KATA PENGANTAR
Bismillahirohmanirrohim
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. Laporan ini sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Diploma 3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwasannya materi yang disajikan dalam laporan ini masih banyak kekurangan dan kelemahan. Hal ini tidak lain karena keterbatasan dan kekurangan pengetahuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritik bagi penyempurnaan laporan ini.
Dan pada kesempatan ini penulis menghaturkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Yth. Bapak Drs. Syakir Ali, M. Si selaku Dekan fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Yth. Bapak Drs. H. Syihabuddin Qalyubi, L. C, M. Ag. Selaku Ketua Jurusan dan Pembimbing Akademik Jurusan D3 IPII kelas A.
3. Yth. Bapak Drs. Lasa Hs, M. Si sebagai dosen pembimbing
4. Yth. Ibu Maria H Bakri, SKM, M. Kes. selaku Direktur Politeknik Kesehatan Yogyakarta.
5. Yth. Bapak Muh. Primiaji, R. SST. sebagai pembimbing lapangan .
6. Ayahanda Tupon Suharjo dan Ibunda Sumarni atas segalanya yang telah diberikan.
7. Mbak Watik dan Mbak Indra yang telah memberi banyak dorongan.
8. Keluarga besar Mbah Warso atas segala dorongan dan Simbah Wongso atas perhatiannya.
9. Ririn atas dorongan, do’a, dan semangatnya.
10. Eko dan keluarga atas bantuannya.
11. Teman seperjuangan dalam membuat dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan Taufik dan Etik, dan temanku Pendy, Gendheng, Bono, Ulum, Nanang, serta teman-temanku yang lain.
12. Bapak dan Ibu staf Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta yang telah memberi banyak bantuan.
Semoga segala bantuan yang diberiakan kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT, dan tugas akhir ini bermanfaat bagi pembaca.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Yogyakarta, …………………2004
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi, harus dapat mengikuti perkembangan informasi, agar perpustakaan dapat berfungsi dengan semestinya. Salah satu fungsi perpustakaan adalah mengembangkan pendidikan, yakni memberikan kepada pengguna untuk dapat memanfaatkan seluruh informasi yang disajikan oleh perpustakaan (Karmidi, 1999:50 Syihabuddin Qolyubi, dkk. 2003:309).
Dalam penyajian informasi kepada para pengguna, perpustakaan harus dapat menyajikan dan mengelola informasi tersebut secara baik, sehingga para pengguna dapat menggunakan dan memanfaatkan informasi secara efektif dan efisien. Pengelolaan informasi di perpustakaan akan berkembang jika didukung oleh karya, bakat, kreativitas, dan dorongan sumber daya manusia yang mau bekerja dengan baik.
Staf perpustakaan merupakan sumber daya manusia yang sangat penting dan berperan. Mereka dapat mengatur alokasi sumber daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisipasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai di masa mendatang (Syihabuddin Qolyubi, dkk. 2003:311).
Pengaruh sumber daya manusia sangat besar dalam sebuah organisasi. Dalam hal ini perlu diadakan sebuah perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. Sehingga dengan adanya hal tersebut akan diketahui kekuatan sumber daya manusia dalam mengelola suatu organisasi, khususnya organisasi perpustakaan.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, dalam menghadapi perkembangan informasi yang semakin maju, dan tuntutan pengguna akan informasi yang semakin bertambah, diperlukan staf dalam pengelolaan informasi, agar informasi dapat disajikan sesuai dengan aturan yang berlaku dan kebutuhan pengguna terpenuhi. Sehingga diperlukan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia yang tepat pula.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
“ Bagaimana perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Jurusan Gizi ? “
C. Tujuan Laporan
Untuk mengetahui perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi yang diharapkan mampu menjadi pengelola informasi yang handal dan kreatif.
D. Tujuan Tema
Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam perpustakaan perlu dilalukan, sehingga diketahui kekurangan-kekurangan yang ada di perpustakaan tersebut.
E.Waktu dan Tempat Praktik
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan mulai tanggal 16 Februari sampai dengan 16 Maret 2004. Tempat Praktik Kerja Lapangan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta, Jl. Tata Bumi No. 3 Gamping, Sleman, Yogyakarta.
F. Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun laporan metode yang digunakan antara lain :
a. Observasi yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian (S. Margono, Bab : VIII).
Dengan metode observasi dapat diperoleh data mengenai : kegiatan pokok khususnya pengolahan bahan pustaka, kekurangan dan kelebihan, dan hambatan kerja.
b. Wawancara yaitu suatu kegiatan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan mengungkapkan pertanyaan-pertanyaan pada para responden. Wawancara bermakna berhadapan langsung antara interviewer(s) dengan responden, dan kegiatannya dilakukan secara lisan (P. Joko Subagyo, 1991:39).
Dengan metode wawancara dapat diperoleh data mengenai : pengadaan, jumlah koleksi, anggaran, fasilitas, pengguna, perekrutan, pendidikan, kesejahteraan, dan penilaian kemampuan kerja.
c. Dokumentasi yaitupengumpulan data melalui peninggalan tertulis terutama arsip dan buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan ( Nawawi, 1987 : 133 ).
Dengan metode dokumentasi dapat diperoleh data mengenai : struktur organisasi, gedung, dan pembagian kerja/tugas.
d. Tinjauan Pustaka yaitu semua sumber bahan pustaka mengenai teori-teori yang berhubungan dengan penulisan laporan.
Dengan metode tinjauan pustaka dapat diperoleh data mengenai : isi laporan yang mengacu pada buku-buku tertentu, dan pengertian-pengertian.
G. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan yang penulis susun, sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan laporan, waktu dan tempat praktik, metode pengumulan data, dan sistematika penulisan.
BAB II Gambaran Umum
Bab ini berisi sejarah, tujuan dan fungsi perpustakaan, struktur organisasi, personalia, anggaran, kegiatan pokok, fasilitas, gedung, koleksi, dan pengguna.
BAB III Landasan Teori
Bab ini berisi kajian literatur perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.
BAB IV Pembahasan Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Bab ini berisi kajian
erencanaan dan pengembangan sumber daya manusia, diantaranya : Perekrutan, pembagian kerja, pendidikan formal dan non formal, dan kesejahteraan.
Juga berisi kelebihan dan kekurangan, penilaian kemampuan kerja dan hambatan kerja.
BAB V Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran.
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Sejarah
Akademi Gizi berdiri berdasarkan S K Menteri Kesehatan R I nomor : 50 / Diklat / Kep / VI / 1984. Akademi Gizi merupakan unit pelaksana teknis pusat, yang dipimpin oleh direktur dan berada dibawah serta tanggung jawab kepada kepala pusat pendidikan tenaga kesehatan yang pembinaan dilakukan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
Pada tahun 2001 berdasarkan S K Men. Kes. R I nomor : 298 / MenKes – Kesos / SK / IV / 2001 tanggal 16 April 2001 keenam Akademik yaitu Akademi Gizi, Akademi Kesehatan Lingkungan, Keperawatan, Kebidanan, Analisis Kesehatan dan Kesehatan Gigi berubah menjadi Politeknik Kesehatan dengan nama jurusan masing-masing. Untuk Akademi Gizi dengan nama Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi. Politeknik Kesehatan ini membawahi keenam jurusan tersebut yang dipimpin oleh ketua jurusan masing-masing.
Jurusan Gizi mempunyai tugas pokok memberikan pendidikan dan pengajaran pada keahlian bidang gizi, penelitian terapan, dan pengabdian masyarakat sesuai peraturan yang berlaku. Adapun fungsinya meliputi : pelaksanaan pendidikan dan pengajaran pada bidang gizi tingkat madya, pelaksanaan penelitian terapan di bidang gizi, pelaksanaan pengabdian pada masyarakat di bidang gizi, pelaksanaan penelitian akademik dan hubungan dengan lingkungannya serta melaksanakan kegiatan administrasi dan perpustakaan.
Sebagai penunjang kelancaran belajar pada mahasiswa maka bersama dengan berdirinya Akademi Gizi yaitu pada tahun 1984 didirikan pula sebuah perpustakaan dengan nama Perpustakaan Gizi. Perpustakaan ini termasuk perpustakaan khusus, hal ini dikarenakan koleksi-koleksi yang dimiliki mengacu pada bidang tertentu yaitu bidang kesehatan.
B. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki tujuan sebagai pendukung kegiatan akademik mahasiswa dan dosen dalam melakukan penelitian maupun kegiatan lain yang berhubungan dengan mata kuliah.
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Menyediakan bahan pustaka bagi mahasiswa, dosen, karyawan serta pengguna dari luar.
2. Memberikan layanan informasi untuk penelitian bagi mahasiswa Gizi.
3. Mengolah dan merawat bahan pustaka, memberikan informasi yang berhubungan dengan penelitian tentang gizi.
C. Struktur Organisasi
Struktur adalah cara bagaimana sesuatu disusun atau dibangun (Kamus Besar Bahasa Indonesia 1998 : 806 ). Sedang organisasi adalah badan/alat yang mempunyai beberapa komponen tertentu dapat bekerja sama secara optimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Taslimah Yusuf 1990 : 36 ). Dapat disimpulkan struktur organisasi adalah susunan badan/alat yang mempunyai beberapa komponen tertentu dapat bekerja sama secara optimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi perpustakaan dalam lembaga induknya dan status pustakawan dalam fungsi kelembagaannya akan menentukan peran dan manfaatnya dalam pendidikan (Lasa Hs 2002 : 4).
