A. Latar Belakang
Dewasa ini pertumbuhan dan perkembangan teknologi informasi telah membawa kita masuk ke dalamnya untuk mengamati, mencermati, memahami, dan menerapkannya dalam kehidupan kita. Perpustakaan sebagai salah satu contoh sumber informasi mempunyai peranan dalam pengembangan teknologi informasi tersebut guna pemenuhan kebutuhan pengguna yang sangat beragam , kecenderungan pengguna pada umumnya menginginkan adanya layanan informasi yang serba instan misalnya CD- ROM, internet, microfilm, dan sumber-sumber penelusuran yang lain. (Prihatin, 2002 ).
Ada banyak perpustakaan di Indonesia salah satunya adalah perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan PT adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh PT dengan tujuan utama membantu PT dalam mencapai tujuannya. Dalam pengertian, PT adalah universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademik serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian ( Sulistyo-basuki, 1994: 65 ). Dalam konteks PT perpustakaan berfungsi sebagai penunjang bagi pelaksanaan Tri Dharma PT. Demikian halnya dengan perpustakaan FE- UGM berfungsi sebagai penyimpan dan penyebar informasi bagi pemakainya yang notabenenya adalah civitas akademika yang mempunyai kompetensi yang tinggi terhadap informasi. Melalui perpustakaan civitas akademika FE- UGM dapat mengakses informasi, ilmu, konsep dan wacana yang diperlukan, terutama yang berkaitan dengan disiplin ilmunya. Karenanya perpustakaan FE- UGM berusaha untuk memberikan layanan yang baik dalam memenuhi kebutuhan pemakainya akan informasi. Dalam penyediaan informasi perpustakaan FE- UGM menyajikan 2 bentuk yaitu bentuk cetak dan non cetak. Adapun bentuk cetak disajikan dalam bentuk monograf / buku teks. Sedangkan bentuk non cetak disajikan dalam bentuk piringan hitam atau yang lebih dikenal dengan sebutan CD- ROM.
Menurut pengamatan penulis selama melaksanakan PKL di perpustakaan FE- UGM, akses informasi yang dilakukan oleh civitas akademika sangatlah tinggi, baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun luar FE- UGM. Namun hanya terbatas akses informasi dalam bentuk cetak, sedangkan akses informasi lewat CD- ROM hanya terbatas ketika informasi yang dicari tidak ditemukan dalam bentuk cetak. Salah satu penyebab munculnya hal tersebut adalah perpustakaan FE- UGM lebih menekankan pada pengelolan infoprmasi dalam bentuk cetak sehigga bahan pustaka non cetak kurang begitu mendapat perhatian dalam hal pengelolaannya. Padahal dalam era global saat ini, khususnya CD- ROM bukan merupakan hal baru di dunia perpustakaan. Sistem informasi berbasis komputer ini memiliki keungggulan yang lebih dibanding dengan system informasi yang bersifat manual. Kemampuan dalam kecepatan, ketepatan, penelusuran koleksi- koleksi data dari berbagi macam disiplin ilmu, jurnal-jurnal dan artikel – artikel yang penting merupakan kebutuhan yang diidamkan para ilmuwan dan akademisi. Karenanya perpustakaan FE- UGM dengan komunitas notatabenenya melek teknologi tentunya sangatlah berpotensi dalam memanfaatkan CD- ROM sebagai sarana penelusuran informasi. Maka perpustakaan FE- UGM hendaknya memberikan perhatian yang lebih terhadap koleksi CD ROM tersebut. Bahan pustaka tersebut memerlukan satu pengelolaan yang baik agar mudah diakses oleh pemakainya.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pemanfaatan CD-ROM di perppustakaan FE- UGM ?
2. Bagaimana kegiatan pengelolaan CD ROM di perpustakaan FE -UGM ?
C. Tujuan Laporan PKL
1. Tujuan Umum
Meningkatkan kompetensi mahasiswa baik pengetahuan. Sikap ketrampilan maupun etos kerja sehigga setelah lulus dapat lebih siapmenghadapi persaingan global.
2. Tujuan Khusus
a. Mengikuti dan mengamati proses kerja dan atau jasa yang terdapat di perpustakaan FE- UGM.
b. Mempelajari manajemen dan organisasi perpustakaan, terutama penerapannya di perpustakaan FE- UGM.
c. Mengetahui pemanfaatan CD- ROM di perpustakaan FE- UGM.
d. Mengetahui macam kegiatan dalam pengelolaan CD- ROM di perpustakaan FE -UGM.
D. Waktu dan Tempat pelaksanaan PKL
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama 1 bulan, di mulai pada tanggal 16 Februari- 16 Maret 2004 di perpustakaan FE- UGM
Yang terdiri dari 2 unit menempati gedung yang berbeda. Unit 1 berlokasi di gedung FE- UGM dengan alamat Lt. 1 Sayap Utara Jln. Humaniora Bulak Sumur Yogyakarta (0274)546510-548515. Sedangkan unit 2 berlokasi di gedung M. si,Lt.1 J ln Nusantara Bulak Sumur Yogyakarta, dengan jam kerja sebagai berikut :
Senin- Kamis 08.00- 13.00 WIB
Jumat 08.00-10.30 WIB
Sabtu 08.00- 12.00 WIB
Senin – jumat membuka layanan sore dimulai pukul 16.30 -19.00 WIB
E. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan laporan PKL ini penulismenggunakan beberapa metode pengumpulan data, terdiri dari :
1. Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis tentang gejala / fenomena yang ada pada obyek penelitian ( Tika, 1996: 67 ).
Dalam penggunaan metode observasi ini , penulis mengaplikasikan observasi tidak langsung yaitu dengan ikut dalam segala kegiatan yang ada di perpustakaan terutama yang berkaitan denganp pelayanan CD- ROM di perpustakaan FE –UGM
2. Wawancara ( interview )
Menurut Prof. Dr. S. Nasution , M.A. wawancara atau interview adalah suatu entuk komunikasi verbal. Jadi semacam percakapan yang bertujuan memperoleh informasi.
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan tanya jawab yang di kerjakan denghan sistematis dan berlandaskan pada tujuan penelitian (Tika, 1996: 76 ).
Macam – macam metode wawancara :
a. Wawancara berstruktur
Yaitu wawancara yang dilakukan dengan terlebih dahulu membuat daftar pertanyaan yang kadang kadang disertai jawaban altrenatif dari responden dengan maksud agar pengumpulan data lebih terarah pada tujuan penelitian dan pembuktian hipotesis ( Tika, 1996: 77 )
b. Wawancara tak berstruktur
Yaitu wawancara yang dilakukan dengan tanpa menyusun daftar pertanyaan sebelumnya. Dalam metode ini pewawancara / peneliti mengajukan berbagai pertanyaan, akan tetapi pertanyaan tersebut tidak menentu arahnya kecuali hanya dituntun dengan garis–garis besar yang perlu diwawancarakan (Tika, 1996 : 78).
Dalam penggunaan metode wawancara ini, penulis menggunakan metode wawancara tak berstruktur yaitu dengan mengadakan wawancara secara langsung kepada beberapa karyawan perpustakaan FE- UGM tentang hal – hal yang berkaitan dengan informasi yang mendukung tema pembuatan laporan ini
3. Metode Studi Dokumenter
Metode dokumenter adalan cara pengumpulan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip- arsip dan termasuk buku-bukutentang pendapat, teori, dalil-dalil atau hukum dan lain- lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan ( Nawawi, 1998:100 ).
Dalam metode ini penulis menggunakan buku- buku yang berkaitan dengan masalah yang dikaji sebagai bahan acuan.
