menjalankan kegiatan sehari -hari yaitu untuk pengadaan sarana dan prasarana, pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan perawatan, membutuhkan dana dan anggaran. Adapun sumber anggaran tersebut diperoleh dari :
Anggaran pusat, yaitu 5% diambil dari anggaran rutin per semester UAD. Untuk memperoleh anggaran dari pusat, pihak UPT Perpustakaan UAD harus mengajukan proposal yang ditandatangani oleh pembantu Rektor 1, kemudian melalui bendahara yayasan.
Dana sumbangan, yaitu anggaran rutin yang berasal dari perorangan (mahasiswa, dosen). Sumbangan biasanya berwujud buku atau jurnal, tetapi ada yang berwujud uang. Jumlah dan waktu kedatangannya tidak dapat dipastikan.
Dana perpustakaan, yaitu dana yang dihasilkan oleh perpustakaan itu sendiri, seperti uang denda bagi anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan bahan pustaka, dikenakan denda sebesar Rp.300,00 per hari untuk satu eksemplar. Bagi anggota perpustakaan yang menghilangkan bahan pustaka wajib mengganti dengan bahan pustaka lain yang serupa ditambah dengan membayar keterlambatan serta biaya pemrosesan sebesar Rp.3000,00 untuk satu buah buku. Uang denda tersebut digunakan untuk keperluan teknis, seperti membeli perlengkapan alat tulis.
BAB III
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Pengadaan.
Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ilmuwan antara lain:
1. Menurut Yuyu Yulia (1993 : 1), pengadaan merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka.
2. Menurut Lasa H.S. (1998 : 2), Acquisition atau pengadaan adalah suatu tugas pekerjaan, bagian, seksi disuatu perpustakaan yang berwenang dan bertugas mengadakan bahan pustaka dalam bentuk buku maupun non buku.
3. Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 27), pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah suatu tugas di perpustakaan untuk mengadakan bahan pustaka baik dalam bentuk buku atau non buku, setelah dilakukan suatu pemilihan untuk memperoleh bahan pustaka yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi, mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka, dan mencapai sasaran unit informasi.
B. Jenis – jenis Bahan Pustaka.
Bahan pustaka menurut Sulistyo – Basuki (1991 : 33), antara lain:
1. Karya cetak atau karya grafis seperti: buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan.
2. Karya non cetak atau karya non rekam seperti: piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video.
3. Bentuk mikro seperti: mikrofilm, mikrofis, dan mikroopaque.
4. Karya dalam bentuk elektronik seperti: disket, pita magnetik, dan kelongsong elektronik (catridge).
Jenis – jenis bahan pustaka menurut Yuyu Yulia (1993 : 3), antara lain:
1. Karya Cetak.
Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak seperti:
a. Buku
Bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan yang utuh dan paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan.
b. Terbitan berseri.
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu tertentu. Bahan pustaka yang termasuk dalam terbitan berseri antara lain: harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan), dan laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu.
Karya non cetak atau bahan non buku.
Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang tidak dituangkan dalam bentuk cetak seperti buku, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar, dan sebagainya. Jenis bahan pustaka ini antara lain:
Rekaman suara, yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
Gambar hidup dan rekaman video, yaitu film dan kaset video.
Bahan grafika. Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (lukisan, bagan, foto), dan bahan pustaka yang harus dilihat dengan bantuan alat (transparansi dan film strip).
Bahan kartografi, yaitu peta, atlas, foto udara, dan sebagainya.
Bentuk Mikro.
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan mikro reader. Bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan, yaitu:
Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film.
Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75mm x 125 mm.
Mikroopaque, bentuk mikro yang informasinya dicetak ke dalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya.
Karya dalam bentuk elektronik.
Karya bentuk ini antara lain pita magnetis, cakram, disc, dan sebagainya.
C. Kebijakan Pengadaan
Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 29), kebijakan merupakan alih kata dari “policy” bukan kebijaksanaan. Kebijakan pengadaan merupakan kebijakan yang penting dari sebuah unit informasi, yang merupakan luaran sebuah keputusan resmi yang telah ditimbang masak–masak, dan hasil keputusan ini merupakan kebijakan unit pengadaan. Kebijakan ini merupakan pertimbangan dari beberapa hal yaitu:
1. Anggaran unit informasi serta sumber yang tersedia. Hal ini mencakup dana keseluruhan dan kualifikasi staf yang akan memilih buku.