Struktur organisasi memberikan peranan penting dalam peningkatan kinerja perpustakaan sehingga jelas dalam pembagiaan kerjanya. Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki 2 struktur organisasi yaitu struktur organisasi makro Politeknik Kesehatan Yogyakarta ( Lampiran 1 ) yaitu menggambarkan kedudukan dan keberadaan perpustakaan sebagai salah satu bagian dari organisasi induk, yaitu Politeknik Kesehatan dan struktur organisasi mikro Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi ( Lampiran 2 ) yaitu mengambarkan kedudukan bagian-bagian dalam Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi.
D. Personalia
Personalia merupakan sumber daya yang terpenting yang menentukan maju mundurnya sebuah perpustakaan. Apabila perpustakaan didukung oleh personalia yang handal dan memadai serta mampu mengembangkan perpustakaan, maka perpustakaan akan dapat digunakan dan dimanfaatkan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perpustakaan tersebut. Namun apabila personalianya tidak memenuhi syarat, maka harapan untuk mencapai tujuan perpustakaan akan mencapai kesulitan.
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dalam melaksanakan kinerja nya memiliki personalia yang dibilang berlatar belakang berbeda-beda, susunan personalia Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi bisa dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1
Petugas Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi
Tahun 2004
No Nama Pendidikan Jabatan
1 M. Primiaji Rialianto, SST D4 Gizi sedang melanjutkan S2 Kesehatan Lingkungan Masyarakat Koordinator Perpustakaan
2 Martiningsih D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan Pustakawan
3 Puti Sudarwati D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan Pustakawan
4 Sri Subekti S1 Ekonomi Staf
5 Agus Prianto SMU Staf
Sumber : Perpustakaan Gizi
E. Anggaran
Pembiayaan merupakan hal sangat penting dalam sebuah perpustakaan. Suatu perpustakaan tidak akan dapat melaksanakan fungsinya seperti layaknya perpustakaan tanpa adanya dana. Dana untuk Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi diperoleh dari BP3, DIK, Ekstensi dan Swadana. Dana perpustakaan diperoleh juga melalui denda keterlambatan, pelayanan kartu anggota, dan kartu baca.
Dana tersebut dipergunakan untuk pengadaan bahan pustaka, perbaikan bahan pustaka, dan kebutuhan lain perpustakaan. Sedangkan untuk operasianal pelayanan seperti alat tulis perpustakan memperoleh bantuan dari Sub Bag Administrasi Jurusan melalui pengelolaan barang. Jumlah anggaran yang diperoleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi tidak dapat disebutkan, karena hal tersebut bersifat intern dan tidak setiap pihak dapat mengetahuinya.
F. Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kegiatan yang selalu dilakukan oleh perpustakaan. Kegiatan pokok di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi :
1. Pengadaan
Bahan pustaka yang diterima oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, seperti buku, majalah, maupun bentuk yang lain berasal dari sumber-sumber berikut :
a). Pembelian
Dari angaran yang diterima secara rutin Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mengalokasikan dana untuk pengadaan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
b). Hadiah
Bahan pustaka hadiah biasanya Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memperolehnya dari luar lembaga perpustakaan, misalnya perolehan hadiah dari Departemen Kesehatan.
c). Fotokopi
Dalam pengadaan bahan pustaka Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi melakukan penambahan koleksi dengan memfotokopi bahan pustaka yang sekiranya sulit dicari namun banyak dibutuhkan oleh para pengguna.
2. Pengolahan Bahan Pustaka
Setelah bahan pustaka diadakan oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, baik melalui pembelian, hadiah dan fotokopi kemudian diolah, agar dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat pengguna membutuhkan.
Kegiatan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi :
a. Pemberian Stempel
Setiap bahan pustaka yang telah diterima perpustakaan kemudian diberikan stempel/dicap stempel perpustakaan sebagai bukti kepemilikan bahwa bahan pustaka tersebut milik perpustakaan. Stempel/cap diletakkan pada halaman tertentu, dan tergantung pada kebijakan pustakawan. Stempel/cap yang diberikan pada bahan pustaka yaitu stempel kepemilikan dan stempel inventaris.
b. Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi dilakukan pada saat bahan pustaka diterima oleh perpustakaan. Baik yang diperoleh melalui pembelian, hadiah dan fotokopi dicatat dalam sebuah buku induk. Hal tersebut dimaksudkan untuk mempermudah perencanaan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya, mempermudah pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki, dan mempermudah pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.
c. Klasifikasi
Pengelompokan koleksi perpustakaan dengan menggunakan sistem tertentu. Sehingga dengan pengelompokan tersebut informasi dapat diketemukan dengan mudah oleh pengguna. Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menggunakan pengelompokan koleksi berdasarkan subjeknya dan menggunakan pedoman Dewey Decimal Classification edisi 20.
d. Katalogisasi
Yaitu proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. Katalog perpustakaan sebagai hasil proses katalogisasi merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu. Dengan adanya katalog mempercepat dalam proses temu kembali informasi.
e. Pemberian Perlengkapan
Bahan pustaka yang sudah selesai diproses perlu diberikan perlengkapan, dengan tujuan memberikan kemudahan dalam melaksanakan sirkulasi. Pemberian perlengkapan yang dilakukan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mencakup pemberian label (call number), kartu buku, kartu pengembalian, kantung buku. Untuk label (call number) ditempel pada punggung buku atau bahan pustaka.
f. Penyampulan
Bahan pustaka ynag telah diberi perlengkapan selanjutnya diberi sampul. Penyampulan bertujuan untuk memberi kesan rapi, bersih sekaligus tahan lama. Yang digunakan untuk penyampulan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi adalah bahan plastik transparan.
g. Shelving
Shelving adalah penyusunan buku di rak, pengerakan. Sistem penyusunan koleksi di rak, almari dengan peraturan tertentu ( Lasa Hs, 1998 : 110 ).
Semua bahan pustaka yang telah selesai diproses dan diolah selanjutnya disusun dalam rak buku, sehingga bahan pustaka siap untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh pengguna sebagai sumber informasi bagi pengguna. Cara yang digunakan adalah dengan pengurutan angka sandi/call number yang ditempel pada punggung buku.
h. Filling
Filling adalah proses penyusunan warkat, bahan, katalog secara sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan ( Lasa Hs, 1998 : 47 ).
Setelah bahan pustaka disusun dalam rak selanjutnya dilakukan penyimpanan kartu katalog pada kotak katalog. Penyusunan kartu katalog dilakukan sesuai dengan urutan abjad nama pengarangnya.
3. Pelayanan Pemakai
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menggunakan sistem pelayanan terbuka, maksudnya pengguna perpustakaan bebas mencari bahan pustaka di rak dan dapat mengambilan sendiri, membuka-buka dan melihat-lihat buku. Pengguna luar diperbolehkan masuk dan mencari bahan pustaka yang mereka butuhkan asal memperlihatkan kartu mahasiswa atau identitas lainnya dan hanya boleh membaca ditempat atau fotokopi dengan syarat yang sudah ditetapkan oleh perpustakaan.
Jenis pelayanan yang ada di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi antara lain :
1. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna. Pelayanan sirkulasi ini memberikan layanan dalam bentuk peminjaman, pengembalian bahan pustaka dan perpanjangan waktu peminjaman, termasuk juga didalamnya :
1).Keanggotaan
Keanggotaan perpustakaan terdiri dari :
a. Mahasiswa Jurusan Gizi
b. Dosen atau karyawan Jurusan Gizi
c. Pengguna luar yang mendaftarkan diri sebagai anggota.
Setiap anggota perpustakaan harus memiliki kartu anggota sebagai tanda bukti.
2). Pemungutan Denda (Sanksi)
Denda dipungut kepada anggota perpustakaan yang melakukan pelanggaran tata tertib ( Lampiran 3 ) yang dibuat oleh perpustakaan. Pemungutan denda dan sanksi bagi anggota yang melakukan pelanggaran, dilakukan apabila :
a.Terlambat mengembalikan bahan pustaka dengan denda Rp. 200/buku/hari.
b. Menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang serupa.
c. Apabila bahan pustaka rusak wajib memperbaiki.
2. Pelayanan Referensi
Adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan yang tidak boleh dibawa pulang dan hanya boleh dibaca ditempat oleh anggota perpustakaan. Koleksi referensi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi diantaranya skripsi dan tugas akhir, atau yang lebih dikenal disana dengan nama Karya Tulis Ilmiah, koleksi ini hanya boleh dibaca pada hari Selasa, Kamis dan Jum’at. Koleksi referensi lain seperti kamus juga tersedia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi.
3. Pelayanan Fotokopi
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi tidak menyediakan fotokopi ditempat. Namun apabila pengguna atau anggota yang membutuhkan koleksi/bahan pustaka untuk difotokopi, bisa meminjam untuk difotokopi di luar perpustakaan. Bisa juga dengan cara pesan kepada petugas untuk difotokopikan dengan ketentuan sehari harus kembali.
Kegiatan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi masih menggunakan buku dan belum komputerisasi.
4. Perawatan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka wajib dilakukan untuk menjaga keutuhan kandungan informasi yang ada didalamnya dan perawatan tersebut patut dilakukan agar bahan pustaka tetap bisa dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Perawatan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi kegiatan yang bersifat pencegahan dan pelestarian, antara lain :
1). Pembersihan Bahan Pustaka dari Debu
Ini dilakukan agar bahan pustaka yang tertata tetap dalam keadaan bersih, sehingga tidak mudah rusak.
2). Pelabelan Ulang
Pelabelan ulang perlu dilakukan agar sumber informasi tetap dapat ditelusur oleh pengguna. Pelabelan dilakukan terhadap bahan pustaka yang labelnya telah rusak, lepas atau hilang. Setelah pelabelan ulang dilakukan penyampulan kembali bahan pustaka dengan sampul yang baru.