F. Sistematika Penulisan Laporan
Laporan dengan judul “ Pengelolaan Koleksi CD-ROM di Perpustakaan Fakultas Ekonomi UGM disusun dengan sstematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan laporan, waktu dan tempat pelaksanaan PKL, metode pengumpulan data dan sistematika penyusunan laporan PKL
BAB II GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UGM
Menguraikan tentang sejarah, fungsi dan tugas, stuktur organisasi, personalia, koleksi, pemakai, sarana dan prasarana , kegiatan pokok perpustakaan dan pelayanan pemakai perpustakaan FE-UGM
BAB III LANDASAN TEORI
Mengemukakan tentang landasan teori yang dipakai penulis dalam menyusun laporan, meliputi:
a. Pengertian, jenis dan keunggulan dari CD-ROM
b. Kegiatan pengelolaan CD-ROM yang mencakup:
1. Pengadaan CD-ROM
2. Pengolahan CD-ROM
3. Pelayanan koleksi CD-ROM
4. Perawatan koleksi CD-ROM
BAB IV ANALISIS TENTANG PENGELOLAAN CD-ROM DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UGM
a. Pemanfaatan CD-ROM di Perpustakaan FE UGM
b. Kegiatan pengelolaan CD-ROM di Perpustakaan FE UGM yang meliputi :
1. Pengadaan CD-ROM
2. Pengolahan CD-ROM
3. Pelayanan koleksi CD-ROM
4. Perawatan koleksi CD-ROM
BAB V PENUTUP
Mengemukakan kesimpulan dan saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN- LAMPIRAN
BAB II
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UGM
A. Sejarah Singkat
Awal mula berdirinya perpustakaan FE UGM adalah seiring dengan berdirinya fakultas ekonomi UGM pada tahun 1955. Pada awal berdirinya perpustakaan fakultas ekonomi UGM masih mempunyai koleksi yang sedikit, karenanya sistem layanan yang dipakai adalah system layanan terbuka. Pada tahun- tahun berikutnya tepatnya tahun 1958 koleksi perpustakaan mulai berkembang dengan datangnya bahan pustaka dari beberapa organisasi baik dalam negeri maupun luar negeri. Organisasi tersebut diantaranya Wiconsin project ford foundation USA, USAID book program, British Council, Departemen Pdan K, Worl Bank, Rockeifeiler dan juga berasal dari dosen – dosen. Selain itu juga diperoleh lewat jalur pembelian oleh pihak perpustakaan sendiri dengan anggaran yang ada. Seiring dengan semakin bertambahnya koleksi maka system layanan diubah menjadi system layanan tertutup yaitu system layanan di mana pemakai tidak dapat mengambil sendiri koleksi dalam perpustakaan tetapi harus lewat petugas perpustakaan.
Guna penyempurnaan organisasi perpustakaan, pada tahun 1964 FE UGM mengirim Dra. Sawitri Soeharto ke Wiconsin untuk mendalami ilmu dalam bidang perpustakaan hingga menyandang gelar Master of art. Setelah beliau kembali dari studinya pada tahun 1968, ia dipercaya untuk memperbaiki pengelolaan perpustakaan FE- UGM. Mulai sejak itulah perpustakaan FE UGM mengalami perkembangan yang semakin pesat. Organisasi dan administrasi perpustakaan di perbaiki sedemikian rupa oleh Dra. Sawitri Soeharto sesuai dengan ilmu yangn telah beliau dapat sehingga menjadi tertib dan teratur. Pada tanggal 1 Januari 1975 atas keputusan Rektor UGM Dra. Sawitri Soeharto diangkat menjadi kepala UPT perpustakaan UGM. Kemudian perpustakaan FE UGM, pimpinan dipegang oleh Dra. Murianti, namun kemudian beliaupun bernasib sama seperti Dra. Sawitri, beliau dikirim keluar negeri dalam rangka studi ilmu perpustakaan pada tahun 1982.
Dari masa ke masa perpustakaan FE- UGM terus mengalami perkembangan terutama dari segi koleksinya. Koleksi perpustakaan FE- UGM semakin bertamabah banyak berimbas pada ruangan yang semakin penuh dan semakin sempit. Untuk mengatasi hal tersebut, maka Dekan mengambil kebijaksanaan berdasarkan terbitnya peraturan menteri P dan K no. 5 tahun 1950 yaitu mulai bulan Juli sebagian koleksi dilimpahkan ke UPT perpustakaan UGM Hal tersebut mengakibatkan koleksi perpustakaan perpustakaan FE- UGM semakin berkurang menjadikan system pelayanannya kembali seperti semula yaitu dengan menggunakan system layanan terbuka. Pada saat ini didasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1990 dan keputusan rektor UGM no. UGM/ 004/471/ 01/37, tanggal 17 Januari 1990 tentang sentralisasi perpustakaan dan Surat Edaran bersama Menteri Pdan K dan Menpan tentang fungsionalisasi jabatan perpustakaan, maka perpustakaan FE- UGM menjadi bagian dari UPT perpustakaan UGM. Dengan begitu seluruh karyawannya menjadi staf UPT perpustakaan UGM yang didistribusikan ke perpustakaan fakultas di seluruh UGM Pada saat ini perpustakaan FE- UGM di pegang oleh Drs. FX Moelyono M.si sebagai penanggungjawab perpustakaan FE-UGM sejak tahun 1997 (Wawancara pada penanggungjawab Perpustakaan FE-UGM pada tanggal 22-30 Maret 2004 ).
B. Fungsi dan Tugas
Perpustakaan FE- UGM berfungsi sebagai pendukung fakultas ekonomi dalam mencapai tujuannya. Perpustakaan FE-UGM juga sebagai sarana pendukung bagi peserta didik untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan melalui sumber- umber informasi yang tersedia serta sebagai sarana pendukung keberhasilan proses belajar dan mengajar. Selain itu sebagai sarana memenuhi kebutuhn informasi ilmiah khususnya bidang ekonomi, akuntansi dan manajemen dalam rangka menunjang pendidikan fakultas ekonomi.
Adapun tugas dari perpustakaan FE- UGM adalah
1. Mencari, mengumpulkan, mengelola, mendistribusikan dan mendayagunakan sumber- sumber informasi yang mendukung tercapainya Tri Dharma PT.
2. Memberikan pelayanan kepada pengguna dalam tingkatan ilmiah yang mencari inforamasi di perpustakaan.
3. Membantu menentukan informasi dari sumber- sumber informasi dengan kerjasama antar perpustakaan untuk pemakai informasi dalam lingkungan UGM
C. Struktur Organisasi
Srtuktur organisasi merupakan suatu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, terdapat pembagian aktivitas, pendelegasian wewenang dan koordinasi dalam organisasi.
Stuktur itu sendiri adalah kerangka organisasi yang merupakan visualisasi dari tugas, garis wewenang dan tanggungjawab, jabatan dan jumlah pejabat serta batas– batas formal dalam hal apa organisasi itu beroperasi.
Di dalam perpustakaan FE- UGM terdapat sruktur organisasi makro dan organisasi mikro.
1. Struktur organisasi mikro
Yaitu stuktur organisasi yang menggambarkan perpustakaan dalam organisasi secara keseluruhan ( lampiran 03 ).
2. Stuktur Organisasi mikro
Yaitu struktur organisasi yang menggambarkan kedudukan setiap kegiatan kerja dalam perpustakaan itu sendiri. ( lampiran 04).
D. Personalia
Staf / karyawan merupakan salah satu sarana penunjang dalam roda kegiatan perpustakaan yang bekerja untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan. Staf perpustakaan sangatlah berperan dalam mengembangkan perpustakaan Saat ini perpustakaan FE- UGM dipegang oleh Drs. FX. Moelyono M. si. sebagai penanggungjawab dibantu oleh 10 pegawai.
Berikut nama- nama staf yang bekerja di perpustakaan FE- UGM
Tabel 1
Staf / karayawan perpustakaan FE UGM disertai
latar belakang pendidikan dan tugas pokoknya
No. Nama Pustakawan Pendidikan Tugas Pokok
1. Drs. FX. Moelyono M.si V S-1 Penanggungjawab
2. Isdiyanto V SLTA Pengolahan
3. Heru Supono V D-3 Pengolahan
4. Maryatun Asistant D-2 Pengolahan
5. Frenny Kusumawati - S-1 Pengolahan
6. Purwati - S-1 Pengolahan
7. Sapta Priraharja - SMA Pelayanan referensi
8. Sudibyo - D-3 Pelayanan sirkulasi
9. Rini Widarti - D-3 Pelayanan sirkulasi
10. Nita - D-3 Pelayanan sirkulasi
11. Irma - S-1 Pengolahan
Sumber: Laporan Tahunan perpustakaan FE-UGM
Dalam menjalankan tugas keseharianya staf / karyawan perpustakaan FE- UGM mentaati jadwal yang telah ditentukan oleh penanggungjawab perpustakaan FE- UGM, sehingga terjadi pemerataan tugas di antara karyawan perpustakaan FE-UGM.
E. Koleksi
Dalam perkembangan saat ini, koleksi atau bahan pustaka mempunyai arti sangat luas karena beraneka ragamnya bentuk dan jenis informasi yang dikandungnya. Secara umum koleksi perpustakaan adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk cetak dan non cetak yang disimpan secara sistematis di perpustakaan ( Purwati, 1995 ).