2. Dokumen yang dibeli dalam bidang spesialisasi unit informasi dan disiplin berkaitan.
3. Obyek unit informasi dewasa ini serta prioritas informasi.
4. Jenis unit informasi, yang menimbang faktor hukum, besar unit, serta fungsi unit informasi, apakah merupakan badan yang berdiri sendiri ataukah merupakan badan bawahan dari sebuah badan induk yang lebih besar.
5. Jenis jasa yang diberikan oleh unit informasi serta tipe pemakai yang dilayani.
6. Hubungan dengan unit informasi lain sebagai persiapan dasar untuk bekerja sama dalam hal pertukaran dokumen atau penggunaan bersana atas koleksi bersama.
Menurut Lasa H.S. (2002 : 9), koleksi merupakan koleksi utama dalam suatu perpustakaan, oleh karena itu dalam pengadaan dan pembinaanya perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Untuk pengadaan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi perlu ditetapkan kebijakan oleh kepala perpustakaan, dosen, maupun usulan mahasiswa perlu ditetapkan anggaran rutin dan non rutin perpustakaan untuk pengadaan koleksi, pemeliharaan, langganan majalah, langanan surat kabar maupun untuk keperluan kartu–kartu.
2. Perlu dibuat perencanaan pengembangan fisik, saran dan prasarana, serta penyediaan fasilitas teknologi informasi mutakhir dalam jangka pendek dan jangka panjang.
3. Dalam usaha pengembangan koleksi perpustakaan dimungkinkan adanya kerja sama dengan pihak lain dengan dasar saling menguntungkan.
4. Kebijakan pengadaan koleksi didasar atas pertimbangan sebagai berikut:
Relevansi
Untuk pembelian dan penerimaan koleksi perpustakaan hendaknya selalu dikaitkan dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Perundangan dan peraturan pemerintah.
Pengelola perlu memperhatikan pandangan, peraturan maupun kebijaksanan pemerintah pusat/ daerah tentang penerbitan dan perbukuan di Indonesia.
c. Penulis
Perpustakaan harus berhati–hati dalam pembelian buku karena penulis sering memasukan ide atau pemikiran yang tidak sejalan dengan pola pemikiran ajaran–ajaran islam atau dengan kurikulum yang berlaku.
d. Penerbit
Penerbit merupakan badan usaha yang berorientasi pada idealisme dan bisnis. Perpustakaan harus selektif dalam menyediakan buku – buku, harus diteliti penerbitnya.
e. Kualitas materi
Yang perlu diperhatikan dalam kualitas materi adalah tentang fisik buku, seperti kualitas kertas, penjilidan, tata letak. Dari sini dapat diketahui keaslian buku karena tidak sedikit buku yang dibajak terutama buku–buku paket.
f. Sistematika penulisan
Sebuah buku harus mengikuti tata cara penulisan yang berlaku, seperti pembagian bab, penomoran, pemilihan huruf besar /kecil, dan sebagainya. Buku yang tidak sistematis akan membingungkan pemakai.
g. Tahun terbit
Dalam pemilihan buku terutama buku – buku pelajaran hendaknya dipilih buku terbitan terbaru, karena kandungan buku terbitan lama mungkin sudah tidak cocok /sesuai dengan kurikulum yang ada.
D. Verifikasi dalam Kegiatan Pengadaan.
Alat bantu identifikasi dan verifikasi ini merupakan alat yang digunakan untuk melengkapi data sebelum untuk memutuskan pengadaan pembelian suatu koleksi bahan pustaka. Alat identifikasi dan verifikasi menurut Yuyu Yulia (1993 : 30), adalah alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan daftar bibliografi saja, kadang–kadang dengan harga. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui judul apa yang telah terbit atau yang akan terbit di bidang subyek tertentu, pengarang tertentu, di negara tertentu, atau dalam kurun waktu tertentu. Jadi alat ini (verifikasi) digunakan untuk memverifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat,berapa harga buku, beredar di pasaran apa tidak.