3). Perbaikan Buku yang Rusak
Buku yang telah lepas dari sampul atau sudah lepas dari jilidan, perlu diperbaiki agar tidak hilang atau tidak bisa dimanfaatkan informasi yang ada didalamnya. Perbaikan dilakukan dengan cara dijahit, dilem kembali atau dijilid ulang.
G. Fasilitas
Fasilitas yang dimiliki dan mendukung kinerja Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi : 1 unit komputer, 1 buah kotak katalog, 1 buah mesin ketik, 36 buah kursi, 18 meja, 16 rak buku ukuran 180 cm x 200 cm.
H. Gedung
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi terletak di jl. Tata Bumi no. 3 Gamping, Sleman, Yogyakarta dan menempati gedung seluas 15 m x 21 m, dimana gedung tersebut ditempati 3 perpustakaan jurusan, yaitu Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan Gizi dan Jurusan Keperawatan. Untuk Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menempati ruangan seluas 15 m x 7 m.
I. Koleksi
Koleksi perpustakaan harus diatur secara sistematis, sehingga bisa dimanfaatkan. Koleksi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi berasal dari pembelian, hadiah dan fotokopi. Adapun koleksi yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dari tahun 1984 sampai Maret 2004 adalah sebagai berikut : buku 3623 judul / 8919 eksemplar, majalah 156 judul / 1619 eksemplar, Karya Tulis Ilmiah 1191 judul / 1191 eksemplar.
J. Pengguna
Jumlah pengunjung tiap harinya sekitar 75 orang, rata-rata peminjamnya sekitar 35 orang. Para pengguna berasal dari mahasiswa Politeknik Jurusan Gizi dan dari luar biasanya mahasiswa dari UGM, UNS, UNDIP, UNY, UMY, dan UMS. Informasi yang dicari disana adalah tentang bidang gizi, kesehatan, dan tata boga.
BAB III
LANDASAN TEORI
Pengertian
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang (Basu Swastha, 1990 : 34 dalam Lasa Hs, 2002 : 43). Dengan adanya perencanaan yang baik, maka seluruh aktivitas organisasi akan dapat diarahkan untuk menuju suatu titik tujuan yang jelas.
Dengan adanya perencanaan yang matang dan jelas, maka akan dapat disajikan sebagai pedoman dan standart kerja seluruh elemen yang terkait dalam suatu organisasi / lembaga. Disamping itu dengan perencanaan pula dapat diprediksi adanya peluang-peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan.
Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari adanya perencanaan, yaitu :
1). Terhindar pemborosan waktu, uang dan tenaga.
2). Dimungkinkan dilakukan pilihan dari berbagai alternatif tindakan.
3). Dimungkinkan perubahan-erubahan yang perlu pada waktunya.
4). Dimungkinkan evaluasi terhadap tindakan yang dilaksanakan karena tujuan dan cara mencapai tujuan ditetapkan sebelumnya (Firman B. Aji 1990 ).
2. Sumber Daya Manusia
Di suatu organisasi orang sering menyebut sumber daya manusia dengan singkatan SDM, yang merujuk pada orang-orang atau seluruh staf yang ada di organisasi tersebut. Sedangkan disisi lain sebagian orang berpendapat bahwa yang dimaksud sebagian dengan SDM adalah hanya karyawan yang mempunyai potensi, sebab dalam kenyataannya tidak jarang ada karyawan yang tidak berpotensi bahkan menjadi beban bagi organisasi itu sendiri.
Menurut Nawawi (1998 : 40) yang dikutip oleh Syihabuddin Qolyubi, dkk (2003 : 114) ada tiga pengertian tentang SDM dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut :
a). SDM adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi yang bisa disebut pegawai personal, karyawan, tenaga kerja atau pekerja.
b). SDM adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c). SDM adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal non material/ non finansial di dalam organisasi yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan (SP Siagian 1994 : 41 dalam Faustino Cardoso Gomes 1995 :8).
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Menurut UNDP (United Nations Development Program) seperti dikutip Tadjudin Noer Efendi (1993 : 4) merumuskan pengembangan sumber daya manusia sebagai upaya untuk pengembangan manusia.
Pengembangan sumber daya manusia adalah proses meningkatkan kemampuan manusia untuk melakukan pilihan-pilihan. Pengertian ini memusatkan perhatian pada pemerataan dalam peningkatan kemampuan manusia (melalui investsi pada manusia itu sendiri) dan pada pemanfaatan kemampuan itu (melalui penciptaan kerangka keterlibatan manusia untuk mendapatkan penghasilan dan perluasan peluang kerja).
Pustakawan sebagai Sumber Daya Manusia Terpenting dalam Perpustakaan
Pustakawan menurut kode etik pustakawan mengandung pengertian, pustakawan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan pada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dimiliki melalui pendidikan ( AD ART Ikatan Pustakawan Indonesia, 1999 : 25 ).
Pustakawan sebagai motor penggerak perpustakaan harus mengerti tugas dan kewajibannya sebagai seorang pustakawan sesuai dengan kode etik pustakawan yang telah ditetapkan.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perpustakaan
Istilah pelatihan dan pengembangan merupakan kegiatan yang berupaya untuk memperbaiki dan mengembangkan sikap, perilaku, ketrampilan dan pengetahuan para karyawan sesuai dengan keinginan organisasi. Pelatihan (training) diartikan sebagai proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional untuk memperoleh ketrampilan teknis secara sistematis. Sedangkan pengemnbangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang bagi karyawan manajerial untuk memperoleh penguasaan konsep-konsep abstrak dan teoritis secara sistematis.
Diharapkan dengan pelatihan dapat mengoreksi kelemahan-kelemahan dan kekurangan serta menemukan hal baru dalam kinerja mereka, karena dalam pelatihan diberikan instruksi untuk mengembangkan keahlian-keahlian yang langsung dapat diterapkan dan dipakai dalam pekerjaan pada pos yang didudukinya sekarang. Sedangkan pengembangan (development) lebih memfokuskan kepada orientasi yang lebih luas, yaitu pengembangan mewakilli suatu investasi yang berorientasi ke masa mendatang. Pengembangan didasarkan pada pemikiran bahwa seseorang karyawan akan membutuhkan serangkaian pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang berkembang supaya bekerja dengan lebih baik dalam suksesi yang ditemui selama kariernya. Begitu pula pelatihan kadang dibedakan dengan pendidikan (education). Pendidikan dianggap lingkupnya lebih luas, yakni pengembangan individu yang biasanya melalui pendidikan formal di sekolah, akademik atau perguruan tinggi. Sedangkan pelatihan berorientasi pada kejuruan (vacationally oriented) dan langsung di dalam lingkup organisasi.
Pekerjaan yang tercakup dalam pengembangan pustakawan meliputi bidang-bidang berikut :
1. Pendidikan
a). Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/gelar.
b). Pendidikan dan pelatihan kedinasan kepustakawanan dan memperoleh STTPL ( Surat Tanda Tamat Pendidikan Pelatihan )/sertifikat di bidang pusdokinfo.
2. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi yang meliputi :
a). pengembangan koleksi
b). pengolahan bahan pustaka
c). penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka
d). pelayanan informasi
3. Pemasyarakatan pusdokinfo, meliputi :
a). penyuluhan
b). publisitas
c). pameran
4. Pengkajian pengembangan pusdokinfo, meliputi :
a). pengkajian
b). pengembangan pusdokinfo
c). analisis/kritik karya kepustakawanan
d). penelaahan pengembangan di bidang pusdokinfo
5. Pengembangan profesi
a). membuat karya tulis/karya ilmiah di bidang pusdokinfo
b). menyusun pedoman/petunjuk teknis pusdokinfo
c). menerjemahkan/menyadur buku dan bahan lain di bidang pusdokinfo
d). membimbing pustakawan yang berada di bawah jenjang jabatannya
e). melakukan tugas sebagai kelompok/koordinator pustakawan atau memimpin unit pusdokinfo
f). menyusun kumpulan tulisan untuk dipublikasikan
g). memberi konsultasi kepustakawanan yang bersifat konsep.
6. Penunjang kegiatan kepustakawanan
a). mengajar bidang pusdokinfo pada perguruan tinggi/sekolah atau lembaga pendidikan dan pelatihan yang telah diakui oleh pemerintah
b). melatih siswa/mahasiswa atau karyawan di bidang pusdokinfo
c). membimbing mahasiswa dalam penyusunan skripsi, thesis, disertasi/laporan akhir program studi yang berkaitan dengan ilmu pusdokinfo
d). memberi konsultasi teknis sarana dan prasarana pusdokinfo
e). mengikuti seminar/loka karya dan pertemuan sejenis di bidang kepustakawanan
f). menjadi anggota organisasi profesi kepustakawanan
g). melakukan lomba kepustakawanan
h). memperoleh penghargaan/tanda jasa
i). memperoleh gelar kesarjanaan lain
j). menjadi anggota dalam penerbitan ilmiah di bidang pusdokinfo.
( Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 72 Tahun 1999 ).
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi
Perencanaan sumber daya manusia di perpustakaan ini belum terstruktur, namun sudah menuju pada sasaran yang ingin dicapai, yaitu menuju pada peningkatan sumber daya manusia yang mampu meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi.
Perencanaan sumber daya manusia sesuai dengan apa yang dirumuskan dalam tujuan organisasi, yaitu memberikan pembagian kinerja yang jelas pada masing-masing bagian dalam perpustakaan. Sehingga tiap-tiap bagian dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan kedudukan, jabatan, dan pekerjaan.