Keberadaan koleksi sangatlah penting dalam perpustakaan, karena koleksi merupakan sarana informasi. Adapun koleksi perpustakaan FE- UGM terdiri dari:
Tabel. 2
Koleksi Perpustakaan FE- UGM Tahun 2003
No. Jenis Jumlah
Judul Eks
1. Buku teks 13.912 25.072
2. Majalah / Jurnal 206 15.967
3. Skripsi 9.268 9.268
4. Tesis 1.060 1.060
5. Disertasi 163 163
6. CD ROM Indonesia (198) Inggris (208)
Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan FE-UGM
F. Pemakai Perpustakaan
Pemakai perpustakaan FE- UGM adalah civitas akademika FE- UGM, namun juga melayani pemakai yang berasal daria luar FE- UGM. Pemakai yang berasal dari luar UGM terbatas pada civitas akademika yang berasal dari PTN dengan syarat mendaftarkan diri terlebih dahulu sebagai anggota perpustakaan .
Pemakai perpustakaan FE- UGM terdiri dari:
1. Mahasiswa FE- UGM
a. Program diploma dan S1
b. Program S2 dan S3
2. Mahasiswa di luar FE- UGM
a. Mahasiswa di lingkungan UGM ( Program diploma, S1, S2 das S3)
b. Mahasiswa dari lingkungan luar UGM
3. Alumni FE- UGM
Untuk dapat memakai fasilitas layanan perpustakaan FE- UGM baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun luar FE- UGM haruslah mendaftarkan terlebih dahulu untuk mendapatkan kartu anggota. Untuk mahasiswa lingkungan dalam FE- UGM dikenai biaya adaministrasi sebesar Rp 5000, 00, sedangkan yang berasal dari luar FE -UGM dikenai biaya administrasi sebesar Rp. 10.000.00, dan mahasiswa luar UGM se besar Rp. 20.000.00 ( berlaku selama 2 bulan untuk mahasiswa S1 dan S2 ).
G. Sarana dan Prasarana
Suatu perpustakaan akan dapat berhasil melaksanakan tugas sesuai dengan fungsinya jika didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana perpustakaan FE- UGM terdiri dari:
1. Gedung
Perpustakaan FE- UGM berlokasi di FE- UGM dan sudah menempati 2 ruangan dan terbagi dalam 2 unit yaitu:
a. Perpustakaan unit 1
Perpustakaan unit 1 terletak di FE- UGM dengan alamat lt. 1 Sayap U tara Jln Humaniora bulaksumur Yogyakarta ( 0274 ) 548510- 548515.Pada unit 1 ini terdiri dari ruang sirkulasi, ruang baca, ruang administrasi dan ruang koleksi.
b. Perpustakaan Unit II
Perpustakaan Unit II di gedung M. si FE- UGM lt.1 Jln. Nusantara bulaksumur Yogyakarta. Pada unit II ini terdiri dari ruang baca, ruang koleksi dan ruang CD-ROM.Di perpustakaan unit II ini di tempatkan koleksi yang berupa:
1). Jurnal
2). Majalah
3). Koleksi referensi
4). CD-ROM
Adapun luas keseluruhan perpustakaan FE- UGM adalah 548,5m.
2. Perabotan
Perpustakaan FE-UGM dilengkapi dengan perabotan yang terdiri dari:
-Rak buku sebanyak 52 buah
-Kursi sebanyak 150 buah
-Meja sebanyak 8 buah
-Almari, locker, ruangan berAC dan alamari katalog
H. Kegiatan Pokok Perpustakaan
1. Pelayanan Teknis
Pelayanan teknis perpustakaan merupakan salah satu dari sekian macam layanan di perpustakaan. Aktivitasnya adalah mempersiapkan bahan pustaka sedemikian rupa sehingga siap untuk disajikan atau dilayankan di bagian layanan pembaca, entah itu layanan sirkulasi, layanan referensi dan lain- lain. Oleh karena itu pelayanan teknis sangat besar peranannya terhadap layanan perpustakaan seacara keseluruhan.
Pelayanan teknis perpustakaan FE- UGM mencakup:
a. Pengadaan
Sebelum melangkah pada pengadaan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM, terlebih dahulu perpustakaan melakukan penyeleksian bahan pustaka yang akan dipakai. Penyeleksian tersebut dilakukan oleh tim pemilihan bahan pustaka yaitu karyawan perpustakaan itu sendiri dan dibantu oleh para dosen / assisten dosen dengan mengajukan / mengusulkan kuku- buku yuang diperlukan guna mendukung perkuliahan. Untuk mengetahui kebutuhan pemakai perpustakaan memanfaatkan statistik sirkulasi koleksi perpustakaan.
Adapun pengadaan adalah proses perpustakaan dalam memperoleh bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM yaitu dangan cara
1. Pembelian
Pengadaan bahan pustaka FE- UGM dengan cara membeli langsung lewat penerbit langsung dan lewat salah satu agen buku.
2. Hadiah
Pengadaan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM dengan mendapatkan hadiah dari perorangan mapun organisasi.
3. Langganan
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpusdtakaan FE UGM dengan cara melanggan. Koleksi yang diperoleh dengan cara melanggan ini berbentuk terbitan berkala seperti surat kabar dan majalah . Dengan pengadaan bahan pustaka lewat jalur ini sangatlah membantu perpustakaan, karena bahan pustaka langganan tersebut diantar langsung ke perpustakaan.
b. P engolahan Bahan Pustaka
Bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik yang berasal dari pembelian maupun hadiah perlu diolah, artinya bahan – bahan tersebut diproses lebih lanjut agar bisa dimanfaatkan oleh penggunanya, agar mmberikan kemudahan – kemudahan terhadap pelaksanaan admministrasi penggunaannya maupun bagi perpustakaan maupun bagi masyarakat yang dilayani.
Pengertian pengolahan itu sendiri adalah ( pemrosesan ) kegiatan mengolah berbagai bahan pustaka yang diterima perpustakaan berupa buku, majalah, buletin, laporan, skripsi, penerbitan pemerintah, surat kabar alias manuskrip dan lain sebagainya agar menjadi dalam keadaan siap diatur pada tempat tertentu hingga mudah dalam penggunaannya.
Kegiatan pengolahan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM mencakup:
1. Inventarisasi
Dalam proses inventarisasi ini, hal yang dilakukan pertama kali adalah pemberian identitas buku yang berupa ciri / tanda untuk menunjukkan kepemilikan bahan pustaka tersebut. Ciri atau tanda itu berupa cap, termasuk cap kepemilikan pada setiap bab yang ada dalam buku teks menurut kebijaksanaan perpustakaan . Yang dibubuhi stempel pada koleksi perpustakaan FE- UGM adalah pada halaman judul dan halaman belakang ( berlaku untuk koleksi buku teks ), halaman judul, daftar isi, tiap bab, halaman belakang ( berlaku pada koleksi thesis dan skripsi), sedangkan pada koleksi referensi bagian yang distempel sama dengan koleksi skripsi dan thesis, berlaku untuk semuanya yaitu pengaecapan pada bagian pinggir buku. Stempel perpustakaan FE- UGM terdiri dari stempel kepemilikan dan stempel inventaris. Setelah kegiatan pengecapan ini selesai kemudian dilakukan pengisian lembar kerja buku untuk memudahkan pencatatan buku dalam kolom inventaris langsung diedit dalam komputer.
2. Klasifikasi
Klasifikasi adalah pengelompokan dan penggolongan secara sistematis dari sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda- bendalain ke dalam atau golongan tertentu berdasarkan ciri- ciri yang sama.
Adapun klasifikasi sangat bermanfaat bagi:
a. Penempatan dan mempermudah proses penelusuran kembali informasi
b. Memungkinkan bagi pustakawan untuk mengembangkan maupun menyiangi koleksi perpustakaannya.
c. Menuntun puskatrakawan kepada cara berfikir yang sistematis dan teratur.
d. Memudahkan pustakawan dalam membuat blibiografi bidang tertentu
e. Menuntun pengguna untuk menemukan subyek – subyek tertentu yang sedang dikaji
Dari beberapa sistem klasifikasi yang ada perpustakaan FE- UGM menggunakan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) yang di ciptakan oleh Melvin Dewey.
3. Katalogisasi
Katalogisasi yaitu merupakan kegiatan pembuatan katalog atau daftar pustaka bahan buku maupun non buku milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis sehingga dapat digunakan untuk menelusur informasi dalam koleksi pustaka dengan mudah dan urut ( Soetminah, 1992 ). Perpustakaan FE- UGM menggunakan katalog bentuk kartu yaitu katalog pengarang, kartu cek dan hanya digunakan oleh petugas saja.
4. Pemberian Kelengkapan Fisik Buku
Suatu pustaka atau biku yang telah selesai diinventaris, dibuatkan kartu buku lengkap dengan klassifikasinya, maka perlu diberi perlengkapan sebagai akhir penyelesaian pengolahan bahan pustaka tersebut hingga siap dilayankan.
Perlengkapan tersebut yang dimaksud meliputi kartu pustaka/ buku, kantong bukudan tabel (lampiran 05)..