Contoh alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah:
- katalog penerbit
- berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional Indonesia, book inprint
- katalog perpustakaan penting untuk subyek ataumedia tertentu
- publisher’s trade list annual (daftar buku – buku yang diterbitkan setiap tahun yang didalamnya terdapat informasi pengarang, judul, tempat terbit, penerbit, harga, dan sebagainya)
Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Metode pengadaan bahan pustaka merupakan suatu metode yang digunakan oleh suatu perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka yang disajikan. Menurut Lasa H.S. (2002 : 11), pengadaan bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan dapat berasal dari:
1. Hadiah
Bahan pustaka hadiah ini kadang–kadang tidak sesuai dengan tujuan dan misi suatu perpustakaan, karena hadiah itu tergantung pada yang memberi dan tidak sesuai dengan kebutuhan penerimaan hadiah.
2. Sumbangan
Bahan pustaka yang berasal dari sumbangan pada umumnya sesuai atau mendekati kesesuaian dengan kebutuhan perpustakaan karena pihak perpustakaan lebih dulu mengajukan permohonan sumbangan dengan kriteria tertentu baik lisan atau tertulis.
3. Pembelian
Penambahan koleksi perpustakaan secara rutin mutlak diperlukan, untuk itu diperlukan anggaran rutin yang jumlahnya antara 10% – 20% dari seluruh anggaran perpustakaan.
4. Tukar menukar
Koleksi yang tidak relevan dengan tujuan dan misi perpustakaan dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lembaga–lembaga lain yang lebih memerlukan.
5. Titipan
Titipan yang berasal dari para Dosen, karyawan, atau lemaga yang dititipkan ke perpustakaan.
Menurut Sulistyo–Basuki (1991 : 222) metode pengadaan bahan pustaka oleh perpustakaan meliputi:
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan di penerbit pada toko buku.
2. Pertukaran
Pustaka tertentu tidak dapat dibeli ditoko, hanya dapat diperoleh melalui pertukaran ataupun hadiah. Untuk bahan pertukaran sebaiknya perpustakaan menerbitkan berbagai terbitan termasuk penerbitan bahan induk.
3. Hadiah
Perpustakaan dapat menerima pustaka sebagai hadiah, ini berati perpustakaan dapat menghemat biaya pembelian. Hadiah hanya dapat diterima bila memenuhi persyaratan yang ditetapkan perpustakaan mana kala perpustakaan tersebut telah meneliti dengan seksama subyek koleksi hadiah tersebut sesuai kepentingan perpustakaan.
4. Keanggotaan Organisasi
Kadang–kadang perpustakaan atau badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah perhimpinan atau organisasi yang biasanya anggota perhimpunan atau
organisasi tersebut memperoleh terbitan tersebut secara cuma – cuma.
Metode pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran menurut Yuyu Yulia (1993 : 55) mempunyai beberapa tujuan :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikasi hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional.
Bahan pustaka dari hadiah menurut Yuyu Yulia (1993 : 55) bisa diperoleh dengan dua cara :
1. Atas permintaan
Prosedur yang harus dilakukan adalah :
a. Mepersiapkan daftar donatur yang akan dimintai sumbangan.
b. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan.
c. Daftar permohonan dikirimkan disertai surat pengantar.
d. Jika permintaan telah terpenuhi, periksa dan cocokan dengan surat pengantarnya,kemudian kirim ucapan terima kasih.
2. Tidak atas permintaan
Prosedur yang harus dilakukan adalah :
a. Bahan pustaka yang dikirimkan dicocokan dengan surat pengantarnya.
b. Perpustakaan menulis ucapan terima kasih
c. Diperiksa kesesuaian antara subyek dengan tujuan perpustakaan dan keasliannya, jika sesuai dapat diproses.
d. Jika tak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan kepada orang lain.