Pengembangan sumber daya manusia di perpustakaan dilakukan dengan sebuah perencanaan. Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi/lembaga, begitu pula di sebuah perpustakaan. Maju mundurnya sebuah perpustakaan tergantung pada kwalitas sumber daya manusianya dalam mengelola informasi dan menggunakan teknologi informasi sebagai penunjang. Dengan perencanaan yang baik dan tepat dalam organisasi perpustakaan dapat diharapkan meningkatkan mutu dan kwalitas kinerja sumber daya manusianya.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dalam meningkatkan kwalitas sumber daya manusianya dalam hal pengelolaan dan pelayanan informasi, setelah melakuka perencanaan selanjutnya ditindak lanjuti dengan pengembangan sumber daya manusianya yakni dengan :
1. Perekrutan
Proses perekrutan merupakan salah satu bagian terpenting dalam keseluruhan proses manajemen sumber daya manusia di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi. Langkah-langkah antara proses di mulai dan proses di akhiri merupakan usaha pengkaitan antara kepentingan calon sumber daya manusia dengan kepentingan organisasi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi.
Setiap perekrutan sumber daya manusia mempunyai rasa tanggung jawab secara profesional, dapat dipastikan ingin dan berusaha agar melalui proses perekrutan/seleksi yang dilakukan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi diperoleh sumber daya manusia yang paling memenuhi syarat sesuai dengan tingkat dan tempat yang tersedia.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi perekrutan dilakukan kebanyakan melalui orang dalam, yaitu atas kebijakan direktur, yang melalui juga : penilaian, pemilihan staf/tenaga kerja, dan disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Pembagian Kerja
Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kegiatan kerja di dalam Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi, dilakukan pembagian tugas sesuai dengan kemampuan/tingkat kwalitas sumber daya manusianya. Dalam suatu organisasi pembagian kerja harus dilakukan secara jelas sebab tanpa pembagian yang jelas akan terjadi tumpang tindih pekerjaaan dan dari sini akan terjadi pemborosan.
Sumber daya manusia yang dimiliki berjumlah : 5 staf yang kesemuanya adalah pegawai negeri sipil. Status pegawai dibagi menjadi dua bagian yaitu pustakawan dan non pustakawan, pustakawan 2 orang dan non pustakawan 3 orang.
Sumber daya manusia yang ada tersebut ditempatkan pada bagian-bagian yaitu : pengadaan, pengolahan, pelayanan, dan perawatan.
Tugas pengadaan dan pengolahan dilakukan oleh pustakawan, sedangkan pelayanan dan perawatan dilakukan oleh non perpustakaan, dan saling membantu.
Pembagian kerja tersebut diatas rincinya adalah sebagai berikut :
1). Pustakawan memiliki tugas sebagai berikut :
Tugas Pokok :
a. Survei bahan pustaka
b. Melaksanakan seleksi bahan pustaka
c. Menginventarisasi bahan pustaka
d. Shelving
e. Sirkulasi
Tugas Sampingan :
a. Membuat Klasifikasi
b. Membuat katalog bahan pustaka
c. Membantu pengolahan bahan pustaka
d. Membantu perawatan bahan pustaka
e. Membantu melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
2). Staf perpustakaan memiliki tugas sebagai berikut :
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan peminjaman/sirkulasi termasuk referensi.
b. Memberikan layanan peminjaman khusus : melaksanakan peminjaman skripsi, melaksanakan peminjaman laporan, dan melaksanakan peminjaman sementara/fotokopi.
Tugas Sampingan :
a. Melaksanakan perbaikan, penjilidan dan/pengawetan bahan pustaka
b. Membantu mengolah bahan pustaka (labeling, kartu buku, penyampulan)
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
d. Mengatur dan membersihkan ruangan perpustakaan.
3. Pendidikan Formal dan Non Formal
a. Pendidikan Formal
Sumber daya manusia atau staf yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi memiliki latar belakang yang berbeda-beda.
Sumber daya manusia yang memiliki jenjang pendidikan formal saat ini di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi adalah :
Tabel 2
Jenjang Pendidikan Formal Sumber Daya Manusia
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta
Jurusan Gizi
Jenjang Pendidikan Jumlah
D4 Gizi sedang melanjutkan S2 Kesehatan Lingkungan Masyarakat
D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan
D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan
S1 Ekonomi
SMU 1
1
1
1
1
Sumber : Perpustakaan Jurusan Gizi tahun 2004
Dalam pengembangan sumber daya manusia Perpustakaan Politeknik Kesehatan menambah pendidikan pustakawannya dengan menyekolahkan lagi kejenjang yang lebih tinggi.
b. Pendidikan Non formal
Selain pendidikan formal, di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dilakukan pula pendidikan non formal. Pendidikan non formal yang diikutkan oleh perpustakaan terhadap para stafnya yaitu diikut sertakan dalam seminar-seminar tentang perpustakaan dan kepustakawanan.
Di perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi para stafnya pernah mengikuti seminar sebanyak 6 kali.
4. Kesejahteraan
Di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dalam kaitannya dengan sumber daya manusia/staf diberikan perhatian khusus dalam hal ini adalah kesejahteraan.
Kesejahteraan yang diberikan kepada para staf di perpustakaan meliputi :
1). Cuti selama 12 hari, bisa diambil 2 kali selama setahun.
2). Tunjangan fungsional.
3). Asuransi Kesehatan.
4). Honor tambahan untuk lembur kerja.
B. Kelebihan dan Kekurangan
1. Kelebihan
Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki kelebihan sebagai berikut :
a. Bertambahnya kwalitas sumber daya manusia di perpustakaan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi
b. Adanya dorongan bagi staf untuk mengembangkan ilmu yang diperoleh dan berusaha untuk meningkatkan kwalitas diri.
c. Terdapat pembagian kerja.
2. Kelemahan
Dalam melakukan penerapan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi masih memiliki kekurangan, yaitu :
a. Masih ada staf yang kurang mengerti arti pentingnya tugas dan kewajiban pustakawan
b. Tidak semua staf dapat mengikuti pendidikan formal maupun non formal untuk bidang perpustakaan.
C. Penilaian Kemampuan Kerja
Penilaian kemampuan kerja dilakukan sebagai salah satu pengembangan dalam mencapai keberhasilan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dalam memberikan pelayanan informasi kepada para pengguna. Penilaian ini juga dilakukan untuk mengetahui kekurangan apa saja yang ada dalam perpustakaan. Penilaian kemampuan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi terhadap jasa layanan yang diberikan perpustakaan yaitu :
a. Dalam memberikan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka terhadap para pemakai yang begitu banyak dan petugaspun mengalami kewalahan. Dengan adanya masalah tersebut Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi melakukan perekrutan staf untuk keperluan pelayanan tersebut.
b. Kedisiplinan tiap-tiap staf berbeda, sehingga ada saja yang belum mengerti arti pentingnya tugas dan kewajibannya di perpustakaan . Dengan adanya penilaian kemampuan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi kesadaran staf untuk disiplin mulai meningkat.
D. Hambatan Kerja
Hambatan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi disebabkan oleh beberapa faktor :
a. Ada staf yang kurang pengetahuan tentang ilmu perpustakaan, karena ada staf yang memiliki latar belakang yang bukan dari ilmu perpustakaan.
b. Semangat kerja tiap-tiap personil berbeda.
c. Disiplin masing-masing personil berbeda.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Perencanaan sumber daya manusia sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi khususnya perpustakaan, sehingga memberikan arah dalam mencapai target atau sasaran.
2. Perencanaan sumber daya manusia memberikan suatu gambaran bagaimana langkah yang akan ditempuh suatu perpustakaan selanjutnya yaitu dengan pengembangan sumber daya manusia.
3. Pengembangan sumber daya manusia dapat melalui perekrutan sumber daya manusia yang berkwalitas dan bisa melalui pendidikan formal maupun non formal agar kwalitas sumber daya manusia lebih meningkat sesuai dengan bidangnya.
4. Penilaian kemampuan kerja diperlukan agar diperoleh hasil kerja yang maksimal dari masing-masing staf.
5. Hambatan kerja dapat dihindari apabila kesadaran terhadap seluruh tugas dan kewajiban sebagai pustakawan.
B. Saran
1. Perlu adanya perencanaan yang lebih matang dan terstruktur, sehingga pengembangan sumber daya manusia dapat tercapai sesuai tujuan.
2. Perlu pembagian kerja/tugas yang jelas, sehingga masing-masing staf mempunyai peran.
3. Disarankan staf mengerti seluruh tugas dan kewajibannya sebagai pustakawan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi agar kekurangan dan hambatan dapat terpecahkan.
DAFTAR PUSTAKA
Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikatan Pustakawan Indonesia. Jakarta : Pengurus Pusat Ikatan Pustakawan Indonesia, 1999.
Aji, Firman B. 1990. Perencanaan dan Evaluasi : Suatu Sistem Untuk Proyek Pembangunan. Jakarta : Bumi Aksara.
Gomes, Faustino Cardoso. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Andi Offset.
Keputusan Kepala Perpustakaan RI Nomor 72 Tahun 1999. Tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Lasa, Hs. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University
Press.
_______. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta : Adi Cita Karya Nusa.
_______. 2002. Pengantar Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta. ( unpubhised )
Margono, S. 1997. Metodologi Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.
Nawawi, Hadari. 1987. Metode Penelitian Sosial. Yogyakarta : Universitas Gadjah Mada Press.
Qolyubi, Syihabuddin. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Siagian, Sondang P. 1993. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.
Subagyo, P. Joko. 1991. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta : PT. Melton Putra.