5. Pengrakan
Tahap terakhir dari proses pengolahan adalah shelving atau penataan koleksi ke dalam rak Penempatan koleksi ke dalam rak ini didasarkan pada urutan no. klasifikasi.
c. Perawatan koleksi perpustakaan
Kegiatan pelayanan yang lainnya yaitu perawatan koleksi . Tujuan dari perawatan koleksi adalah melestarikan kandungan informasi yang direkam dalam bentuk fisiknya atau dialihkan ke media lain, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Faktor dominan penyebab kerusakan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM berasal dari manusia yaitu tingkat pemanfaatan dan perlakuan koleksi yang relatif tinggi. Kerusakan biasanya terjadi pada keaadan fisik buku misalnya sampul depan buku yang rusak atau jilidan yang lepas. Dalam hal perawatan perpustakaan, terutama penjilidan , selama ini perpustakaan FE- UGM melaksankan tidak melakukan penjilidan sendiri tetapi dilaksanakan di luar.
I. Pelayanan Pemakai
Prepustakaan FE- UGM, selamaini mencoba untuk memberikan layanan yang maximal kepada penggunanya. Adapun macam – macam layanan pemakai yang ada di Perpustakaan FE- UGM terdiri dari:
1. P elayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan pada para pemakai dengan macam kegiatan kerja. Tujuan pelayanan sirkulasi yang diberikan prpustakaan FE- UGM kepada pemakainya adalah agar pemakai dapat menggunakankoleksi perpustakaan secara tepat guna.
Kegiatan perpustakaan FE -UGM meliputi:
a. Peminjaman
Merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi di perpustakaan FE- UGM yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai meminjam buku. Sistem yang dipakai dalam peminjaman pustaka di perpustakaan FE- UGM menggunakan sistem kartu buku. Pemakai yang meminjam koleksi buku, hal yang pertama kali duilakukan adalah pemakai koleksi yang akan dipinjam, kemudian menuju ke bagian peminjaman, kemudian pemakai mencabut kartu buku dari kantong buku dan menulisakan identitas peminjam. Kemudian kartu bku tersebut diserahkan kepada petugas, kemudian dibubuhi tanggal kembali kemudian kartu buku dijajarkan dalam kotak menurut tanggal peminjama, tanggal kembali, dan juga menurut no. klas.
b. Pengembalian
Merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi di perpustakaan FE- UGM yanmg berupa kegiatan melayani pemakai yang akan mengembalikan koleksi yang dipinjam dan mengecek sesuai dengan tanggal pengembalian yang tertera pada kartu buku atau tidak maka dipungut denda sesuai ketentuan yang berlaku yaitu perhari sebesar Rp.1000, 00 / buku.
c. Penagihan
Merupakan kegiatan untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam yang telah melampaui batas waktu yang telah ditetapkan. Perpustakaan FE- UGM melakukan kegiatan penagihan tersebut guna meminimalisir adanya koleksi yang hilang dan agar koleksi tersebut juga bisa dimanfaatkan oleh pemakai yang lainnya. Penagihan koleksi tersebut dilakukan terhadap pemakai yang meminjam koleksi melampaui batas 1 minggu ( berlaku untuk mahasiswa )
K egiatan penagihan mencakup:
1). Petugas mengecek keterlambatan melalui kartu buku dan tanggal kembali peminjaman.
2). Bila terjadi keterlambatan melampaui batas waktu 1 minggu , maka petugas mengirim surat tagihan tersebut lewat pos (lampiran 06 ).
d. Bebas Pustaka
Bebas pustaka adalah suatu kegiatan pelayanan yang berupa pemeriksaan tanda bukti pemakai tidak lagi mempunyai peminjaman. Perpustakaan FE- UGM melakukan layanan ini bagi mahasiswa yang akan menempuh wisuda.
e. Koleksi Cadangan
Kriteria dari koleksi cadangan ini adalah koleksi yang jumlahnya sedikit atau terbatas dan penggunanya diperkirakan banyak. Peminjamannya tidak melaluim prosedur biasa tetapi langsung lewa penaggungjawab perpustakaan. Koleksi cadangan ini tidak boleh dibawa pulang , tapi hanya dibaca ditempat atau difotokopi. Penempatan koleksi cadangan ini dipisahkan dari koleksi sirkulasi lainnya dan disimpan dalam almari tersendiri.
f. Statistik sirkulasi
Merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang mengumpulkan data sebagai bahan pembuatan statistik perpustakaan. Statistik ini juga di gunakan sebagai alat untuk mengetahui sampai sejauh mana keberhasilan perpustakaan dalam mendayagunakan sarana dan prasarana yang tersedia di perpustakaan FE- UGM Perpustakaan FE- UGM menyediakan statistik yang terdiri dari:
1). Statistik pengunjung
Yaitu statistik yang memuat data pengunjung yang datang ke perpustakaan FE- UGM. Adapun data pengunjung selama tahun 2003 sebanyak 66758 ( lampiran 07 ).
2). Statistik Peminjaman koleksi
Yaitu statistik yang memuat atau menunjukkan banyaknya koleksi yang dipinjam oleh pemakai. Data koleksi yang dipinjam oleh pemakai selama tahun 2003 sebanyak 59065 eksemplar. ( lampiran 08 ).
3). Statistik Peminjam
Yaitu statistk yang menunjukkan banyaknya peminjam perpustakaan FE- UGM yang meminjam koleksi. Data peminjam koleksi perpustakaan FE- UGM selama tahun 2003 sebanyak 35761 orang ( lampiran 09 ).
2. Pelayanan Referensi
Yaitu kegiatan melayankan koleksi perpustakaan terutama koleksi acuan ( reference book ) koleksi yang tidak boleh dibawa pulang oleh pemakai perpustakaan. Dalam pelayanan referensi ini ada 2 tugas yang harus diperhatikan yaitu
a. Tugas pokok
Yaitu membantu pemakai dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cara
- Menjawab pertanyaan yang di ajukan oleh pemakai untuk menemukan informasi dari koleksi referensi.
- Memberikan bimbingan kepada pemakai untuk menemukan informasi dan mamakai koleksi referensi.
b. Tugas penunjang
Tugas penunjang meliputi:
- Menjalin kerjasama kerjasama dengan perpustakaan dan jasa informasi yang lainnya.
- Melayani penelusuran informasi dan yang lainnya
Perpustakaan FE- UGM dalam mendayagunakan koleksi di perpustakaan memberikan pelayanan referensi, baik dengan melaksanakan tugas pokok maupun tugas penunjang. Adapun kegiatan pelayanan referensi yang ada di P erpustakaan FE- UGM yaitu:
1). Peminjaman koleksi referensi dengan membaca di tempat ataupun difotokopi dengan meminjamkan KTA dan harus dikembalikan hari itu juga. Bila terlambat diberlakukan pemungutan denda yang sama besarnya dengan buku teks.
2) Layanan jurnal dalam bentuk CD-ROM
Layanan ini tersedia di unit II, tersedia 5 unit komoputer untuk mengakses.
3). Layanan fotokopi
Layanan ini diberikan bagi pemakai yang menginginkan difotokopikan informasi dengan mengikuti ketentuan yang berlaku.
3. Pelayanan penelusuran informasi
Jasa penelusuran informasi dari koleksi perpustakaan FE- UGM disediakan bagi mahasiswa yang kurang mempunyai waktu untuk menelusur informasi yang dibutuhkan.
4. Pelayanan data pasar modal
Pelayanan ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang membutuhkan data- data yang berhubungan dengan kegiatan perbankan atau industri manufaktur, tersedia di unit I.
5. Pelayanan Sripsi dan Thesis
Pelayanan skripsi dan tesis di perpustakaan FE- UGM diberikan kepada mahasiswa yang telah mendapatkan izin dari dosen pembimbingnya. Khusus bagi mahasiswa S2 diperbolehkan memfotokopi melalui petugas perpustakaan. Bagi mahasiswa S1 hanya boleh dibaca di tempat , sedangkan bagi mahasiswa luar FE- UGM bila ingin mendapatkan layana tersebut harus membawa surat pengantar dari lembaganyaa dan surat izin membaca dari dosen pembimbingnya. ( lampiran 10).
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Metodologi Penelitian
Penelitaian dilakukan di PT.Rumpun Sari Medini Semarang yang memproduksi Teh hijau yang terdiri dari produk ekspor dan produk lokal. Untuk produk ekspor dipoduksi jenisnya adalah PSB (peko super besar ) dan untuk produk lokal jenisnya antara lain : PSK (peko super kecil), CM, Tulang, Kepring, Bubuk.