Teknik Pemesanan Bahan Pustaka
Teknik pemesanan bahan pustaka menurut Yuyu Yulia (1993 : 46) dapat dilakukan melalui 3 cara yaitu :
1. Pemesanan bahan pustaka melalui penerbit
Pemesanan ini dapat dilakukan melalui penerbit luar negeri dan penerbit dalam negeri. Pemesanan langsung kepada penerbit biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan penerbit tersebut. Cara pemesanan melalui penerbit adalah:
a. Tentukan penerbit yang dapat melayani pemesanan buku tersebut.
b. Buat daftar pemesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
c. Kirimkan daftar pesanan buku tersebut kepada penerbit untuk diperiksa ketersediannya buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “Proforma invoice” yaitu daftar buku yang dilengkapi dengan harganya.
d. Setelah invoice diterima, periksa dana yang tersedia.
e. Lakukan pembayaran, dapat secara langsung atau melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan kepada penerbit dengan disertai surat pengantar dan “proforma invoice”.
g. Foto kopi pembayaran melalui bank harus disimpan.
2. Pemesanan buku melalui toko buku
Pembelian secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang khusus (misalnya ada persyaratan melalui tender, dan sebagainya). Cara pemesanan buku melalui toko adalah :
a. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap 3. Dua disusun dalam daftar pesan dan satu disiapkan dalam katalog.
KARTU PESAN
Pengarang :
Judul :
Edisi : Tahun :
Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah :
Agen : Harga Satuan :
Pemesanan : Tanggal Terima :
Tanggal Pesan :
Gambar 1 : Contoh Kartu Pesan
b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul yang diambil dari kartu pesanan diatas,dan disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas tentukan prioritasnya.
No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jml
eks Harga Pemesan
Gambar 2 : Format Daftar Pesanan Buku
c. Tentukan toko buku yang terlengkap yang ada dikota dimana perpustakaan itu berada.
d. Daftar pesanan yang telah dibuat diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapat layanan.
e. Lakukan pembayaran sebesar jumlah pembelian dan minta bukti pembayarannya beserta faktur pembeliannya.
f. Beri tahu pada pemesan bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
g. Untuk judul buku yang tidak dapat dibeli di toko buku tersebut perlu dicarikan toko buku lain yang terdekat.
3. Pemesanan melalui agen buku
Pemesanan melalui agen buku dapat dilakukan oleh perpustakaan untuk buku-buku terbitan luar negeri. Pemesanan melalui agen dapat dengan mudah dilakukan oleh para pustakwan, karena dengan melalui agen semua pesanan judul-judul yang berasaal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi juga menindak lanjuti dengan membantu memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan memesan.
BAB IV
PEMBAHASAN
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis, dengan kegiatan menyediakan/mengadakan buku /bahan pustaka , untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang akan dimanfaatkan oleh pemakainya. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD, disesuaikan dengan tujuan serta misi yang diemban, juga memperhatikan keinginan pemakai. Baik- buruknya mutu koleksi perpustakaan sangat ditentukan oleh kebijakan pengadaan dan metode yang ditetapkan dalam pengadaan bahan pustaka.
Berkaitan dengan hal tersebut, UPT Perpustakaan UAD juga menetapkan suatu kebijakan pengadaan bahan pustaka, yang digunakan sebagai pedoman bagi para staf atau karyawan dalam rangka mengadakan bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai.
A. Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1
Kebijakan pengadaan merupakan kebijakan yang penting dari sebuah unit informasi, yang merupakan luaran sebuah keputusan resmi yang telah di timbang masak – masak dan hasil keputusan ini merupakan kebijakan unit pengadaan(Sulistyo – Basuki, 1991 : 29)
Kebijakan pengadaan yang ada di UPT Perpustakaan UAD, juga merupakan luaran sebuah keputusan yang telah di timbang masak – masak yang merupakan pertimbangan dari beberapa hal yaitu :
1. Adanya kerjasama antara pihak Ka-Prodi dengan pihak UPT Perpustakaan dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka
2. Kepala UPT Perpustakaan mempunyai wewenang untuk mengadakan bahan pustaka bila pihak Ka-Prodi tidak memberikan daftar usulan buku ke perpustakaan. Untuk mengadakan bahan pustaka tersebut , kepala UPT Perpustakaan melihat dari daftar usulan buku yang disediakan oleh pihak UPT Perpustakaan yang diisi oleh mahasiswa yang bersangkutan.