#Skripsi
Bismillahirohmanirrohim
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. Laporan ini sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Diploma 3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwasannya materi yang disajikan dalam laporan ini masih banyak kekurangan dan kelemahan. Hal ini tidak lain karena keterbatasan dan kekurangan pengetahuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritik bagi penyempurnaan laporan ini.
Dan pada kesempatan ini penulis menghaturkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Yth. Bapak Drs. Syakir Ali, M. Si selaku Dekan fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Yth. Bapak Drs. H. Syihabuddin Qalyubi, L. C, M. Ag. Selaku Ketua Jurusan dan Pembimbing Akademik Jurusan D3 IPII kelas A.
3. Yth. Bapak Drs. Lasa Hs, M. Si sebagai dosen pembimbing
4. Yth. Ibu Maria H Bakri, SKM, M. Kes. selaku Direktur Politeknik Kesehatan Yogyakarta.
5. Yth. Bapak Muh. Primiaji, R. SST. sebagai pembimbing lapangan .
6. Ayahanda Tupon Suharjo dan Ibunda Sumarni atas segalanya yang telah diberikan.
7. Mbak Watik dan Mbak Indra yang telah memberi banyak dorongan.
8. Keluarga besar Mbah Warso atas segala dorongan dan Simbah Wongso atas perhatiannya.
9. Ririn atas dorongan, do’a, dan semangatnya.
10. Eko dan keluarga atas bantuannya.
11. Teman seperjuangan dalam membuat dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan Taufik dan Etik, dan temanku Pendy, Gendheng, Bono, Ulum, Nanang, serta teman-temanku yang lain.
12. Bapak dan Ibu staf Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta yang telah memberi banyak bantuan.
Semoga segala bantuan yang diberiakan kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT, dan tugas akhir ini bermanfaat bagi pembaca.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Yogyakarta, …………………2004
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi, harus dapat mengikuti perkembangan informasi, agar perpustakaan dapat berfungsi dengan semestinya. Salah satu fungsi perpustakaan adalah mengembangkan pendidikan, yakni memberikan kepada pengguna untuk dapat memanfaatkan seluruh informasi yang disajikan oleh perpustakaan (Karmidi, 1999:50 Syihabuddin Qolyubi, dkk. 2003:309).
Dalam penyajian informasi kepada para pengguna, perpustakaan harus dapat menyajikan dan mengelola informasi tersebut secara baik, sehingga para pengguna dapat menggunakan dan memanfaatkan informasi secara efektif dan efisien. Pengelolaan informasi di perpustakaan akan berkembang jika didukung oleh karya, bakat, kreativitas, dan dorongan sumber daya manusia yang mau bekerja dengan baik.
Staf perpustakaan merupakan sumber daya manusia yang sangat penting dan berperan. Mereka dapat mengatur alokasi sumber daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisipasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai di masa mendatang (Syihabuddin Qolyubi, dkk. 2003:311).
Pengaruh sumber daya manusia sangat besar dalam sebuah organisasi. Dalam hal ini perlu diadakan sebuah perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. Sehingga dengan adanya hal tersebut akan diketahui kekuatan sumber daya manusia dalam mengelola suatu organisasi, khususnya organisasi perpustakaan.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, dalam menghadapi perkembangan informasi yang semakin maju, dan tuntutan pengguna akan informasi yang semakin bertambah, diperlukan staf dalam pengelolaan informasi, agar informasi dapat disajikan sesuai dengan aturan yang berlaku dan kebutuhan pengguna terpenuhi. Sehingga diperlukan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia yang tepat pula.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
“ Bagaimana perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Jurusan Gizi ? “
C. Tujuan Laporan
Untuk mengetahui perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi yang diharapkan mampu menjadi pengelola informasi yang handal dan kreatif.
D. Tujuan Tema
Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam perpustakaan perlu dilalukan, sehingga diketahui kekurangan-kekurangan yang ada di perpustakaan tersebut.
E.Waktu dan Tempat Praktik
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan mulai tanggal 16 Februari sampai dengan 16 Maret 2004. Tempat Praktik Kerja Lapangan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta, Jl. Tata Bumi No. 3 Gamping, Sleman, Yogyakarta.
F. Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun laporan metode yang digunakan antara lain :
a. Observasi yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian (S. Margono, Bab : VIII).
Dengan metode observasi dapat diperoleh data mengenai : kegiatan pokok khususnya pengolahan bahan pustaka, kekurangan dan kelebihan, dan hambatan kerja.
b. Wawancara yaitu suatu kegiatan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan mengungkapkan pertanyaan-pertanyaan pada para responden. Wawancara bermakna berhadapan langsung antara interviewer(s) dengan responden, dan kegiatannya dilakukan secara lisan (P. Joko Subagyo, 1991:39).
Dengan metode wawancara dapat diperoleh data mengenai : pengadaan, jumlah koleksi, anggaran, fasilitas, pengguna, perekrutan, pendidikan, kesejahteraan, dan penilaian kemampuan kerja.
c. Dokumentasi yaitupengumpulan data melalui peninggalan tertulis terutama arsip dan buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan ( Nawawi, 1987 : 133 ).
Dengan metode dokumentasi dapat diperoleh data mengenai : struktur organisasi, gedung, dan pembagian kerja/tugas.
d. Tinjauan Pustaka yaitu semua sumber bahan pustaka mengenai teori-teori yang berhubungan dengan penulisan laporan.
Dengan metode tinjauan pustaka dapat diperoleh data mengenai : isi laporan yang mengacu pada buku-buku tertentu, dan pengertian-pengertian.
G. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan yang penulis susun, sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan laporan, waktu dan tempat praktik, metode pengumulan data, dan sistematika penulisan.
BAB II Gambaran Umum
Bab ini berisi sejarah, tujuan dan fungsi perpustakaan, struktur organisasi, personalia, anggaran, kegiatan pokok, fasilitas, gedung, koleksi, dan pengguna.
BAB III Landasan Teori
Bab ini berisi kajian literatur perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.
BAB IV Pembahasan Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Bab ini berisi kajian
erencanaan dan pengembangan sumber daya manusia, diantaranya : Perekrutan, pembagian kerja, pendidikan formal dan non formal, dan kesejahteraan.Juga berisi kelebihan dan kekurangan, penilaian kemampuan kerja dan hambatan kerja.
BAB V Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran.
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Sejarah
Akademi Gizi berdiri berdasarkan S K Menteri Kesehatan R I nomor : 50 / Diklat / Kep / VI / 1984. Akademi Gizi merupakan unit pelaksana teknis pusat, yang dipimpin oleh direktur dan berada dibawah serta tanggung jawab kepada kepala pusat pendidikan tenaga kesehatan yang pembinaan dilakukan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
Pada tahun 2001 berdasarkan S K Men. Kes. R I nomor : 298 / MenKes – Kesos / SK / IV / 2001 tanggal 16 April 2001 keenam Akademik yaitu Akademi Gizi, Akademi Kesehatan Lingkungan, Keperawatan, Kebidanan, Analisis Kesehatan dan Kesehatan Gigi berubah menjadi Politeknik Kesehatan dengan nama jurusan masing-masing. Untuk Akademi Gizi dengan nama Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi. Politeknik Kesehatan ini membawahi keenam jurusan tersebut yang dipimpin oleh ketua jurusan masing-masing.
Jurusan Gizi mempunyai tugas pokok memberikan pendidikan dan pengajaran pada keahlian bidang gizi, penelitian terapan, dan pengabdian masyarakat sesuai peraturan yang berlaku. Adapun fungsinya meliputi : pelaksanaan pendidikan dan pengajaran pada bidang gizi tingkat madya, pelaksanaan penelitian terapan di bidang gizi, pelaksanaan pengabdian pada masyarakat di bidang gizi, pelaksanaan penelitian akademik dan hubungan dengan lingkungannya serta melaksanakan kegiatan administrasi dan perpustakaan.
Sebagai penunjang kelancaran belajar pada mahasiswa maka bersama dengan berdirinya Akademi Gizi yaitu pada tahun 1984 didirikan pula sebuah perpustakaan dengan nama Perpustakaan Gizi. Perpustakaan ini termasuk perpustakaan khusus, hal ini dikarenakan koleksi-koleksi yang dimiliki mengacu pada bidang tertentu yaitu bidang kesehatan.
B. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki tujuan sebagai pendukung kegiatan akademik mahasiswa dan dosen dalam melakukan penelitian maupun kegiatan lain yang berhubungan dengan mata kuliah.
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Menyediakan bahan pustaka bagi mahasiswa, dosen, karyawan serta pengguna dari luar.
2. Memberikan layanan informasi untuk penelitian bagi mahasiswa Gizi.
3. Mengolah dan merawat bahan pustaka, memberikan informasi yang berhubungan dengan penelitian tentang gizi.
C. Struktur Organisasi
Struktur adalah cara bagaimana sesuatu disusun atau dibangun (Kamus Besar Bahasa Indonesia 1998 : 806 ). Sedang organisasi adalah badan/alat yang mempunyai beberapa komponen tertentu dapat bekerja sama secara optimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Taslimah Yusuf 1990 : 36 ). Dapat disimpulkan struktur organisasi adalah susunan badan/alat yang mempunyai beberapa komponen tertentu dapat bekerja sama secara optimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi perpustakaan dalam lembaga induknya dan status pustakawan dalam fungsi kelembagaannya akan menentukan peran dan manfaatnya dalam pendidikan (Lasa Hs 2002 : 4).