B. Kerangka Pemecahan Masalah
Penelitian ini diharapkan untuk meningkatkan ilmu pengetahuan. Suatu penelitian pada dasarnya adalah merupakan suatu rangkaian proses yang berkaitan secara sistematik dan berkelanjutan. Untuk memperoleh hasil yang diharapkan dalam penelitian, tentunya diperlukan langkah-langkah atau prosedur penelitian yang dapat divisualisasikan dalam bentuk diagram alir. Diagram alir dalam kerangka pemecahan masalah yang akan dibahas pada penelitian adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Kerangka Pemecahan Masalah
C. Pengumpulan Data
1. Data Yang Dikumpulkan
Untuk menunjang penelitian ini diperlukan data-data yang dikumpulkan dari perusahaan. Adapun data tersebut adalah sebagai berikut :
a. Gambaran Umum Perusahaan
- Perkembangan umum perusahaan
- Letak dan lokasi perusahaan
- Organisasi dan bentuk badan usaha
- Struktur organisasi
b. Produksi
- Bahan yang dipergunakan
- Tahap – tahap proses produksi
2. Cara Pengumpulan Data
Dalam penyusunan skripsi ini data diambil dari beberapa sumber antara lain :
a. Data Sekunder
Yaitu pengumpulan data sekunder dari literatur, catatan ataupun informasi dari pihak lain sehubungan dengan masalah yang dibahas.
b. Data Primer
Yaitu metode pengumpulan data dengan survey langsung dilapangan.
D. Pengolahan dan Analisa Data
Untuk memecahkan masalah sebagaimana tercantum dalam perumusan, maka alat analisis digunakan adalah sebagai berikut :
1. Analisis Kualitatif
Yaitu uraian tentang data dengan cara memberikan pengertian, menafsirkan dan menerangkan data yang bersangkutan.
2. Analisis Kuantitatif
Yaitu mengumpulkan, interpretasi dan penarikan kesimpulan dari data yang ada.
Analisa data diperoleh dari proses produksi dengan memeriksa produk sebelum perbaikan, kemudian diadakan pengamatan terhadap ketidaksesuaian dalam setiap unit produksi. Hasil pengamatan tersebut kemudian dilakukan pencatatan meliputi tipe-tipe ketidaksesuaian dari jumlah ketidaksesuaian yang muncul. Selanjutnya dilakukan tindakan perbaikan yaitu berupaya mengurangi atau menghilangkan ketidaksesuaian yang muncul dari setiap unit, sedangkan yang dimaksud dengan analisis kemampuan proses meliputi :
1. Grafik pengendali p
Merupakan grafik pengendali bagian tidak sesuai, yaitu sebagai berikut :
= , =
Keterangan :
P = Rata-rata bagian yang tidak sesuai
n = Ukuran sampel
Di = Unit yang tak sesuai
m = Hasil produksi
2. Peta kendali dan batas pengawasan produk cacat
BPA = +
BPB = – 2
Keterangan :
BPA = Batas Pengendali Atas
BPB = Batas Pengendali bawah
Garis tengah = p
Batas-batas pengendali itu dipilih sedemikian hingga apabila proses terkendali, hampir semua titik sampel akan jatuh diantara kedua garis itu, yaitu BPA dan BPB. Selam titik-titik terletak diantara batas pengendali, proses dianggap dalam keadaan terkendali, dan tidak perlu tindakan apapun. Tetapi, suatu titik yang terletak diluar batas pengendali diinterpretasikan sebagai fakta bahwa proses tidak terkendali, dan diperlukan tindakan penyelidikan untuk mendapatkan dan menyingkirkan sebab atau sebab-sebab tersangka yang menyebabkan tingkah laku itu dan menghubungkan titik-titik sampel di dalam grafik dengan segmen garis lurus, sehingga mudah untuk melihat bagaimana barisan-barisan garis tersebut tersusun menurut waktu.
3. Analisa kemampuan proses
Analisa kemampuan proses yaitu dengan bentuk kemampuan proses dengan menganalisa apakah yang dihasilkan stabil atau tidak.
PKP =
=
Keterangan :
PKP = Perbandingan kemampuan proses
BPA = Batas Pengendalian atas
BPB = Batas pengendalian bawah
6 = Deviasi dasar kemmpuan proses
p = Rata-rata produk cacat
n = Banyaknya data yang diperoleh
Jika;
PKP > 1, adalah tidak ada unit yang diproduksi cacat.
PKP = 1, adalah sedikit unit yang diproduksi cacat.
PKP < 1, adalah banyak unit yang diproduksi cacat
4. Diagram sebab akibat
Langkah-langkah pembuatan diagram sebabakibat adalah sebagai berikut :
- Definisikan permasalahan
- Seleksi metode analisis yang meliputi sumbang saran yang akan menjadi masukan bagi produksi, pemeriksaan dan laiinnya yang terlibat secara langsung mengenai masalah yang dipelajari.
- Menggambarkan kotak masalah dan panah utama
- Mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah
- Menganalisis sebab-sebab dan menambil tindakan korektif, menentukan dugaan yaitu faktor-faktor bagian (pendukung) yang ikut berpengaruh terhadap masalah
- Faktor-faktor utama dan pendukung masalh kemudian diplot pada diagram sebab akibat, pada tiap cabang ditulis faktor-faktor yang lebih terperinci.
5. Rencana pemecahan masalah
Rencana pemecahan masalah ini dikaitkan dengan faktor-faktor yang menjadi penyebab ketidaksesuaian berdasarkan diagram sebab akibat.
E. Tujuh Alat Delapan Langkah
Kualitas adalah derajat kepuasan baik untuk pelanggan maupun produsen atau pembuat. Sistem kerjanya sekali jadi dan benar, hasilnya bekerja tanpa kesalahan serta ukurannya adalah biaya untuk mencapai kualitas, jadi kualitas tidak terbatas hanya pada hasil produk tetapi pada kualitas keseluruhan, mulai dari tahap perencanaan, proses, sampai dengan mutu pelayanan lanjut setelah penjualan bagi konsumen.
Pengertian mutu atau kualitas mencakup :
1. Mutu produk
2. Penyampaian
3. Moril atau semangat
4. Biaya serta keselamatan
Untuk mengambil keputusan serta tindakan yang berdasarkan data yang sesuai dengan fakta (data hasil dan kegiatan) maka digunakan konsep dan teknik pengendalian kualitas yang dikenal dengan “7 Tools” atau tujuh teknik dasar pengendalian mutu, yaitu sebagai berikut : (Hotshi Kume, 1989)
1. Check Sheet
Merupakan alat praktis untuk mengelompokkan data secara sederhana, pengisiannya dengan angka dan tanda yang berkonsentrasi pada karakteristik kerusakan dan cacat suatu produk.
2. Histogram
Yaitu untuk mengetahui distribusi atau penyebab data yang ada, merupakan penampilan grafik.
3. Pareto Diagram
Suatu alat untuk memisahkan unsur-unsur yang vital dari unsur-unsur remeh, menunjukkan jumlah kerusakan pada tiap jenis-jenis pekerjaan, mengetahui problema atau penyebab utama yang merupakan kunci dalam penyelesaian persoalan dan perbandingannya terhadap keseluruhan.
4. Diagram sebab akibat
Yaitu suatru alat untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada maslah yang akan dipecahkan, dan selalu dicantumkan dalam segi “Segi empat kepala iklan” dan sebagai penyebabnya adalah “ tulang ikan “
5. stratifikasi
Merupakan alat bantu dalam pemecahan masalah bila dipakai dalam tiga bidang utama : pengumpumpulan data, analisis data dan pengambilan contoh serta pengujian. Usaha pengelompokan dari kumpulan data , yaitu : kerusakan, kecacatan dan sebab-sebab lain.
6. Scatter Diagram
Dipakai untuk melihat hubungan dari suatu penyebab atau faktor yang kontinyu terhadap suatu karakteristik kualitas atau faktor lain.
7. Grafik dan Diagram Pengendali
a. Grafik, yaitu bentuk penyajian data yang terdiri dari garis-garis yang menghubungkan dua atau besaran tertentu.
b. Diagram Pengendali, yaitu merupakan grafik garis dengan mencantumkan batas maksimum danb minimum yang menjadi daerah pengendali, mengamati perubahan data dari waktu ke waktu serta melihat penyimpangannya.
Langkah yang diperlukan untuk pemecahan masalah dengan delapan langkah pemecahan masalah ( 8 control loops), dalam pengambilan keputusan dari seseorang atau kelompok orang terbagi dari 3 tindakan dasar yaitu :
1. Identifikasi masalah
Meliputi apa dan bagaimana suatu maslah timbul
2. Pengembangan alternatif dan pemecahan masalah
Menentukan beberapa cara yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah.
3. Pemilihan alternatif
Dengan jalan membandingkan cara yang satu dengan cara yang lain.