3. Ditetapkan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka untuk masing – masing fakultas yang ada di lingkungan kampus UAD.
4. Bahan pustaka yang dibeli sesuai dengan bidang yang ada.
5. Dalam pengadaan bahan pustaka, pihak UPT Perpustakaan UAD juga mempertimbangkan hal – hal sebagai berikut:
a. Relevansi
Dalam pembelian bahan pustaka, disesuaikan dengan tujuan dan misi yang diemban .
b. Perundangan dan peraturan pemerintah
Pihak UPT Perpustakaan UAD dalam mengadakan/ pembelian bahan pustaka, senantiasa memperhatikan perundangan dan peraturan pemerintah agar bahan pustaka yang dibeli sesuai peraturan yang ada.
c. Penulis
Dalam pembelian bahan pustaka, pihak UPT Perpustakaan UAD memperhatikan penulis, agar isi dari bahan pustaka yang dibeli benar-benar sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
d. Penerbit
Dalam pembelian bahan pustaka pihak UPT Perpustakaan UAD juga memperhatikan penerbitnya.
e. Kualitas Materi
Kualitas materi yang diperhatikan dalam pembelian bahan pustaka oleh pihak UPT Perpustakaan UAD adalah tentang fisik buku (kualitas kertas, penjilidan, dan tata letak). Hal ini bertujuan agar diketahui keaslian bahan pustaka yang akan dibeli.
f. Sistematika Penulisan
Dalam pembelian bahan pustaka, harus diperhatikan juga mengenai sistematika penulisan bahan pustaka yang tidak sistematis akan membingungkan pemakai.
g. Tahun terbit
Dalam pembelian bahan pustaka pihak UPT Perpustakaan UAD memilih bahan pustaka terbaru dan bahan pustaka tersebut pasti yang masih beredar di pasaran dan sesuai dengan kurikulum yang ada.
Kebijakan pengadaan bahan pustaka UPT Perpustakaan UAD ini tidak dibuat secara tertulis. Yang berwenang dan bertanggungjawab membuat kebijakan pengadaan bahan pusstaka adalahKepala UPT Perpustakaan UAD dengan persetujuan Rektor.
B. Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam teori metode pengadaan bahan pustaka telah jelas dijelaskan secara panjang lebar.
Metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
1. Pembelian.
Untuk mengadakan pembelian bahan pustaka ini, masing-masing staf menangani 1 Fakultas/jurusan yang ada. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian merupakan sumber terbesar dalam penambahan koleksi perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UAD Kampus I pembelian dilakukan dengan 2 cara yaitu:
a. Pembelian Bahan Pustaka melalui pemesanan Langsung pada Penerbit.
Proses pemesanannya:
Daftar usulan buku dari masing-masing Fakultas/Ka-Prodi, diberikan ke UPT perpustakaan dan diserahkan masing-masing staf sesuai dengan jurusan yang telah ditentukan. Staf UPT Perpustakaan mengecek untuk menentukan harga/biaya pembelian, yang disesuaikan dengan anggaran yang telah disediakan untuk masing-masing fakultas. Untuk menentukan harga, staf UPT Perpustakaan melihat daftar buku dan harga yang telah dikirim penerbit untuk perpustakaan.
Daftar usulan buku yang telah disertai dengan harga buku, dibuatkan Surat Pengantar Pengadaan di TU (rangkap 3), yang kemudian diajukan ke PR II untuk melakukan persetujuan. Jika PR II setuju UPT Perpustakaan langsung mengirimkan daftar usulan buku (pemesanan) pada penerbit yang telah ditunjuk, disertai dengan surat pengantar pengadaan. Dua surat pengantar pengadaan yang lain disimpan oleh
UPT perpustakaan sebagai arsip/bukti pengadaan. Setelah buku yang dipesan datang, staf pengadaan mengecek buku, dengan melihat daftar usulan buku, sesuai atau tidak, jika sesuai, staf meminta bukti pembayaran. Untuk pembayaran ini dilakukan oleh bendahara langsung dengan membawa bukti kwitansi yang telah diketahui oleh kepala UPT Perpustakaan.
b.. Pembelian Bahan Pustaka saat Penerbit datang ke UPT perpustakaan UAD Kampus I
Prosedur pembelian yang dilakukan adalah:
1) Perpustakaan menyerahkan daftar usulan buku dari Ka Prodi pada penerbit untuk melakukan pembelian.