Struktur organisasi memberikan peranan penting dalam peningkatan kinerja perpustakaan sehingga jelas dalam pembagiaan kerjanya. Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki 2 struktur organisasi yaitu struktur organisasi makro Politeknik Kesehatan Yogyakarta ( Lampiran 1 ) yaitu menggambarkan kedudukan dan keberadaan perpustakaan sebagai salah satu bagian dari organisasi induk, yaitu Politeknik Kesehatan dan struktur organisasi mikro Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi ( Lampiran 2 ) yaitu mengambarkan kedudukan bagian-bagian dalam Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi.
D. Personalia
Personalia merupakan sumber daya yang terpenting yang menentukan maju mundurnya sebuah perpustakaan. Apabila perpustakaan didukung oleh personalia yang handal dan memadai serta mampu mengembangkan perpustakaan, maka perpustakaan akan dapat digunakan dan dimanfaatkan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perpustakaan tersebut. Namun apabila personalianya tidak memenuhi syarat, maka harapan untuk mencapai tujuan perpustakaan akan mencapai kesulitan.
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dalam melaksanakan kinerja nya memiliki personalia yang dibilang berlatar belakang berbeda-beda, susunan personalia Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi bisa dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1
Petugas Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi
Tahun 2004
No Nama Pendidikan Jabatan
1 M. Primiaji Rialianto, SST D4 Gizi sedang melanjutkan S2 Kesehatan Lingkungan Masyarakat Koordinator Perpustakaan
2 Martiningsih D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan Pustakawan
3 Puti Sudarwati D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan Pustakawan
4 Sri Subekti S1 Ekonomi Staf
5 Agus Prianto SMU Staf
Sumber : Perpustakaan Gizi
E. Anggaran
Pembiayaan merupakan hal sangat penting dalam sebuah perpustakaan. Suatu perpustakaan tidak akan dapat melaksanakan fungsinya seperti layaknya perpustakaan tanpa adanya dana. Dana untuk Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi diperoleh dari BP3, DIK, Ekstensi dan Swadana. Dana perpustakaan diperoleh juga melalui denda keterlambatan, pelayanan kartu anggota, dan kartu baca.
Dana tersebut dipergunakan untuk pengadaan bahan pustaka, perbaikan bahan pustaka, dan kebutuhan lain perpustakaan. Sedangkan untuk operasianal pelayanan seperti alat tulis perpustakan memperoleh bantuan dari Sub Bag Administrasi Jurusan melalui pengelolaan barang. Jumlah anggaran yang diperoleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi tidak dapat disebutkan, karena hal tersebut bersifat intern dan tidak setiap pihak dapat mengetahuinya.
F. Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kegiatan yang selalu dilakukan oleh perpustakaan. Kegiatan pokok di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi :
1. Pengadaan
Bahan pustaka yang diterima oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, seperti buku, majalah, maupun bentuk yang lain berasal dari sumber-sumber berikut :
a). Pembelian
Dari angaran yang diterima secara rutin Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mengalokasikan dana untuk pengadaan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
b). Hadiah
Bahan pustaka hadiah biasanya Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memperolehnya dari luar lembaga perpustakaan, misalnya perolehan hadiah dari Departemen Kesehatan.
c). Fotokopi
Dalam pengadaan bahan pustaka Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi melakukan penambahan koleksi dengan memfotokopi bahan pustaka yang sekiranya sulit dicari namun banyak dibutuhkan oleh para pengguna.
2. Pengolahan Bahan Pustaka
Setelah bahan pustaka diadakan oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi, baik melalui pembelian, hadiah dan fotokopi kemudian diolah, agar dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat pengguna membutuhkan.
Kegiatan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi :
a. Pemberian Stempel
Setiap bahan pustaka yang telah diterima perpustakaan kemudian diberikan stempel/dicap stempel perpustakaan sebagai bukti kepemilikan bahwa bahan pustaka tersebut milik perpustakaan. Stempel/cap diletakkan pada halaman tertentu, dan tergantung pada kebijakan pustakawan. Stempel/cap yang diberikan pada bahan pustaka yaitu stempel kepemilikan dan stempel inventaris.
b. Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi dilakukan pada saat bahan pustaka diterima oleh perpustakaan. Baik yang diperoleh melalui pembelian, hadiah dan fotokopi dicatat dalam sebuah buku induk. Hal tersebut dimaksudkan untuk mempermudah perencanaan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya, mempermudah pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki, dan mempermudah pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.
c. Klasifikasi
Pengelompokan koleksi perpustakaan dengan menggunakan sistem tertentu. Sehingga dengan pengelompokan tersebut informasi dapat diketemukan dengan mudah oleh pengguna. Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menggunakan pengelompokan koleksi berdasarkan subjeknya dan menggunakan pedoman Dewey Decimal Classification edisi 20.
d. Katalogisasi
Yaitu proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. Katalog perpustakaan sebagai hasil proses katalogisasi merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu. Dengan adanya katalog mempercepat dalam proses temu kembali informasi.
e. Pemberian Perlengkapan
Bahan pustaka yang sudah selesai diproses perlu diberikan perlengkapan, dengan tujuan memberikan kemudahan dalam melaksanakan sirkulasi. Pemberian perlengkapan yang dilakukan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi mencakup pemberian label (call number), kartu buku, kartu pengembalian, kantung buku. Untuk label (call number) ditempel pada punggung buku atau bahan pustaka.
f. Penyampulan
Bahan pustaka ynag telah diberi perlengkapan selanjutnya diberi sampul. Penyampulan bertujuan untuk memberi kesan rapi, bersih sekaligus tahan lama. Yang digunakan untuk penyampulan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi adalah bahan plastik transparan.
g. Shelving
Shelving adalah penyusunan buku di rak, pengerakan. Sistem penyusunan koleksi di rak, almari dengan peraturan tertentu ( Lasa Hs, 1998 : 110 ).
Semua bahan pustaka yang telah selesai diproses dan diolah selanjutnya disusun dalam rak buku, sehingga bahan pustaka siap untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh pengguna sebagai sumber informasi bagi pengguna. Cara yang digunakan adalah dengan pengurutan angka sandi/call number yang ditempel pada punggung buku.
h. Filling
Filling adalah proses penyusunan warkat, bahan, katalog secara sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan ( Lasa Hs, 1998 : 47 ).
Setelah bahan pustaka disusun dalam rak selanjutnya dilakukan penyimpanan kartu katalog pada kotak katalog. Penyusunan kartu katalog dilakukan sesuai dengan urutan abjad nama pengarangnya.
3. Pelayanan Pemakai
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menggunakan sistem pelayanan terbuka, maksudnya pengguna perpustakaan bebas mencari bahan pustaka di rak dan dapat mengambilan sendiri, membuka-buka dan melihat-lihat buku. Pengguna luar diperbolehkan masuk dan mencari bahan pustaka yang mereka butuhkan asal memperlihatkan kartu mahasiswa atau identitas lainnya dan hanya boleh membaca ditempat atau fotokopi dengan syarat yang sudah ditetapkan oleh perpustakaan.
Jenis pelayanan yang ada di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi antara lain :
1. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna. Pelayanan sirkulasi ini memberikan layanan dalam bentuk peminjaman, pengembalian bahan pustaka dan perpanjangan waktu peminjaman, termasuk juga didalamnya :
1).Keanggotaan
Keanggotaan perpustakaan terdiri dari :
a. Mahasiswa Jurusan Gizi
b. Dosen atau karyawan Jurusan Gizi
c. Pengguna luar yang mendaftarkan diri sebagai anggota.
Setiap anggota perpustakaan harus memiliki kartu anggota sebagai tanda bukti.
2). Pemungutan Denda (Sanksi)
Denda dipungut kepada anggota perpustakaan yang melakukan pelanggaran tata tertib ( Lampiran 3 ) yang dibuat oleh perpustakaan. Pemungutan denda dan sanksi bagi anggota yang melakukan pelanggaran, dilakukan apabila :
a.Terlambat mengembalikan bahan pustaka dengan denda Rp. 200/buku/hari.
b. Menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang serupa.
c. Apabila bahan pustaka rusak wajib memperbaiki.
2. Pelayanan Referensi
Adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan yang tidak boleh dibawa pulang dan hanya boleh dibaca ditempat oleh anggota perpustakaan. Koleksi referensi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi diantaranya skripsi dan tugas akhir, atau yang lebih dikenal disana dengan nama Karya Tulis Ilmiah, koleksi ini hanya boleh dibaca pada hari Selasa, Kamis dan Jum’at. Koleksi referensi lain seperti kamus juga tersedia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi.
3. Pelayanan Fotokopi
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi tidak menyediakan fotokopi ditempat. Namun apabila pengguna atau anggota yang membutuhkan koleksi/bahan pustaka untuk difotokopi, bisa meminjam untuk difotokopi di luar perpustakaan. Bisa juga dengan cara pesan kepada petugas untuk difotokopikan dengan ketentuan sehari harus kembali.
Kegiatan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi masih menggunakan buku dan belum komputerisasi.
4. Perawatan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka wajib dilakukan untuk menjaga keutuhan kandungan informasi yang ada didalamnya dan perawatan tersebut patut dilakukan agar bahan pustaka tetap bisa dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Perawatan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi kegiatan yang bersifat pencegahan dan pelestarian, antara lain :
1). Pembersihan Bahan Pustaka dari Debu
Ini dilakukan agar bahan pustaka yang tertata tetap dalam keadaan bersih, sehingga tidak mudah rusak.
2). Pelabelan Ulang
Pelabelan ulang perlu dilakukan agar sumber informasi tetap dapat ditelusur oleh pengguna. Pelabelan dilakukan terhadap bahan pustaka yang labelnya telah rusak, lepas atau hilang. Setelah pelabelan ulang dilakukan penyampulan kembali bahan pustaka dengan sampul yang baru.