Tindakan lanjutan : mengevaluasi keputusan yang diambil yaitu sampai sejauh mana alternatif yang dipilih dapat memecahkan masalah dengan penjabaran 8 langkah yang disusun secara sitematis yang terdiri dari:
a. Menentukan prioritaas masalah
b. Mencari sesuatu yang menimbulkan masalah
c. Meneliti sebab-sebab yang saling berpengaruh.
d. Menyusun langkah-langkah perbaikan.
e. Melaksanakan langkah-langkah perbaikan
f. Memeriksa hsil perbaikan.
g. Mencegah terulangnya masalah.
h. Menggarap masalah selanjutnya.
Bila 8 langkah tersebut dihubungkan dengan tindakan dasar pengambilan dan dihubungkan pula dengan fungsi organisasi maka dapat digambarkan didalam gambar sebagai berikut:
Fungsi organisasi Proses pengambilan keputusan 8 langkah pemecahan masalah
Rencana/plan 1.identifikasi masalah 1.menentukan prioritas masalah
2.pengembangan alternatif 2.mencari sebab yang mengakibatkan masalah
3.meneliti sebab-sebab yang paling berpengaruh
4.susun langkah-langkah perbaikan
Pelaksana/DO 3.pilih alternatif 5.melaksanakan langkah dan perbaikan
4.implementasi
Pengecekan /check 5.evaluasi 6.periksa hasil perbaikan
Tindak lanjut/action 7.mencegah terulangnya masalah
8.menggarap masalah lainnya
Gambar 3.2 Delapan Langkah Pemecahan masalah
Keterangan:
1. Rencana ( Plan )
Dalam segala kegiatan diperlukan renna yang baik sehingga dapat lebih terarah. Perencanaan berdasarkan atas prioritas kebijaksanaan, hasil-hasil yang diharapakan dan analisis dari situasi sekarang.
2. Pelaksana ( DO )
Pelaksanaan yang dilakukan harus sesuai dengan yang telah ditentukan dan tiap orang yang bersangkutan didalamnya harus diberikan pelatihan dalam mengatasi persoalan yang ada.
3. Pemeriksaan (Check )
Memeriksa dan melihat dari pelaksanaan yang dilakukan dengan melakukan perbandingan antara rencana dengan tindakan yang telah ditentukan apakah telah sesuai dengan yang diharapakan, jika ternyata menyimpang maka sejauh mana hal ini dapat terjadi.
4. Tindak lanjut (Action )
Setelah diketahui hasil perencanaan dan tindakan yang telah dilakukan maka dapat dievaluasi apakah perlu diadakan tindakan perbaikan atau penyempurnaan, sehingga dapat mencegah terulangnya persoalan yang sama serta melakukan pecatatan

BAB IV
ANALISIS PENGELOLAAN CD – ROM DI PERPUSTAKAAN FE UGM
A. Pemanfaatan CD ROM di Perpustakaan FE UGM
Berkembangnya teknologi, terutama di bidang komputer dan telekomunikasi memungkinkan penelusuran informasi bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Kemajuan tersebut juga memungkinkan berbagai sumber informasi tercetak yang telah ada saat ini dapat dikemas dalam bentuk CD- ROM (Compact Disk Read Only Memory). Wadah penyimpanan informasi sudah semakin memasyarakat penggunaanya, lembaga-lembaga penyedia informasi antara lain perpustakaan PT, salah satunya perpustakaan FE- UGM.
Dalam perpustakaan FE- UGM bentuk jenis CD- ROM yang dimiliki adalah CD- ROM Database, CD- ROM Full text dan CD- ROM multimedia.
1. CD- ROM Database perpustakaan FE- UGM memuat tentang identitas suatu artikel, buku, hasil penelitian, disertasi, jurnal dan karya tulis lainnya. Identitas yang dimaksud meliputi nama pengarang, judul artikel, atau buku, kota dan tahun terbit, abstrak serta keterangan lain.
CD- ROM database tersebut memungkinkan pemakai informasi menelusur informasi lewat identitas suatu informasi. Pemakai perpustakaan FE- UGM dapat mencari informasi dengan mudah karena dengan CD- ROM jenis ini informasi bisa ditelusur melalui berbagai macam identitas misalnya nama pengarang, judul artikel/buku, kota dan tahun terbit, abstrak jurnal. Jika pemakai tidak mengetahui nama pengarang/judul, mereka bisa mencari dengan nama kota/tahun terbitnya.
2. CD- ROM fulltex di perpustakaan FE- UGM yaitu CD- ROM yang memuat tulisan lengkap sebuah artikel jurnal ataupun memuat teks dan gambar grafik yang terkandung didalamnya tak ubahnya sebuah buku. CD- ROM jenis ini dimanfaatkan oleh perpustakaan FE- UGM untuk menyediakan informasi yang juga sudah disediakan dalam bentuk buku teks.
Pemanfaatan teknologi CD- ROM dengan segala kelebihannya merupakan alternatif yang paling memungkinkan untuk menyimpan berbagai sumber informasi terutama bagi perpustakaan. Perpustakaan FE-UGM mencoba untuk memanfaatkan teknologi CD-ROM ini guna penelusuran jurnal ilmiah. Pemanfaatan jasa layanan tersebut sangat mendukung kegiatan penelitian, bahan pengajara, penulisan laporan ilmiah bagi pemakai perpustakaan FE-UGM baik yang berasal dari lingkungan dalam FE-UGM maupun lingkungan luar UGM. Adapun koleksi CD-ROM yang dimiliki oleh perpustakaan FE-UGM adalah jenis ABI/ INFORM Glonal and Business Periodicals Research yang mencakup bidang bisnis, manajemen dan juga informasi yang berhubungan dengan kecenderungan, strategi, taktik perusahaan, saingan dan informasi. CD-ROM jenis ini juga dimiliki oleh perpustakaan MM UGM.
Bila dilihat informasi yang tersimpan dalam koleksi CD-ROM menunjukkan bahwa koleksi tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pemakai. Namun jika dilihat tabel berikut ini menunjukkan bahwa pemakai perpustakaan FE-UGM belum maksimal dalam memanfaatkan koleksi tersebut.
Tabel.3
Data Pemakai Koleksi CD-ROM Perpustakaan FE-UGM
No. Bulan Jumlah
1. Juli 19
2. Agustus 17
3. September 21
4. Oktober 21
5. November 4
6. Desember 9
Jumlah 91
Rata-rata 15
Sumber: Daftar Presensi Bulan Juli-Des 2003
Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa rata-rata pemanfaatan koleksi CD-ROM perpustakaan FE-UGM adalah 15 orang/bulan dari keseluruhan anggotanya yang berjumlah 4783 orang, dengan koleksi sebanyak 406 buah. Artinya bahwa pemakai yang melakukan penelusuran informasi lewat CD-ROM belum banyak.
B. Kegiatan Pengelolaan CD- ROM di Perpustakaan FE- UGM
Pengelolaan CD- ROM perpustakaan FE- UGM kegiatan yang mencakup pengadaan pengolahan, pelestarian dan pelayanan. Kegiatan pengelolaan ini dilakukan perpustakaan FE- UGM dalam rangka menyajikan informasi dalam bentuk CD- ROM untuk diakses pemakai yang notabene adalah civitas akademika yang melek teknologi. Kegiatan pengelolaan ini sangatlah penting, karena CD- ROM merupakan media penyediaan informasi yang efektif. Kemampuan dalam kecepatan, ketepatan penelusuran koleksi data dari berbagai macam disiplin ilmu, jurnal-jurnal dan artikel-artikel yang penting.
Adapun kegiatan pengelolaan CD- ROM di perpustakaan FE- UGM mencakup :
1. Pengadaan
Pengadaan merupakan proses mendapatkan bahan pustaka dalam hal ini bahan pustaka CD- ROM yang akan dihimpun menjadi koleksi perpustakaan, diolah, dan disajikan kepada pemakai perpustakaan FE- UGM. Pada prinsipnya cara pengadaan bahan non buku (CD- ROM) sama dengan cara pengadaan bahan pustaka lainnya. Dalam hal pengadaan ini perpustakaan FE-UGM tidak mempunyai wewenang untuk membuat kebijakan pengadaan sebagai acuan pengembangan bahan pustaka. Selama ini perpustakaan FE-UGM hanya melakukan pengembangan perpustakaan sesuai dengan kebijakan fakultas.