2) Bila buku-buku yang dibutuhkan ada, maka pihak UPT Perpustakaan menentukan harga untuk setiap buku dan disertai dengan anggaran yang tersedia untuk masing-masing Fakultas dan melakukan pembelian.
3) Setelah buku yang dibeli sesuai dengan pesanan maka pembayaran buku dilakukan langsung oleh bendahara yayasan dengan membawa bukti kwitansi yang telah diketahui oleh kepala UPT perpustakaan UAD
2. Hadiah.
Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah di UPT Perpustakaan UAD Kampus I, diperoleh bukan atas permintaan. Tetapi ada lembaga-lembaga tertentu yang dengan sendirinya memberi hadiah ke UPT Perpustakaan UAD Kampus I.
Prosedur penerimaan hadiah yang dilaksanakan adalah:
a. Pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I, menerima bahan pustaka.
b. Pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I menulis surat ucapan terima kasih dan dikirim ke pihak yang bersangkutan
c. Memeriksa subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan atau tidak, terjadi duplikasi atau tidak dengan bahan pustaka yang ada. Jika sesuai maka bahan pustaka dilakukan pengolahan.
Hadiah yang diterima di UPT Perpustakaan UAD Kampus I berasal dari: Asia Foundation, Arab Saudi, UGM, Perpustakaan Daerah, Depag dan sebagainya
3. Sumbangan
Pengadaan bahan pustaka melalui sumbangan diperoleh dari: mahasiswa yang lulus study, UGM, Asia Foundation, IAIN, Kedutaan Arab Saudi (untuk buku-buku Fakultas Agama Islam). Selain sumbangan buku ada sumbangan yang berwujud uang. Untuk sumbangan yang berwujud uang diberikan ke Universitas/Fakultas yang digunakan untuk pembelian / pengadaan buku dan perawatan buku.
C. Alokasi Dana Pengadaan Bahan pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UAD Kampus I setiap tahun yaitu pada semester dua. Sumber dana pengadaan bahan pustaka diperoleh pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I dari Universitas. Waktu perolehan dana yaitu setiap tahun anggaran, dengan cara pihak UPT Perpustakaan UAD Kampus I mengajukan permohonan dana (anggaran) pengadaan ke Universitas yang disetujui oleh Kepala UPT Perpustakaan UAD. Setelah permohonan dana disetujui oleh pihak Universitas maka dana untuk pengadaan bahan pustaka turun. Dana pengadaan tersebut digunakan untuk pengadaan bahan pustaka, yang dibutuhkan para pemakai di lingkunggan UAD.
Jumlah keseluruhan dana pengadaan bahan pustaka untuk tahun akademik 2003/2004 , pada UPT Perpustakaan UAD adalah 350 juta rupiah. Adapun alokasi dana khusus untuk UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah sebagai berikut :
1. Fakultas Psikologi Rp. 40 juta rupiah
2. Fakultas Ekonomi Rp. 40 juta rupiah
3. Fakultas Agama Islam Rp. 5 juta rupiah
4. Fakultas Ilmu Pendidikan Rp. 5 juta rupiah
5. LPSI (lembaga pengembangan studi Islam) Rp. 15 juta rupiah
Jumlah dana pengadaan bahan pustaka untuk UPT Perpustakaan UAD Kampus I tahun ajaran 2003/2004 sebesar Rp. 105 juta rupiah.
D. Kendala-Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka
Kendala-kendala dalam pengadaan bahan pustaka yang terjadi di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
1. Belum adanya pemahaman yang jelas antara kegiatan seleksi bahan pustaka dan kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena kegiatan seleksi dan pengadaan dilaksanakan oleh orang yang sama.