3). Perbaikan Buku yang Rusak
Buku yang telah lepas dari sampul atau sudah lepas dari jilidan, perlu diperbaiki agar tidak hilang atau tidak bisa dimanfaatkan informasi yang ada didalamnya. Perbaikan dilakukan dengan cara dijahit, dilem kembali atau dijilid ulang.
G. Fasilitas
Fasilitas yang dimiliki dan mendukung kinerja Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi meliputi : 1 unit komputer, 1 buah kotak katalog, 1 buah mesin ketik, 36 buah kursi, 18 meja, 16 rak buku ukuran 180 cm x 200 cm.
H. Gedung
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi terletak di jl. Tata Bumi no. 3 Gamping, Sleman, Yogyakarta dan menempati gedung seluas 15 m x 21 m, dimana gedung tersebut ditempati 3 perpustakaan jurusan, yaitu Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan Gizi dan Jurusan Keperawatan. Untuk Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi menempati ruangan seluas 15 m x 7 m.
I. Koleksi
Koleksi perpustakaan harus diatur secara sistematis, sehingga bisa dimanfaatkan. Koleksi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi berasal dari pembelian, hadiah dan fotokopi. Adapun koleksi yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dari tahun 1984 sampai Maret 2004 adalah sebagai berikut : buku 3623 judul / 8919 eksemplar, majalah 156 judul / 1619 eksemplar, Karya Tulis Ilmiah 1191 judul / 1191 eksemplar.
J. Pengguna
Jumlah pengunjung tiap harinya sekitar 75 orang, rata-rata peminjamnya sekitar 35 orang. Para pengguna berasal dari mahasiswa Politeknik Jurusan Gizi dan dari luar biasanya mahasiswa dari UGM, UNS, UNDIP, UNY, UMY, dan UMS. Informasi yang dicari disana adalah tentang bidang gizi, kesehatan, dan tata boga.
BAB III
LANDASAN TEORI
Pengertian
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang (Basu Swastha, 1990 : 34 dalam Lasa Hs, 2002 : 43). Dengan adanya perencanaan yang baik, maka seluruh aktivitas organisasi akan dapat diarahkan untuk menuju suatu titik tujuan yang jelas.
Dengan adanya perencanaan yang matang dan jelas, maka akan dapat disajikan sebagai pedoman dan standart kerja seluruh elemen yang terkait dalam suatu organisasi / lembaga. Disamping itu dengan perencanaan pula dapat diprediksi adanya peluang-peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan.
Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari adanya perencanaan, yaitu :
1). Terhindar pemborosan waktu, uang dan tenaga.
2). Dimungkinkan dilakukan pilihan dari berbagai alternatif tindakan.
3). Dimungkinkan perubahan-erubahan yang perlu pada waktunya.
4). Dimungkinkan evaluasi terhadap tindakan yang dilaksanakan karena tujuan dan cara mencapai tujuan ditetapkan sebelumnya (Firman B. Aji 1990 ).
2. Sumber Daya Manusia
Di suatu organisasi orang sering menyebut sumber daya manusia dengan singkatan SDM, yang merujuk pada orang-orang atau seluruh staf yang ada di organisasi tersebut. Sedangkan disisi lain sebagian orang berpendapat bahwa yang dimaksud sebagian dengan SDM adalah hanya karyawan yang mempunyai potensi, sebab dalam kenyataannya tidak jarang ada karyawan yang tidak berpotensi bahkan menjadi beban bagi organisasi itu sendiri.
Menurut Nawawi (1998 : 40) yang dikutip oleh Syihabuddin Qolyubi, dkk (2003 : 114) ada tiga pengertian tentang SDM dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut :
a). SDM adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi yang bisa disebut pegawai personal, karyawan, tenaga kerja atau pekerja.
b). SDM adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c). SDM adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal non material/ non finansial di dalam organisasi yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan (SP Siagian 1994 : 41 dalam Faustino Cardoso Gomes 1995 :8).
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Menurut UNDP (United Nations Development Program) seperti dikutip Tadjudin Noer Efendi (1993 : 4) merumuskan pengembangan sumber daya manusia sebagai upaya untuk pengembangan manusia.
Pengembangan sumber daya manusia adalah proses meningkatkan kemampuan manusia untuk melakukan pilihan-pilihan. Pengertian ini memusatkan perhatian pada pemerataan dalam peningkatan kemampuan manusia (melalui investsi pada manusia itu sendiri) dan pada pemanfaatan kemampuan itu (melalui penciptaan kerangka keterlibatan manusia untuk mendapatkan penghasilan dan perluasan peluang kerja).
Pustakawan sebagai Sumber Daya Manusia Terpenting dalam Perpustakaan
Pustakawan menurut kode etik pustakawan mengandung pengertian, pustakawan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan pada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dimiliki melalui pendidikan ( AD ART Ikatan Pustakawan Indonesia, 1999 : 25 ).
Pustakawan sebagai motor penggerak perpustakaan harus mengerti tugas dan kewajibannya sebagai seorang pustakawan sesuai dengan kode etik pustakawan yang telah ditetapkan.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perpustakaan
Istilah pelatihan dan pengembangan merupakan kegiatan yang berupaya untuk memperbaiki dan mengembangkan sikap, perilaku, ketrampilan dan pengetahuan para karyawan sesuai dengan keinginan organisasi. Pelatihan (training) diartikan sebagai proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional untuk memperoleh ketrampilan teknis secara sistematis. Sedangkan pengemnbangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang bagi karyawan manajerial untuk memperoleh penguasaan konsep-konsep abstrak dan teoritis secara sistematis.
Diharapkan dengan pelatihan dapat mengoreksi kelemahan-kelemahan dan kekurangan serta menemukan hal baru dalam kinerja mereka, karena dalam pelatihan diberikan instruksi untuk mengembangkan keahlian-keahlian yang langsung dapat diterapkan dan dipakai dalam pekerjaan pada pos yang didudukinya sekarang. Sedangkan pengembangan (development) lebih memfokuskan kepada orientasi yang lebih luas, yaitu pengembangan mewakilli suatu investasi yang berorientasi ke masa mendatang. Pengembangan didasarkan pada pemikiran bahwa seseorang karyawan akan membutuhkan serangkaian pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang berkembang supaya bekerja dengan lebih baik dalam suksesi yang ditemui selama kariernya. Begitu pula pelatihan kadang dibedakan dengan pendidikan (education). Pendidikan dianggap lingkupnya lebih luas, yakni pengembangan individu yang biasanya melalui pendidikan formal di sekolah, akademik atau perguruan tinggi. Sedangkan pelatihan berorientasi pada kejuruan (vacationally oriented) dan langsung di dalam lingkup organisasi.
Pekerjaan yang tercakup dalam pengembangan pustakawan meliputi bidang-bidang berikut :
1. Pendidikan
a). Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/gelar.
b). Pendidikan dan pelatihan kedinasan kepustakawanan dan memperoleh STTPL ( Surat Tanda Tamat Pendidikan Pelatihan )/sertifikat di bidang pusdokinfo.
2. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi yang meliputi :
a). pengembangan koleksi
b). pengolahan bahan pustaka
c). penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka
d). pelayanan informasi
3. Pemasyarakatan pusdokinfo, meliputi :
a). penyuluhan
b). publisitas
c). pameran
4. Pengkajian pengembangan pusdokinfo, meliputi :
a). pengkajian
b). pengembangan pusdokinfo
c). analisis/kritik karya kepustakawanan
d). penelaahan pengembangan di bidang pusdokinfo
5. Pengembangan profesi
a). membuat karya tulis/karya ilmiah di bidang pusdokinfo
b). menyusun pedoman/petunjuk teknis pusdokinfo
c). menerjemahkan/menyadur buku dan bahan lain di bidang pusdokinfo
d). membimbing pustakawan yang berada di bawah jenjang jabatannya
e). melakukan tugas sebagai kelompok/koordinator pustakawan atau memimpin unit pusdokinfo
f). menyusun kumpulan tulisan untuk dipublikasikan
g). memberi konsultasi kepustakawanan yang bersifat konsep.
6. Penunjang kegiatan kepustakawanan
a). mengajar bidang pusdokinfo pada perguruan tinggi/sekolah atau lembaga pendidikan dan pelatihan yang telah diakui oleh pemerintah
b). melatih siswa/mahasiswa atau karyawan di bidang pusdokinfo
c). membimbing mahasiswa dalam penyusunan skripsi, thesis, disertasi/laporan akhir program studi yang berkaitan dengan ilmu pusdokinfo
d). memberi konsultasi teknis sarana dan prasarana pusdokinfo
e). mengikuti seminar/loka karya dan pertemuan sejenis di bidang kepustakawanan
f). menjadi anggota organisasi profesi kepustakawanan
g). melakukan lomba kepustakawanan
h). memperoleh penghargaan/tanda jasa
i). memperoleh gelar kesarjanaan lain
j). menjadi anggota dalam penerbitan ilmiah di bidang pusdokinfo.
( Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 72 Tahun 1999 ).
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi
Perencanaan sumber daya manusia di perpustakaan ini belum terstruktur, namun sudah menuju pada sasaran yang ingin dicapai, yaitu menuju pada peningkatan sumber daya manusia yang mampu meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi.
Perencanaan sumber daya manusia sesuai dengan apa yang dirumuskan dalam tujuan organisasi, yaitu memberikan pembagian kinerja yang jelas pada masing-masing bagian dalam perpustakaan. Sehingga tiap-tiap bagian dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan kedudukan, jabatan, dan pekerjaan.