Pengadaan bahan pustaka / buku yang dilakukan oleh perpustakaan FE- UGM dilakukan dalam waktu yang sama. Adapun pengadaan bahan pustaka di perpustakaan FE- UGM dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
1. Pembelian
Yaitu pengadaan bahan pustaka perpustakaan FE- UGM dengan cara membeli produk CD- ROM dengan memakai dana yang ada. CD- ROM yang dibeli oleh perpustakaan FE- UGM ini didatangkan dari Amerika Serikat. Adapun alur pemesanannya sebagai berikut:
Kebut. Pemakai Slip pemesanan CV. Tropen P.FE UGM
Adapun prosedur pembelian CD- ROM ini di dalam perpustakaan FE- UGM hampir sama dengan pembelian bahan buku karena berlangsung dalam waktu yang sama. Hal pertama kali yang dilakukan adalah melakukan analisis pemakaian jurnal oleh pemakai lewat daftar sirkulasi koleksi referensi. Setelah diketahui kebutuhan informasi yang banyak diakses oleh pemakai, maka perpustakaan FE-UGM melakukan pengadaan bahan pustaka CD-ROM dengan cara membuat slip atau daftar pemesanan bahan pustaka. Kemudian mengirimkannya kepada CV. Tropen sebagai distributor dari perusahaan UMI Company Amerika Serikat yang ada di Indonesia. Setelah dilakukan pengiriman daftar pemesanan tersebut, 2 minggu kemudian bahan pustaka dikirim. Sedangkan untuk pengadaan perangkat lunaknya dinamakan ProQuest dengan sistem kontrak kemudian setelah 3 tahun menjadi milik sendiri. Dengan menggunakan perangkat lunak ini memungkinkan pemakai menelusur dengan berbagai pendekatan yang menyebabkan penelusuran informasi lebih mudah, cepat dan akurat.
Apabila bahan pustaka yang dibeli oleh perpustakaan FE- UGM telah diterima, maka bahan pustaka tersebut diperiksa secara teliti dengan syarat pengantarnya kemudian dicocokkan dengan daftar pesanan. Apabila terdapat bahan pustaka yang tidak sesuai pesanan, maka disisihkan untuk dikembalikan dengan permintaan pergantian.
Di perpustakaan FE -UGM pengadaan ( biasanya ) bahan pustaka cetak sebagian disertai bahan pustaka yang berbentuk CD- ROM sebagai pelengkap. Contoh bahan Pustaka CD-ROM yang dibeli bulletin Of Indonesian Studies: Articles and Book Review
2. Hadiah
Selain dengan cara pembelian perpustakaan FE -UGM menambahkan koleksinya dengan mendapatkannya lewat hadiah. Hadiah bahan pustaka tersebut berasal dari luar negeri maupun dalam negeri, baik dari lembaga maupun perorangan.
Misalnya : Terbitan Badan Pemerintah dari BPS, Departemen Administrasi dan Keuangan dan juga dari Dosen.
2. Pengolahan
Bahan Pustaka baik cetak maupun yang non cetak oleh perpustakaan diproses lebih lanjut agar bisa dimanfaatkan oleh penggunanya, agar memberikan kemudahan-kemudahan terhadap pelaksanaan administrasi pengguna baik bagi perpustakaan maupun oleh masyarakat yang dilayani. Pengolahan adalah ( pemrosesan ) kegiatan mengolah pelbagai macam bahan pustaka yang diterima perpustakaan, berupa buku, majalah buletin, laporan, skripsi/thesis, terbitan pemerintah, surat kabar atlas, manuskrip dan lain sebagainya agar menjadi keadaan siap :
- Diatur pada tempat tertentu.
- Disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku.
- Dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan.
Tujuan dari pengolahan bahan pustaka baik cetak maupun non cetak adalah untuk menunjang kegiatan pelayanan agar tertib dan lancar.
Pengolahan bahan pustaka CD- ROM di perpustakaan tidak memerlukan proses katalogisasi seperti yang dilakukan pada koleksi cetak, sehingga perpustakaan tidak memerlukan petugas yang banyak untuk mengerjakan pekerjaan katalogisasi / pencatatan seperti yang diperlukan bagi koleksi tercetak (penggabean, 1996).
Adapun proses pengolahan CD- ROM di perpustakaan FE- UGM terdiri dari :
a. Inventarisasi
Bahan pustaka CD- ROM yang diterima oleh perpustakaan FE- UGM kemudian dicek sesuai tidak dengan surat pengantar / daftar pesanan sekaligus di cek kondisi fisik. Setelah di cek bahan pustaka CD- ROM tersebut, diberi stempel tahap berikutnya adalah dilakukan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam inventaris (dalam komputer) sebagai bukti perbendaharaan / kepemilikannya. Pencatatan ke dalam inventaris hampir sama dengan bahan cetak hanya berbeda dalam pembuatan kolom saja. Pada umumnya buku induk untuk bahan non buku berisi informasi mengenai pengarang, judul, edisi dan jenis bahan non buku, no. induk, jumlah eksemplar dan judul, dan asal. Namun di perpustakaan FE-UGM hanya dibuatkan pencatatan yang sangat sederhana.
Kolom Pencatatannya sebagai berikut :
Secara singkatnya bahwa koleksi CD- ROM dibuatkan semacam catatan mengenai koleksi CD- ROM yang dimiliki oleh perpustakaan berisi nama CD –ROM, bulan dan tahun, demikian halnya dengan koleksi CD-ROM yang merupakan koleksi pelengkap bagi koleksi buku teks. Koleksi tersebut tidak melalui proses pelabelan, tetapi hanya dibuatkan daftar judul dari isi CD-ROM nya saja. ( kolom seperti pada lampiran 11 ).
b. Memberi label pada CD- ROM ( labelling ) Pembuatan label merupakan suatu identifikasi buku yang langsung dapat dilihat pada punggung buku sebagai pedoman dalam pengrakan, penelusuran atau pencarian pada jajaran koleksi dirak.
Pelabelan pada koleksi CD-ROM dan pelabelan buku terdapat perbedaan, yaitu:
- No. berdasarkan no. inventaris, nomornya berdasarkan no. klass.
- Tiga huruf pertama dengan entri utama, Huruf singkatan dari judul jurnal
- Terdapat keterangan dua angka terakhir tahun pemasukan koleksi CD- ROM pada perpustakaan.
Label CD- ROM ditempelkan pada punggung kotak CD- ROM, disamping itu no. inventaris juga ditulis pada koleksi, digunakan untuk kepemilikan jika sewaktu kotak CD- ROM dapat diperiksa pada kolom inventaris.
Setelah diberi label, koleksi CD- ROM dalam bentuk non cetak, maka tidak diberikan sampul tapi diberikan kotak. Kotak tempat CD- ROM disamping untuk perawatan juga sebagai tempat pemberian label kotak.
Contoh label CD-ROM:
Keterangan:
Kata men menunjukkan no. inventaris
238 menunjukkan Nomor inventaris
01 menunjukkan tahun koleksi masuk di perpustakaan
c. Filing / menyimpan CD- ROM
Setelah CD- ROM sempurna diinventarisasi dan diberi label, maka koleksi tersebut selanjutnya ditempatkan di rak khusus koleksi CD- ROM, disusun berdasarkan no. inventaris, sedangkan penempatan koleksi CD- ROM terpisah dengan koleksi cetak, namun masih satu ruangan dengan koleksi referensi sehingga dalam penggunaannya saling mendukung dan melengkapi. Untuk mempermudah pelayanan CD-ROM, maka dibuatkan indeks. Indeks tersebut terdiri dari indeks subyek, penerbit, dan tahun terbit serta judul abstrak.
3. Pelayanan
Pelayanan merupakan ujung tombak suatu perpustakaan, artinya berhasil tidaknya suatu perpustakaan ditentukan oleh pelayanan kepada pemakainya. Pelayanan CD- ROM yang dilakukan oleh perpustakaan FE- UGM menggunakan sistem terbuka, artinya pemakai bisa mengakses secara langsung, tetapi dipandu dan diawasi oleh petugas. Adapun koleksi CD-ROM sampai saat ini telah dimanfaatkan oleh dosen, karyawan, mahasiswa, dan pengunjung dari luar dengan beberapa ketentuan yang menyangkut ketentuan pemakaian seperti biaya jasa layanan bagi pemakai.