2. Kegiatan pengadaan bahan pustaka pada tahun ini ditunda sampai bulan Juni, karena anggaran pengadaan dialihkan untuk pembanggunan gedung Kampus II UAD di jl. Pramuka Yogyakarta.tetapi ada 1 fakultas dari 11 fakultas yang ada dilingkungan kampus UAD yang kegiatan pengadaan dapat terrealisir karena buku – buku yang di pesan melalui penerbit sudah datang, yaitu fakulktas Ilmu Pendidikan (FIP) jurusan Bimbingan Konseling (BK), untuk fakultas – fakultas yang kegiatanya tertunda harus menunggu sampai bulan Juni.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibahas didepan, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Di UPT Perpustakaan UAD Kampus 1, terdapat kebijakan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengadaan tersebut adanya secara lisan, tetapi secara tertulis tidak ada, sehingga mengakibatkan beberapa staf bagian pengadaan tidak mengetahui kebijakan pengadaan yang dijalankan.
2. Metode pengadaan bahan pustaka yang digunakan di UPT Perpustakaan UAD Kampus I adalah:
a. Pembelian bahan pustaka melalui penerbit, pembelian bahan pustaka saat penerbit datang ke UPT Perpustakaan UAD Kampus I.
b. Hadiah.
c. Sumbangan
B. Saran
Saran yang dapat disampaikan penulis sebagai berikut:
1. Kegiatan pengadaan merupakan kegiatan yang penting pada suatu perpustakaan, maka agar kegiatan pengadaan berjalan lancar dana (anggaran) untuk pengadaan jangan digunakan untuk kegiatan yang lain seperti yang dilakukan oleh pihak UAD yaitu dialihkan untuk pembangunan gedung UAD kampus II di jl. Pramuka. Hal ini dapat mempengarui perkembangan koleksi yang ada dan kebutuhan pemakai tidak dapat terpenuhi dengan baik.
2. Agar dibuat kebijakan pengadaan secara tertulis agar dapat diketahui oleh semua staf / karyawan yang ada.
3. Staf pengadaan dan seleksi diharuskan mengikuti diklat, untukmemperoleh pendidikan tentang perpustakaan atau mengangkat staf (karyawan) yang minimal mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan (D3) agar kegiatan pengadaan tidak bercampur dengan kegiatan seleksi. Dan staf pengadaan hanya melakukan kegiatan pengadaan, staf seleksi hanya melaksanakan kegiatan seleksi.
DAFTAR PUSTAKA
Arianto, Suharsini. 1998. Prosedur Penelitian, suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta:PT.Rineka Cipta.
Faisal, Sanapiah. 1999. Format–format Penelitian Sosial. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada..
Lasa Hs. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
_______. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta: Adicita Karya Nusa.
Singarimbun, Masri. 1985. Metode Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES
Sulistyo – Basuki.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
________. 1991.Teknik dan Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah.1993. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Yulia, Yuyu. 1993. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka..Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud.
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Ijin Praktik Kerja lapangan
Lampiran 2. Surat Balasan Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 4, Surat Tugas
Lampiran 5, Struktur Organisasi Makro
Lampiran 5. Struktur Organisasi Mikro
Lampiran 6. Jadual PKL di UPT Perpustakaan UAD Kampus I
Lampiran 7. Surat Pengantar
Lampiran 8. Tata Tertib Pengunjung UPT Perpustakaan UAD
Lampiran 9. Tata Tertib Pengunjung luar Kampus UAD
Lampiran 10. Formulir Pendaftaran Kartu Anggota Baca
Lampiran 11. Contoh Kartu Baca
Lampiran 12. Permohonan menjadi Anggota Perpustakaan UAD
Lampiran 13. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan UAD
Lampiran 14. Permohonan Dana Pengadaan Bahan Pustaka
Lampiran 15. Daftar Usulan Pengadaan Buku tahun 2004
Lampiran 16. Daftar Usulan Pengadaan Buku LPSI tahun 2003/2004
Lampiran 17. Daftar Usulan Pengadaan Buku Prodi Menejemen tahun 2003/2004-
Lampiran 18. Call Number
Lampiran 19. Kantong Buku
Lampiran 20. Kartu Buku dan Tslip Pengembalian
Lampiran 21. Surat Pengantar Bebas Perpustakaan
Lampiran 22. Surat Keterangan Benas Perpustakaan
0 Comment