Pengembangan sumber daya manusia di perpustakaan dilakukan dengan sebuah perencanaan. Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi/lembaga, begitu pula di sebuah perpustakaan. Maju mundurnya sebuah perpustakaan tergantung pada kwalitas sumber daya manusianya dalam mengelola informasi dan menggunakan teknologi informasi sebagai penunjang. Dengan perencanaan yang baik dan tepat dalam organisasi perpustakaan dapat diharapkan meningkatkan mutu dan kwalitas kinerja sumber daya manusianya.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dalam meningkatkan kwalitas sumber daya manusianya dalam hal pengelolaan dan pelayanan informasi, setelah melakuka perencanaan selanjutnya ditindak lanjuti dengan pengembangan sumber daya manusianya yakni dengan :
1. Perekrutan
Proses perekrutan merupakan salah satu bagian terpenting dalam keseluruhan proses manajemen sumber daya manusia di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi. Langkah-langkah antara proses di mulai dan proses di akhiri merupakan usaha pengkaitan antara kepentingan calon sumber daya manusia dengan kepentingan organisasi Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi.
Setiap perekrutan sumber daya manusia mempunyai rasa tanggung jawab secara profesional, dapat dipastikan ingin dan berusaha agar melalui proses perekrutan/seleksi yang dilakukan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi diperoleh sumber daya manusia yang paling memenuhi syarat sesuai dengan tingkat dan tempat yang tersedia.
Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi perekrutan dilakukan kebanyakan melalui orang dalam, yaitu atas kebijakan direktur, yang melalui juga : penilaian, pemilihan staf/tenaga kerja, dan disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Pembagian Kerja
Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kegiatan kerja di dalam Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi, dilakukan pembagian tugas sesuai dengan kemampuan/tingkat kwalitas sumber daya manusianya. Dalam suatu organisasi pembagian kerja harus dilakukan secara jelas sebab tanpa pembagian yang jelas akan terjadi tumpang tindih pekerjaaan dan dari sini akan terjadi pemborosan.
Sumber daya manusia yang dimiliki berjumlah : 5 staf yang kesemuanya adalah pegawai negeri sipil. Status pegawai dibagi menjadi dua bagian yaitu pustakawan dan non pustakawan, pustakawan 2 orang dan non pustakawan 3 orang.
Sumber daya manusia yang ada tersebut ditempatkan pada bagian-bagian yaitu : pengadaan, pengolahan, pelayanan, dan perawatan.
Tugas pengadaan dan pengolahan dilakukan oleh pustakawan, sedangkan pelayanan dan perawatan dilakukan oleh non perpustakaan, dan saling membantu.
Pembagian kerja tersebut diatas rincinya adalah sebagai berikut :
1). Pustakawan memiliki tugas sebagai berikut :
Tugas Pokok :
a. Survei bahan pustaka
b. Melaksanakan seleksi bahan pustaka
c. Menginventarisasi bahan pustaka
d. Shelving
e. Sirkulasi
Tugas Sampingan :
a. Membuat Klasifikasi
b. Membuat katalog bahan pustaka
c. Membantu pengolahan bahan pustaka
d. Membantu perawatan bahan pustaka
e. Membantu melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
2). Staf perpustakaan memiliki tugas sebagai berikut :
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan peminjaman/sirkulasi termasuk referensi.
b. Memberikan layanan peminjaman khusus : melaksanakan peminjaman skripsi, melaksanakan peminjaman laporan, dan melaksanakan peminjaman sementara/fotokopi.
Tugas Sampingan :
a. Melaksanakan perbaikan, penjilidan dan/pengawetan bahan pustaka
b. Membantu mengolah bahan pustaka (labeling, kartu buku, penyampulan)
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
d. Mengatur dan membersihkan ruangan perpustakaan.
3. Pendidikan Formal dan Non Formal
a. Pendidikan Formal
Sumber daya manusia atau staf yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi memiliki latar belakang yang berbeda-beda.
Sumber daya manusia yang memiliki jenjang pendidikan formal saat ini di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi adalah :
Tabel 2
Jenjang Pendidikan Formal Sumber Daya Manusia
Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta
Jurusan Gizi
Jenjang Pendidikan Jumlah
D4 Gizi sedang melanjutkan S2 Kesehatan Lingkungan Masyarakat
D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan
D3 Perpustakaan sedang melanjutkan S1 Perpustakaan
S1 Ekonomi
SMU 1
1
1
1
1
Sumber : Perpustakaan Jurusan Gizi tahun 2004
Dalam pengembangan sumber daya manusia Perpustakaan Politeknik Kesehatan menambah pendidikan pustakawannya dengan menyekolahkan lagi kejenjang yang lebih tinggi.
b. Pendidikan Non formal
Selain pendidikan formal, di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dilakukan pula pendidikan non formal. Pendidikan non formal yang diikutkan oleh perpustakaan terhadap para stafnya yaitu diikut sertakan dalam seminar-seminar tentang perpustakaan dan kepustakawanan.
Di perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi para stafnya pernah mengikuti seminar sebanyak 6 kali.
4. Kesejahteraan
Di perpustakaan Politeknik Kesehatan Yogyakarta Jurusan Gizi dalam kaitannya dengan sumber daya manusia/staf diberikan perhatian khusus dalam hal ini adalah kesejahteraan.
Kesejahteraan yang diberikan kepada para staf di perpustakaan meliputi :
1). Cuti selama 12 hari, bisa diambil 2 kali selama setahun.
2). Tunjangan fungsional.
3). Asuransi Kesehatan.
4). Honor tambahan untuk lembur kerja.
B. Kelebihan dan Kekurangan
1. Kelebihan
Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi memiliki kelebihan sebagai berikut :
a. Bertambahnya kwalitas sumber daya manusia di perpustakaan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi
b. Adanya dorongan bagi staf untuk mengembangkan ilmu yang diperoleh dan berusaha untuk meningkatkan kwalitas diri.
c. Terdapat pembagian kerja.
2. Kelemahan
Dalam melakukan penerapan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi masih memiliki kekurangan, yaitu :
a. Masih ada staf yang kurang mengerti arti pentingnya tugas dan kewajiban pustakawan
b. Tidak semua staf dapat mengikuti pendidikan formal maupun non formal untuk bidang perpustakaan.
C. Penilaian Kemampuan Kerja
Penilaian kemampuan kerja dilakukan sebagai salah satu pengembangan dalam mencapai keberhasilan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi dalam memberikan pelayanan informasi kepada para pengguna. Penilaian ini juga dilakukan untuk mengetahui kekurangan apa saja yang ada dalam perpustakaan. Penilaian kemampuan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi terhadap jasa layanan yang diberikan perpustakaan yaitu :
a. Dalam memberikan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka terhadap para pemakai yang begitu banyak dan petugaspun mengalami kewalahan. Dengan adanya masalah tersebut Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi melakukan perekrutan staf untuk keperluan pelayanan tersebut.
b. Kedisiplinan tiap-tiap staf berbeda, sehingga ada saja yang belum mengerti arti pentingnya tugas dan kewajibannya di perpustakaan . Dengan adanya penilaian kemampuan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi kesadaran staf untuk disiplin mulai meningkat.
D. Hambatan Kerja
Hambatan kerja di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi disebabkan oleh beberapa faktor :
a. Ada staf yang kurang pengetahuan tentang ilmu perpustakaan, karena ada staf yang memiliki latar belakang yang bukan dari ilmu perpustakaan.
b. Semangat kerja tiap-tiap personil berbeda.
c. Disiplin masing-masing personil berbeda.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Perencanaan sumber daya manusia sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi khususnya perpustakaan, sehingga memberikan arah dalam mencapai target atau sasaran.
2. Perencanaan sumber daya manusia memberikan suatu gambaran bagaimana langkah yang akan ditempuh suatu perpustakaan selanjutnya yaitu dengan pengembangan sumber daya manusia.
3. Pengembangan sumber daya manusia dapat melalui perekrutan sumber daya manusia yang berkwalitas dan bisa melalui pendidikan formal maupun non formal agar kwalitas sumber daya manusia lebih meningkat sesuai dengan bidangnya.
4. Penilaian kemampuan kerja diperlukan agar diperoleh hasil kerja yang maksimal dari masing-masing staf.
5. Hambatan kerja dapat dihindari apabila kesadaran terhadap seluruh tugas dan kewajiban sebagai pustakawan.
B. Saran
1. Perlu adanya perencanaan yang lebih matang dan terstruktur, sehingga pengembangan sumber daya manusia dapat tercapai sesuai tujuan.
2. Perlu pembagian kerja/tugas yang jelas, sehingga masing-masing staf mempunyai peran.
3. Disarankan staf mengerti seluruh tugas dan kewajibannya sebagai pustakawan di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Jurusan Gizi agar kekurangan dan hambatan dapat terpecahkan.
DAFTAR PUSTAKA
Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikatan Pustakawan Indonesia. Jakarta : Pengurus Pusat Ikatan Pustakawan Indonesia, 1999.
Aji, Firman B. 1990. Perencanaan dan Evaluasi : Suatu Sistem Untuk Proyek Pembangunan. Jakarta : Bumi Aksara.
Gomes, Faustino Cardoso. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Andi Offset.
Keputusan Kepala Perpustakaan RI Nomor 72 Tahun 1999. Tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Lasa, Hs. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University
Press.
_______. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta : Adi Cita Karya Nusa.
_______. 2002. Pengantar Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta. ( unpubhised )
Margono, S. 1997. Metodologi Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.
Nawawi, Hadari. 1987. Metode Penelitian Sosial. Yogyakarta : Universitas Gadjah Mada Press.
Qolyubi, Syihabuddin. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Siagian, Sondang P. 1993. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.
Subagyo, P. Joko. 1991. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta : PT. Melton Putra.
0 Comment