Di perpustakaan FE- UGM pelayanan informasi melalui CD- ROM menggunakan perangkat lunak Pro Quest CD- ROM tahun 1998 – 2001 merupakan produk andalan UMI (University Microfilm Internal) yaitu setelah satu tempat arsip informasi terbesar di dunia dan penyedia informasi via mikrofilm, paper dan CD- ROM ke lebih dari 160 negara. Dan EBSCO tahun 1990-2000. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan FE- UGM sampai saat ini adalah sebanyak 198 berbahasa indonesia da n 208 yang berbahasa asing. Pada tahun 2003 ini juga ada penambahan koleksi CD- ROM tetapi belum masuk data inventaris . subyek yang dibeli terdiri dari informasi bisnis teknologi dan ekonomi lebih diutamakan yang diambil dari majalah dan jurnal terbitan luar negeri jumlah CD-ROM sampai dengan 2003 adalah 40 nama CD- ROM. ( lampiran 11 ). Perpustkaan FE-UGM memberikan pelayanan CD-ROM untuk civitas akademika baik yang berasal dari luar maupun dalam perpustakaan FE-UGM. Pemanfaatan jasa layanan oleh pemakai perpustakaan ini ada perbedaan tingkat pemakaian ( berdasarkan pengamatan penulis ), untuk pemakai yang berasal dari luar FE-UGM relatif tinggi bila dibandingkan dengan pemakai yang berasal dari dalam FE-UGM. Hal tersebut disebabkan oleh pemakai yang belum mengetahui macam jasa yang ada di perpustakaan, selain itu juga pemanfaatan penelusuran informasi lebih pada koleksi yang tercetak, padahal jam pelayanan sama. Adapun jam layanan yaitu dimulai pukul 08.00- 13.00 WIB dengan tarif minimal sebagai berikut:
1. Mahasiswa program Diploma/ S1 sebesar Rp. 1000/jam
2. Mahasiswa program S2sebesar Rp 1500/jam
3. Mahasiswa program S3 sebesar Rp 2500/jam
Untuk kelancaran pelayanan pemakai, perpustakaan FE- UGM menyediakan 5 komputer, 1 unit drive CD- ROM dan 1 unit printer. Lokasi yang digunakan untuk pelayanan ini yaitu menempati gedung program M si lantai dasar, tepatnya di unit II perpustakaan FE- UGM tempat berlangsungnya pelayanan referensi. Ruangan yang dipakai seluas 5 x 5 m2. Layanan CD- ROM berdekatan dengan ruang koleksi cetak, sehingga bila penelitian informasi lewat kolom tercetak tidak ditemukan bisa langsung mencari di koleksi CD- ROM. Untuk mempermudah dalam penelusuran informasi maka perpustakaan FE-UGM dibuatkan beberapa macam indeks, sehingga pemakai bisa menelusur lewat berbagai macam informasi yang tersedia di perpustakaan FE-UGM.
Sedangkan sarana pendukungnya yaitu telah memenuhi syarat karena tidak terlalu sempit dan tidak terlalu lebar, ini berarti nyaman bagi pengguna dan petugas perpustakaan. Selain itu juga dilengkapi AC (Air Conditioner) sehingga suhu udaranya selalu terjaga. Hanya saja karyawan yang bertugas di koleksi CD- ROM juga menangani bidang yang lain seperti pengolahan, pelayanan, sehingga pelayanan CD- ROM kurang mendapatkan penekanan yang serius guna pemuasan pemakai. Selain itu pelayanan pada bagian CD- ROM ini tidak dibuatkan statistik pemakainya, sehingga tidak dapat diketahui perkembangan perpustakaan dalam kurun waktu tertentu. Disamping itu karyawan yang menguasai/mengelola koleksi CD ROM hanya 1 orang. Terbatasnya petugas inipun bisa menghambat pelayanan CD ROM. Bila terjadi peledakan pemakai maka petugas akan kewalahan, belum kalau petugas tersebut berhalangan hadir, jika ada pemakai yang akan menelusur informasi lewat koleksi CD- ROM akan terlambat. Hal tersebut mengakibatkan pelayanan perpustakaan yang tidak maksimal walaupun disediakan petunjuk pemakaian pengoprasian CD- ROM, namun pemakai harus tetap dipandu oleh petugas. Hambatan lain dalam pelayanan CD- ROM perpustakan FE- UGM adalah terbatasnya alat pengoperasian CD- ROM, yang hanya memiliki satu unit alat pengoperasian CD- ROM, maka jika dilihat dari semakin bertambahnya pemakai perpustakaan baik yang berasal dari luar maupun dalam perpustakaan FE- UGM, tentu saja kurang memadai.
4. Perawatan
CD- ROM dapat digunakan untuk menyimpan data apa saja mulai dari teks grafik, suara dan gambar video. Berhubungan CD- ROM dijalankan dengan mikrokomp maka perawatannya harus melihat sisi dan wataknya dan sifat sebuah PC. Koleksi CD-ROM perpustakaan FE- UGM menempati ruangan khusus luasnya 5 x 5 m2 dengan ruangan yang dingin (karena dipasang AC), standar, kelembaban yang berkisar 40 – 60 % persen rh perlu dijaga. Penempatan disket maupun sinar apapun (misal: sumber api). Selain itu disk drive haruslah dibersihkan dengan alkohol, dan hendaknya menghindari adanya virus masuk komputer.
Keuntungan adanya Koleksi CD ROM di Perpustakaan FE- UGM
Dengan berbagai keunggulan dari CD- ROM, maka perpustakaan FE- UGM akan lebih bisa memberikan kemudahan-kemudahan dalam pengelolaannya. Adapun keuntungan yang diperoleh oleh perpustakaan FE- UGM dengan adanya koleksi CD- ROM antara lain :
1. Dapat menghemat tempat penyimpanan
Dengan adanya koleksi CD- ROM yang memiliki kapasitas menyimpan informasi yang demikian hebat baik ditinjau dari segi jumlahnya, maupun dari segi jenis suatu kualitasnya. Sebagai buku raksasa yang memakan tempat sangat sempit, tentu merupakan idealisme bagi pustakawan yang pekerjaannya memang mengumpulkan buku / informasi. Dengan keunggulan teknologi CD- ROM tersebut akan menghemat biaya untuk pengeluaran terutama biaya untuk rak, ruangan.
a. Bahan pustaka lebih aman dari kerusakan sehingga lebih tahan lama
Data untuk yang tersimpan di dalam koleksi CD- ROM tidak mudah rusak oleh rengat ataupun kondisi cuaca. Berbeda cetakan/buku-buku bila tidak dilakukan perawatan yang baik akan cepat mengalami kerusakan seperti dimakan rengat, warna memudar, terkelupas karena penggunaan yang terus menerus dan sebagainya. Hal ini tidak terjadi pada CD- ROM, sehingga pengeluaran biaya untuk perawatan bisa diminimalisir.
b. Pengolahan bahan pustaka yang sederhana sehingga tidak memerlukan proses yang terlalu lama sehingga dapat dengan cepat diakses oleh pemakai.
c. Membantu pegawai perpustakaan FE- UGM dalam melakukan penelusuran informasi karena akan adanya koleksi CD- ROM memudahkan mencari data bibliografi sehingga mendapat kemudahan dalam mencari buku.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari uraian pada bab IV dapat disimpulkan:
1. Pemanfaatan koleksi CD-ROM di perpustakaan FE-UGM kurang maksimal, jika dilihat dari rata-rata pemakai yang berjumlah 15orang/bulan dari 4783 anggota perpustakaan FE- UGM, sedangkan koleksi CD-ROM yang tersedia sejumlah 406 buah.
2. Perpustakaan FE-UGM telah melakukan kegiatan pengelolaan CD- ROM, namun kurang maksimal. Hal tersebut terlihat dari bahan pustaka CD-ROM yang masih tersimpan di bagian pengolahan, sehingga mengakibatkan CD-ROM tidak dapat langsung dimanfaatkan oleh pemakai. Kondisi tersebut disebabkan oleh:
a. Kurangnya SDM di perpustakaan FE-UGM untuk mengelola CD-ROM yang ada.
b. Pelayanan penelusuran informasi lewat CD-ROM kurang maksimal karena petugas yang ditempatkan di ruang referensi hanya tiga orang. Dua orang di bagian pengolahan dan pelayanan sirkulasi dan satu di bagian pelayanan koleksi CD-ROM
c. Selama ini perpustakaan FE-UGM lebih menitikberatkan pada layanan informasi buku teks.
3. Perpustakaan FE-UGM belum membuat ketentuan kebijakan pengadaan secara tertulis
B. Saran
1. Perpustakaan FE-UGM hendaknya melaksanakan kegiatan promosi tentang tersedianya jasa layanan penelusuran informasi lewat CD-ROM.
2. Perpustakaan FE-UGM hendaknya melaksanakan pendidikan pemakai kepada anggota baru agar pemakai dapat menggunakan jasa layanan perpustakaan secara tepat.
3. Perpustakaan FE-UGM hendaknya membuat satu tim yang ditempatkan pada bagian pengelolaan CD-ROM, agar pengelolaannya tidak tumpang tindih dengan pengelolaan koleksi buku teks.
4. Perpustakaan hendaknya menambah karyawan guna kelancaran pengelolaan CD-ROM.
5. Perpustakaan FE-UGM hendaknya menentukan kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis guna kelancaran pengadaan bahan pustaka.